Każda organizacja musi znać i stosować sprawdzone, najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi, aby móc realizować wartość swoich danych i aktywów informacyjnych
Zarządzanie definiuje sposób, w jaki zarządzamy, monitorujemy i mierzymy różne aspekty organizacji. Istnieją programy zarządzania technologiami informatycznymi, programy zarządzania ludźmi i innymi zasobami materialnymi, a także zarządzanie danymi.
Słowniki definiują zarządzanie w następujący sposób:
n 1: osoby (lub komitety, wydziały itp.), które tworzą organ w celu administrowania czymś;
n 2: akt rządzenia; sprawowanie władzy;
Istnieje wiele definicji zarządzania danymi. Niektóre z nich to:
- Data Governance jest procesem, w którym firmy zarządzają odpowiednim dostępem do swoich krytycznych danych, poprzez pomiar i ograniczanie ryzyka operacyjnego i bezpieczeństwa związanego z dostępem do danych. (Źródło: IBM Security and Report: Data Governance Council)
- Data Governance to praktyka podejmowania w skali całego przedsiębiorstwa decyzji dotyczących zasobów informacyjnych organizacji. (Źródło: Data Management Study, Federal Enterprise Architecture Program Management Office)
Zatem, zarządzanie danymi może być postrzegane jako budowanie standardów i wymagań w zakresie gromadzenia, identyfikacji, przechowywania i wykorzystania zasobów zwanych „danymi”. Jest to proces długotrwały, a udany, trwały program zarządzania nie powstaje z dnia na dzień. Zarządzanie danymi jest programem, a nie projektem, a wszystkie efektywne inicjatywy zarządzania danymi są rozpoczynane, zarządzane i podtrzymywane w sposób ciągły. Tak jak organizacja nie uważa swojego działu księgowości za tymczasowy, tak każda organizacja, która chce być trwała i odnosić sukcesy, powinna zaplanować stały program zarządzania danymi, obsadzony przez specjalistów w dziedzinie zarządzania danymi.
Ład danych obejmuje ludzi, procesy korporacyjne i procedury, które zapewniają, że organizacja może dostarczać właściwe dane właściwym osobom we właściwym czasie, dla właściwego celu, we właściwym formacie i z właściwą kontrolą użytkowania. Wymaga to dostosowania zarządzania danymi do zarządzania metadanymi, zarządzania jakością danych, bezpieczeństwa danych / informacji, integracji danych i analityki – wszystko na poziomie przedsiębiorstwa.
Rządzenie danymi vs. Zarządzanie danymi
Może dojść do pomylenia pojęć: zarządzanie danymi i zarządzanie danymi. Zarządzanie danymi to zbiór komponentów, które pozwalają organizacji zarządzać danymi i informacjami jako aktywami. Czasami „zarządzanie danymi” nazywane jest „zarządzaniem danymi przedsiębiorstwa” lub „zarządzaniem informacją przedsiębiorstwa” – ale wszystkie te terminy oznaczają to samo. Zarządzanie danymi składa się z kilku części, a zarządzanie danymi jest jedną z nich. Zarządzanie danymi i Data Governance nie są synonimami – a wiele wyzwań i problemów może pojawić się, gdy ludzie mylą jeden termin z drugim.
Data governance ma charakter horyzontalny w stosunku do całego przedsiębiorstwa; jest to funkcja przedsiębiorstwa. Dane są wszędzie, a dostęp do nich nie powinien być kontrolowany lub mierzony w ramach jednostki biznesowej; dane powinny być udostępniane w całym przedsiębiorstwie, z wyjątkiem sytuacji, w których bezpieczeństwo uniemożliwia taki dostęp.
Funkcją towarzyszącą zarządzaniu danymi jest zarządzanie danymi (data stewardship). Zarządzanie danymi to rola, która wdraża polityki, standardy, praktyki i procedury opracowane przez specjalistów ds. zarządzania danymi. Data stewardship współpracuje z data governance w celu zapewnienia, że dane są zarządzane zgodnie ze sprawdzonymi praktykami i zgodnie z wymaganiami organizacji, ponieważ większość osób zarządzających danymi to eksperci merytoryczni, a nie specjaliści w zakresie data governance.
Zestrojenie data governance z zarządzaniem metadanymi nie powinno być opcjonalne. Efektywne zarządzanie danymi jest procesem, dzięki któremu organizacje kontrolują definicję, wykorzystanie, dostęp i bezpieczeństwo informacji, które posiadają i którymi zarządzają; wiele z tych informacji jest zawartych w metadanych, które objaśniają dane pierwotne. Dlatego też, zarządzanie danymi musi być powiązane z metadanymi, z ich rejestrami, taksonomiami i ontologiami oraz repozytoriami kontekstu, który definiuje zawartość.
Najlepsze praktyki zarządzania danymi
Istnieje wiele rzeczy, które można nazwać „Najlepszymi praktykami” w zakresie zarządzania danymi. Poniższa lista nie jest wyczerpująca ani kompletna, ale jest reprezentatywna dla wielu sprawdzonych zastosowań zarządzania danymi w organizacjach, które odniosły sukces.
- Jasno zdefiniowana i zakomunikowana wizja, cele, procesy i mierniki programu zarządzania danymi
- Sponsorowanie programu
- Karta programu
- Zakres programu
- Zakres dla każdego projektu
- Jeden, wysiłek w zakresie zarządzania danymi na poziomie przedsiębiorstwa
- Dobrze rozumiany proces eskalacji/rozwiązywania problemów
- Dobrze zdefiniowany proces zarządzania zmianami
- Dobrze zdefiniowane, i odpowiedzialności dla wszystkich ról związanych z zarządzaniem danymi
- Procesy zarządzania danymi zintegrowane z istniejącymi metodologiami
- Zastosowanie sprawdzonej metodologii zarządzania danymi
- Biznesowi i techniczni stewardzi danych przypisani do WSZYSTKICH obszarów tematycznych
- Pełnomocnicy ds. stewardów danych biznesowych i technicznych przypisanych do WSZYSTKICH obszarów tematycznych
- Funkcjonująca Rada Data Governance
- Szkolenia z zakresu Data Governance
- Biblioteka standardów korporacyjnych
- Udział w przeglądach architektury danych przedsiębiorstwa
- Zdefiniowane, zdefiniowane, zatwierdzone i opublikowane standardy danych
- Zarządzane środowisko metadanych ustanowione i utrzymane
- Wspólnoty praktyk w zakresie ładu danych, zarządzania danymi, zarządzania informacjami itp.
- Nagrody za dobre zachowanie w zakresie zarządzania danymi
- Zdefiniowane i mierzone są mierniki sukcesu w zakresie zarządzania danymi
Podsumowanie
W miarę jak każda organizacja będzie rozwijać, wdrażać i utrzymywać swój program zarządzania danymi, będzie ona przeglądać listę najlepszych praktyk i dostosowywać ją. Nie należy zaniedbywać najlepszych praktyk, ponieważ stały się one „najlepszymi praktykami” dzięki zmaganiom tych, którzy byli przed nami.