Jako nowy właściciel małego biznesu, musisz dowiedzieć się wielu rzeczy, których nigdy wcześniej nie robiłeś. Jedną z nich jest tworzenie budżetu biznesowego – i to może być przerażające, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz. Jak, dokładnie, wiesz, gdzie znaleźć odpowiednie informacje finansowe – nie mówiąc już o nauce terminologii finansów biznesowych – i umieścić wszystkie te dane razem w odpowiedniej kolejności?
To wszystko może być wystarczające, aby odstraszyć niektórych ludzi od rozpoczęcia działalności gospodarczej w pierwszej kolejności. Jedno z badań sugeruje, że większość właścicieli małych firm nie ma nawet budżetu na początek. Ale proces, jak stworzyć budżet biznesowy nie jest tak naprawdę trudne, jeśli podejść do niego we właściwy sposób. Wszystko można podzielić na sześć kroków.
Wiele osób uważa budżetowanie za najmniej ulubioną część prowadzenia firmy, ale jeśli chcesz odnieść sukces, stworzenie i utrzymanie odpowiedniego budżetu biznesowego będzie krytycznym elementem tego sukcesu. Oto przewodnik krok po kroku, jak stworzyć budżet biznesowy.
Jak stworzyć budżet biznesowy: Why Do It in the First Place?
Budżetowanie dla Twojej firmy polega na dokonywaniu przemyślanych przypuszczeń co do tego, jak będzie wyglądała przyszłość finansów Twojej firmy. Wymaga to zbadania, co się stało w zeszłym miesiącu, co się stało trzy miesiące temu, a co w tym miesiącu w zeszłym roku wyglądało jak – a następnie wykorzystanie tych informacji do podejmowania mądrych decyzji finansowych na najbliższe miesiące i lata.
Jeśli miałeś kilka złych miesięcy i przewidują, że jesteś patrząc na kolejny powolny jeden, można przygotować się do minimalizacji wydatków, gdzie to możliwe. Jeśli biznes kwitnie i że wideo wysłał poszedł wirusowo i jest przynosząc w klientów, żyć trochę bardziej ryzykowne i inwestować w zakup większej ilości zapasów, aby zaspokoić tych klientów przychodzących i zachować je wraca.
Innymi słowy, nie trzeba kryształową kulę do prowadzenia działalności gospodarczej, ale trzeba się nauczyć, jak stworzyć budżet firmy. I to wymaga trochę intuicji i wykształconego zgadywania, aby upewnić się, że wszystko przebiega gładko.
Dlaczego potrzebujesz budżetu biznesowego
Gdy dopiero rozpoczynasz swoją działalność, tworzenie budżetu jest jedną z tych rzeczy, które mogą zostać pominięte. Jeśli Twój biznes działa ze znacznym zyskiem lub przeżywa boom, tworzenie budżetu może nie wydawać się ważne.
Ale budżet może pomóc w zapewnieniu długoterminowego sukcesu dla Twojej firmy. Budżet pomoże Ci spojrzeć poza następny tydzień i następny miesiąc na następny rok, a nawet na następne pięć lat.
A dokładniej, budżet biznesowy może pomóc Twojej firmie odnieść korzyści poprzez:
- Uczynienie jej bardziej wydajną
- Wskazanie funduszy pozostałych, które możesz ponownie zainwestować.
- Przewidywanie powolnych miesięcy i utrzymywanie Cię z dala od długów
- Oszacowanie, co będzie potrzebne, aby stać się rentownym
- Zapewnienie okno w przyszłość
- Pomaga zachować kontrolę nad biznesem
Tworzenie budżetu biznesowego sprawi, że prowadzenie firmy będzie łatwiejsze i bardziej efektywne. Budżet biznesowy może również pomóc w upewnieniu się, że wydajesz pieniądze w odpowiednich miejscach i w odpowiednim czasie, aby nie popaść w długi.
