Kopia zapasowa danych jest kluczowa dla ochrony ciągłości działania Twojej firmy. Jeśli jedyna kopia zapasowa znajduje się na jednym komputerze stacjonarnym/laptopie lub urządzeniu mobilnym i zostanie zgubiona lub skradziona, dane firmy przepadną. A posiadanie papierowych kopii danych biznesowych nie jest wystarczającą ochroną danych; co zrobić, gdy siedziba firmy spłonie lub zostanie zalana? Po raz kolejny dane, które są potrzebne do prowadzenia działalności mogą zostać bezpowrotnie utracone.

Utrata danych

Parafrazując Paula Simona, istnieje 50 sposobów na utratę danych:

• Awaria dysku twardego komputera stacjonarnego/laptopa lub uszkodzenie urządzenia mobilnego może sprawić, że Twoje dane będą nie do odzyskania
• Twój komputer lub telefon może zostać skradziony – włamania do firm są powszechne i według statystyk FBI nie są możliwe.ins są powszechne i według statystyk FBI 97% skradzionych laptopów/desktopów nigdy nie jest odzyskiwanych
• Dane mogą zostać przypadkowo usunięte (lub celowo usunięte przez niezadowolonego pracownika)
• Twój komputer może zostać przejęty przez złośliwe oprogramowanie
• Twoje konta magazynowe online mogą zostać zhakowane
• Atak ransomware może sprawić, że Twoje pliki będą niedostępne do czasu uiszczenia znacznej opłaty

A Data Backup Regime Is a Must

Dla odpowiedniej ochrony danych, należy stworzyć system tworzenia kopii zapasowych danych, który będzie spełniał poniższe trzy kroki:

• Reguluj tworzenie kopii zapasowych danych biznesowych regularnie
• Twórz kopie zapasowe na niezawodnych nośnikach lub w chmurze
• Jeśli używasz nośników do tworzenia kopii zapasowych, przechowuj urządzenia w bezpiecznym miejscu poza firmą

Podstawowa zasada ochrony danych biznesowych brzmi: jeśli utrata danych będzie przeszkadzać w prowadzeniu działalności, utwórz ich kopię zapasową. W razie potrzeby można ponownie zainstalować oprogramowanie, ale odzyskanie szczegółów transakcji lub korespondencji biznesowej jest niemożliwe, jeśli pliki zostaną utracone lub uszkodzone w sposób uniemożliwiający ich naprawę.

Archiwizacja danych vs Kopia zapasowa danych

Kopia zapasowa to zazwyczaj okresowy, krótkoterminowy obraz danych dla celów odzyskiwania po awarii. Archiwizacja natomiast odnosi się do długoterminowego przechowywania danych, które nie są już regularnie używane, ale mogą być przywrócone w razie potrzeby (np. ukończony projekt lub dane od byłego klienta).

Wykonywanie kopii zapasowych krytycznych danych biznesowych

Są dwa kroki do pomyślnego wykonania kopii zapasowej danych;

• Zidentyfikowanie krytycznych danych, które wymagają wykonania kopii zapasowej
• Wykonywanie kopii zapasowych danych według regularnego harmonogramu

Co powinno znaleźć się w kopii zapasowej danych? Wszystkie pliki, które zostały utworzone i/lub zmodyfikowane, powinny być regularnie backupowane. Dla wielu firm obejmuje to wszystko, od plików księgowych po pocztę elektroniczną.

Coraz więcej aplikacji biznesowych jest dostępnych w chmurze. Jeśli jednak używasz aplikacji desktopowych (bez przeglądarki), mogą one być ponownie zainstalowane z nośnika lub pobrane, więc nie wymagają tworzenia kopii zapasowych.

Przechowywanie danych w chmurze

Używanie usług tworzenia kopii zapasowych online ułatwia tworzenie kopii zapasowych danych – co jest tylko jednym z powodów, dla których chmura obliczeniowa jest idealna dla małych firm. Ale usługi w chmurze nadal mogą być podatne na utratę danych przez hakerów lub sabotaż pracowników (rozważ niedawny przypadek American College of Education z siedzibą w Indianapolis, który po zwolnieniu pracownika technologii informacyjnej odkrył, że przed odejściem zmienił on hasła administracyjne do kont online, uniemożliwiając uczelni dostęp do swoich danych). Nie jest złym pomysłem wykonywanie sporadycznych lokalnych kopii zapasowych danych z chmury.

Lokalne kopie zapasowe danych

Jeśli zapisujesz swoje dane lokalnie (np. nie korzystasz z przechowywania w chmurze), możesz uprościć tworzenie kopii zapasowych, przechowując wszystkie pliki, które będą wymagały archiwizacji, na jednym dysku w komputerze. Na przykład, załóżmy, że trzeba utworzyć kopię zapasową plików księgowych, dokumentów edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, zdjęć i wiadomości e-mail.

