Biznesy na całym świecie opierają swoją działalność na cyklu wydatków i cyklu przychodów. Proces zobowiązań jest częścią szerszego cyklu wydatków i zakupów. Proces ten obejmuje szereg niezbędnych czynności księgowych potrzebnych do sfinalizowania zakupu, gdy zamówienie zostaje złożone, a klient otrzymuje pożądany produkt lub usługę.

Pełny cykl procesu zobowiązań obejmuje zbieranie danych z faktur, kodowanie faktur z uwzględnieniem właściwego konta i centrum kosztów, zatwierdzanie faktur, dopasowywanie faktur do zamówień zakupu oraz księgowanie płatności. Proces zobowiązań jest tylko jedną z części procesu określanego jako P2P (procure-to-pay). P2P obejmuje cykl od zaopatrzenia i przetwarzania faktur do płatności dla dostawców. Automatyzacja AP usprawnia te procesy i zapewnia wyższy poziom dokładności na każdym etapie przepływu pracy.

Poznaj podstawowy cykl AP

Podstawowy cykl zobowiązań obejmuje trzy istotne dokumenty – zamówienie zakupu (PO), raport odbioru (lub odbiór towaru) oraz fakturę dostawcy. Aby zainicjować zakup, dział zakupów organizacji wysyła PO do sprzedawcy, który zawiera żądany towar, ilość i cenę, aby uruchomić zamówienie. Następnie, gdy firma otrzymuje towary, raport odbioru dokumentuje przesyłkę, w tym wszelkie uszkodzenia lub rozbieżności ilościowe. Faktura dostawcy jest wysyłana przez sprzedawcę z prośbą o zapłatę za dostarczone towary lub usługi. Księgowi otrzymują faktury od dostawców i rozpoczyna się proces zarządzania fakturami.

Poniższy schemat przedstawia kroki w ramach zautomatyzowanego procesu AP po otrzymaniu faktury.

NOWY OBRAZEK POTRZEBNY

Ogólne procedury AP

Utworzenie przewodnika po procesach i procedurach AP pomaga zmniejszyć liczbę błędów. Przyjęcie rozwiązań do automatyzacji procesów AP może pomóc w zapobieganiu tym błędom. Kompleksowy przewodnik powinien opisywać procedury takie jak poniższe:

• Otrzymywanie faktur dostawców i przeprowadzanie trójstronnego dopasowania pod kątem zgodności z zamówieniem zakupu, odbiorem towarów i fakturą
• AP w celu zweryfikowania odbioru towarów lub usług, aby zatwierdzić fakturę do zapłaty
• Jeśli pojawią się różnice, takie jak nieprawidłowa ilość lub cena, dział zobowiązań wysyła fakturę do nabywcy, który pracuje nad znalezieniem źródła problemu
• Po zatwierdzeniu faktury przez dział AP i zajęciu się wszystkimi różnicami i ich skorygowaniu, czeki i płatności są wydawane niezwłocznie
• Po wysłaniu płatności, faktura jest oznaczana jako zapłacona w systemie finansowym

Zakres procesu AP

AP obejmuje prawie wszystkie płatności dokonywane przez firmę, z wyjątkiem listy płac. Kluczowe jest posiadanie dokładności w utrzymaniu danych dostawców i płatności, aby uniknąć strat i problemów. Głównym celem jest płacenie tylko uzasadnionych i dokładnych faktur (to, co firma zamówiła, otrzymała, dokładne koszty, ilości, warunki itp.) oraz znalezienie możliwości oszczędności, jeśli są one dostępne, np. poprzez wcześniejszą płatność lub dynamiczny rabat. Automatyzacja AP bezproblemowo ustanawia wewnętrzne kontrole w celu uniknięcia płacenia fałszywych lub niedokładnych faktur oraz zapewnienia, że wszystkie faktury są rozliczane.

Pełny cykl procesu AP jest integralną częścią sprawozdań finansowych firmy, a wydajność jest wymagana na każdym kroku. Rozważmy księgowość podwójnego zapisu i jak pominięcie sprzedawcy może prowadzić do dwóch nieprawidłowych kwot dla dwóch kont. Konsekwencje zobowiązań i naprawy (w przeciwieństwie do zapobiegania poprzez inteligentne wdrożenie automatyzacji AP) mogą być kosztowne. Na przykład, naruszone relacje z dostawcami mogą prowadzić do problemów z produkcją i dostawami, tworząc poziomy potencjalnych strat.

Dodatkowe rozważania dotyczące procesu AP

Niektóre firmy używają voucherów podczas procesu zatwierdzania. Nie wszystkie faktury dostawców mają zamówienia zakupu lub raporty odbioru, co uniemożliwia tradycyjne trójstronne dopasowanie. Inne płatności, które mogą wymagać specjalnej weryfikacji, obejmują płatności miesięczne, takie jak umowy leasingowe i kontrakty, aby zapewnić, że wszystkie płatności są zgodne z prawem i dokładne. Uczenie maszynowe procesów przechwytywania danych pozwala systemowi automatyzacji uczyć się na podstawie zwykłych elementów procesu i tworzyć sensowne sugestie, jak obsługiwać te elementy automatycznie w przyszłości.

Wydatki i przepływy pieniężne mogą się różnić w zależności od pory roku. Automatyzacja AP zapewnia szczegółowe raporty, które pomagają organizacjom lepiej zarządzać pełnym cyklem AP, gdy czasy są napięte. Automatyzacja AP ułatwia również pełny cykl procesu zobowiązań, zapewniając najwyższy poziom wydajności i dokładności. Przemyślane wykorzystanie technologii eliminuje niepotrzebne błędy, usprawnia procesy i pomaga firmom zwiększyć ich zyski. A brak automatyzacji dzisiaj może oznaczać pozostanie w tyle jutro.