Jak stworzyć budżet biznesowy: The Easy 6-Step Guide
Ten przewodnik krok po kroku, jak stworzyć własny budżet biznesowy, powinien pomóc uczynić ten proces tak łatwym, jak to tylko możliwe.
Jak zaczniesz, zauważysz, że proces budżetowania biznesowego zaczyna się od spojrzenia wstecz na przeszłe dochody i wydatki. Im dłużej działasz w biznesie, tym łatwiejszy będzie ten proces, ponieważ będziesz miał więcej danych, na które będziesz mógł spojrzeć wstecz, przechodząc do tworzenia budżetu na przyszłość.
Jeśli jednak Twój biznes jest zupełnie nowy, być może będziesz musiał przeprowadzić bardziej szczegółowe badania typowych kosztów w Twojej branży lub obszarze, aby zebrać robocze szacunki dla prognozowanych finansów.
Czy zbierasz informacje z własnej firmy, czy też dokonujesz szacunkowych przypuszczeń na podstawie badań, będzie trochę pracy przy tworzeniu pierwszego budżetu roboczego. Mimo to, możesz być zaskoczony, jak łatwo jest stworzyć budżet biznesowy, jeśli zastosujesz się do poniższych kroków.
Przedstawiamy każdy z tych kroków.
Krok 1: Zbadaj swoje przychody
Pierwszym krokiem w każdym ćwiczeniu budżetowym jest spojrzenie wstecz na istniejący biznes i znalezienie wszystkich źródeł przychodów (aka dochodów). Dodaj wszystkie te źródła dochodu razem, aby odkryć, jakie pieniądze wpływają do Twojego biznesu w skali miesiąca.
Gdy znajdujesz swój dochód, upewnij się, że obliczasz go dla przychodów, a nie dla zysku. Twój przychód to wszystkie pieniądze, które wpływają do firmy przed odliczeniem wydatków. Zysk jest tym, co pozostaje po odliczeniu wydatków.
Jak już zidentyfikujesz wszystkie swoje strumienie dochodów, oblicz swój miesięczny dochód. Ważne jest, aby zrobić to dla wielu miesięcy, a najlepiej dla co najmniej poprzednich 12 miesięcy, pod warunkiem, że masz tyle danych.
Mając 12 miesięcy (lub więcej) informacji, możesz zbadać, jak Twój miesięczny dochód zmienia się w czasie i poszukać wzorców sezonowych. Twoja firma może doświadczyć załamania po wakacjach, na przykład, lub podczas gorących miesięcy letnich. Wiedza o tych sezonowych zmianach zapewni Ci możliwość przygotowania się z wyprzedzeniem na chudsze miesiące i da Ci poduszkę finansową.
Krok 2: Odejmij koszty stałe
Drugim krokiem w tworzeniu budżetu biznesowego jest zsumowanie wszystkich Twoich kosztów stałych. Termin koszty stałe odnosi się do każdego kosztu, który jest niezbędny w sposób powtarzalny dla funkcjonowania Twojej firmy. Koszty stałe mogą występować codziennie, co tydzień, co miesiąc, a nawet co rok, więc upewnij się, że uzyskasz jak najwięcej danych.
Przykłady kosztów stałych w Twojej firmie mogą obejmować:
- Wynajem
- Dostawy
- Spłata długów
- Spłata spłata zadłużenia
- Płace
- Deprecjacja aktywów
- Podatki
- Ubezpieczenia
Twoja mała firma jest unikalna i będzie miała inne koszty stałe niż te opisane tutaj. Poświęć kilka minut na zanotowanie innych kosztów stałych, które mogą być związane z Twoim biznesem.
Gdy już zidentyfikujesz koszty stałe swojej firmy, odejmiesz je od dochodu i przejdziesz do następnego kroku.
Krok 3: Określenie wydatków zmiennych
Jak szukasz danych potrzebnych do wyliczenia kosztów stałych, mogłeś również zauważyć, że istnieją pewne wydatki zmienne w Twojej firmie, jak również.