Umieszczenie programów Simply Accounting, Microsoft Office (w tym Outlook) i Paintshop Pro na osobnym dysku lub w osobnym folderze ułatwia archiwizację wszystkich plików utworzonych lub zmodyfikowanych za pomocą tych programów. Wystarczy tylko wykonać kopię zapasową dysku lub folderu. Po wybraniu najważniejszych danych, które mają być zarchiwizowane, wystarczy zainstalować i używać oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych, aby regularnie archiwizować dane biznesowe.

Zalecane jest tworzenie kopii zapasowych danych co noc. Dostępnych jest wiele programów do tworzenia kopii zapasowych, które pozwalają ustawić harmonogram automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych. Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych, które również zipuje i szyfruje pliki, oszczędza miejsce na dysku i zwiększa bezpieczeństwo danych.

Przechowuj kopie zapasowe danych na miejscu tylko wtedy, gdy są przechowywane w ognioodpornym, niezniszczalnym sejfie. Inwestycja w napęd taśmowy lub zewnętrzny dysk twardy i skrupulatne przestrzeganie regularnego harmonogramu tworzenia kopii zapasowych danych nie pomoże, jeśli wszystkie kopie zapasowe będą znajdować się w jednym miejscu, a miejsce to zostanie dotknięte katastrofą. Aby być naprawdę bezpiecznym, kopie zapasowe powinny być przechowywane poza siedzibą firmy. (Kopie zapasowe w chmurze nie eliminują całkowicie tego problemu, ale z pewnością są lepsze niż wiele fizycznych lokalizacji.)

Niektóre firmy przechowują swoje kopie zapasowe danych w bezpiecznych skrytkach w bankach. Jeśli potrzebujesz dodatkowej zachęty, opłatę za skrzynkę można odliczyć od podatku. Inni właściciele małych firm przechowują wiele kopii zapasowych swoich danych w domach różnych przyjaciół lub członków rodziny. Nie ma znaczenia, gdzie zdecydujesz się je trzymać, tak długo, jak strona, którą wybierzesz do tworzenia kopii zapasowych jest bezpieczna i masz do niej regularny dostęp.

Usługi kopii zapasowych online

Dla zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa upewnij się, że używasz silnych haseł, zmieniaj je regularnie i upewnij się, że kopie zapasowe są szyfrowane (ponieważ przechowywanie danych w chmurze jest współdzielone, dostawcy usług w chmurze zazwyczaj szyfrują dane użytkownika).

Pendrive’y USB

Pendrive’y USB stale zwiększają swoją pojemność i są idealne do szybkiego tworzenia kopii zapasowych danych. Mimo że nie mają takiej pojemności jak zewnętrzne dyski twarde, charakteryzują się szybkim transferem danych i są bardzo przenośne. Można łatwo tworzyć kopie zapasowe danych na dysku USB i przenosić je poza siedzibę firmy. Ponieważ nie mają ruchomych części, dyski USB są bardzo niezawodne.

Zewnętrzne dyski twarde

Dla małych firm zalecaną metodą jest zakup i używanie zewnętrznego dysku twardego do tworzenia kopii zapasowych danych. Zewnętrzne dyski twarde są niedrogie w porównaniu z systemami napędów taśmowych. Są również łatwe w użyciu; wystarczy podłączyć dysk twardy do portu USB komputera. Do większości zewnętrznych dysków twardych dołączone jest oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych.

Przechowywanie w sieci lokalnej (LAN)

Jeśli masz sieć lokalną (LAN), możesz również tworzyć kopie zapasowe plików na innym komputerze lub serwerze. Jeśli jednak maszyna do tworzenia kopii zapasowych znajduje się w tym samym miejscu, może być narażona na kradzież lub uszkodzenie w wyniku pożaru lub powodzi. Aby zapobiec kradzieży, serwer może być zainstalowany w zamkniętej klatce, szafie lub garderobie.

Przechowywanie na taśmach

Jeśli trzeba wykonać kopię zapasową dużej ilości danych (lub regularnie tworzyć i zachowywać kompletne archiwa danych do długoterminowego przechowywania), najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie kopii zapasowych na taśmach. Są one wysoce niezawodne i mogą przechowywać ogromne ilości danych.

Zrób kopię zapasową lub ryzykuj jej utratę

Nie ryzykuj utraty swoich danych biznesowych. Najlepszą obroną przed taką katastrofą jest właściwa ochrona danych. Tworząc system kopii zapasowych, który obejmuje regularne i prawidłowe archiwizowanie i tworzenie kopii zapasowych danych biznesowych, zapewnisz swojej firmie przetrwanie każdej burzy i kontynuowanie działalności. Pamiętaj – nigdy nie można mieć zbyt wielu kopii zapasowych danych!