Wydatki zmienne to te, które zmieniają się w zależności od tego, jak bardzo korzystasz z usługi. Wiele z nich jest niezbędnych, aby Twoja firma mogła funkcjonować, jak na przykład usługi komunalne.
Znajdziesz tu również wydatki, które nie są konieczne do funkcjonowania firmy, ale miło byłoby je mieć, jak na przykład edukacja lub dodatki, które mogą zwiększyć rentowność. Są to tak zwane „wydatki uznaniowe”, które również możesz włączyć do swojego funduszu wydatków zmiennych.
Kilka przykładów wydatków zmiennych to:
- Wynagrodzenie właściciela
- Wymiana starego sprzętu
- Zasoby biurowe
- Wyposażenie biura
- Rozwój zawodowy
- Koszty marketingu
- Użytki
Podczas chudych miesięcy, będziesz musiał obniżyć zmienne wydatki swojej firmy, zaczynając od wydatków uznaniowych. Podczas zyskownych miesięcy, kiedy jest dodatkowy dochód, możesz jednak zwiększyć wydatki na wydatki zmienne dla długoterminowej korzyści Twojej firmy.
Krok 4: Utwórz fundusz awaryjny na niespodziewane koszty
Czy prowadziłeś wcześniej firmę, czy nie, wszyscy wiemy, że jednorazowe koszty nie pojawiają się wtedy, kiedy jest to wygodne. Jest to dzień przed przyjęciem całej rodziny na Święto Dziękczynienia, a lodówka wysiada. Jesteś w drodze na największą prezentację w swojej karierze i twój samochód się zacina.
Te koszty pojawiają się, gdy najmniej się ich spodziewasz i zazwyczaj wtedy, gdy budżet jest napięty. Zapobiegaj obawom przed nieoczekiwanymi kosztami podczas planowania budżetu swojej firmy, upewniając się, że masz pod ręką dodatkową gotówkę i planując wydatki awaryjne w ramach swojego budżetu.
Mimo że może Cię kusić, aby wydać każdą nadwyżkę dochodów na zmienne wydatki, odłóż trochę na fundusz awaryjny. W ten sposób będziesz gotowy, gdy sprzęt się zepsuje i będzie wymagał wymiany, lub gdy będziesz musiał szybko wymienić zapasy, które zostały uszkodzone przez powódź. Oczywiście, zawsze istnieje możliwość zaciągnięcia kredytu na małą firmę – ale więcej opcji jest lepszych niż mniej.
Mamy nadzieję, że dla każdego właściciela firmy prawdziwa jest maksyma: Jeśli budżet jest przygotowany na problem, sytuacja awaryjna nigdy się nie pojawi. A jeśli sytuacja kryzysowa się pojawi? Cóż, masz budżet na to. To nie jest naprawdę nagły wypadek, prawda?
Krok 5: Stwórz swój zysk & Loss Statement
Po zebraniu wszystkich powyższych informacji, nadszedł czas, aby umieścić je wszystkie razem, aby stworzyć swój rachunek zysków i strat, lub P&L.
Samo mówienie o P&L może wywołać uczucie niepokoju – rozumiemy to. Ale pamiętaj, że już wykonałeś całą pracę. A to jest dodawanie i odejmowanie: Zsumuj wszystkie swoje dochody za dany miesiąc i zsumuj wszystkie swoje wydatki za dany miesiąc. Następnie odejmij wydatki od dochodów i miej nadzieję, że na końcu otrzymasz liczbę dodatnią.
Jeśli tak, to znaczy, że osiągnąłeś zysk! Jeśli nie, to jest to strata – i to też jest w porządku. Małe firmy nie są rentowne każdego miesiąca, nie mówiąc już o każdym roku. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy dopiero zaczynasz swoją działalność.
Krok 6: Nakreśl swój przyszłościowy budżet biznesowy
Czy jesteś nowym biznesem, czy robisz to już od jakiegoś czasu, przewidywanie tego, co stanie się z twoim biznesem w przyszłości, jest wykształconym zgadywaniem. Jeśli jesteś w biznesie od jakiegoś czasu, z pewnością pomoże to w dokładności tych przypuszczeń (ponieważ możesz, cóż, zgadywać).
Teraz, gdy stworzyłeś swój P&L – który jest dokumentem historycznym pokazującym przeszłość Twojego biznesu – nadszedł czas na stworzenie budżetu. W tym kroku, odniesienie do Twojego P&L pomoże Ci lepiej zrozumieć sezonowe wzloty i upadki Twojej firmy, które inwestycje w Twojej firmie są warte powtórzenia, a których powinieneś unikać w przyszłości.
Na swojej liście P&L szukaj następujących trendów:
- Duże zakupy dostaw lub sprzętu, które powodują korzystne straty
- Tendencje sezonowe wynikające z niekorzystnych warunków pogodowych, klęsk żywiołowych lub zawirowań gospodarczych
- Tendencje sezonowe wynikające z kalendarzy szkolnych, Turystyczne wzorce podróżowania lub ograniczenia w dostawach
- Dochód, który jest wyższy niż w poprzednich latach lub nie może być wyjaśniony
Podczas badania P&L, poszukuje się sposobów wyjaśnienia fluktuacji i zmian w działalności.
Na przykład, jeśli prowadzisz stoisko z lukrem, zobaczysz wyższy zysk w lecie, kiedy temperatury są ciepłe, a dzieci nie chodzą do szkoły. Znajomość najbardziej dochodowych miesięcy pomoże Ci przewidzieć, jak będzie wyglądał następny rok. Możesz również skorzystać z tych informacji i zdecydować się na zatrudnienie większej liczby pracowników i wydłużenie godzin pracy w określonych porach roku, dzięki czemu Twój biznes będzie jeszcze bardziej dochodowy w miesiącach, w których zapotrzebowanie jest największe.
How to Make a Business Budget: Większość właścicieli firm nie weszła do gry, aby dowiedzieć się, jak stworzyć budżet biznesowy. Jak więc sprawić, aby budżetowanie było efektywne, abyś mógł wrócić do najlepszych części posiadania firmy? Łatwo.
- Zainwestuj w oprogramowanie księgowe, aby śledzić przychody i wydatki i automatycznie tworzyć swoje P&L oświadczenia. Od Quickbooks do Xero, istnieje wiele rozwiązań do wyboru.
- Zatrudnij księgowego, któremu ufasz, aby pomógł Ci zarządzać budżetem, korygować kurs, gdy biznes schodzi z toru i upewnić się, że płacisz niezbędne podatki.
- Podziel proces tworzenia budżetu biznesowego na małe kroki – zarządzanie budżetem biznesowym jest o wiele łatwiejsze, gdy wykonujesz fragmenty pracy w czasie i zajmujesz się odrobiną każdego dnia lub tygodnia.
- Prowadź procedury budżetowania, które pomogą Ci wiedzieć, gdzie znaleźć potrzebne liczby, kiedy wydatki wychodzą i gdzie znajdują się pieniądze, których potrzebujesz.
- Spróbuj użyć jednego z naszych szablonów budżetu dla małych firm.
Niewielu jest właścicieli firm, których spotkasz, którzy kochają budżety, finanse i arkusze kalkulacyjne. To po prostu nie jest powód, dla którego ludzie wchodzą w posiadanie biznesu. Ale budżetowanie jest częścią życia, kiedy jesteś właścicielem firmy. Tak więc, wiedząc krok po kroku, jak stworzyć budżet biznesowy i zarządzać nim skutecznie, sprawisz, że praca jako właściciel firmy będzie tylko trochę łatwiejsza. Powodzenia!