W przypadku naszego szablonu polityki wydatków na podróże wykonaliśmy ciężką pracę za Ciebie. Rozmawialiśmy z menedżerami podróży, aby dowiedzieć się, jakie istotne elementy powinny znaleźć się w polityce, i opracowaliśmy taki, który jest zwięzły, prosty do zrozumienia i bardzo łatwy do dostosowania.

Zdobądź szablon teraz lub czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, co jest w nim zawarte, dlaczego go zawarliśmy i jak dostosować każdy element do potrzeb Twojej firmy.

Co jest w naszym szablonie polityki podróży?

Szablon naszej polityki podróży dla pracowników z Wielkiej Brytanii, USA lub UE zawiera sześć kluczowych sekcji opisanych poniżej. Sformatowaliśmy go tak, aby był łatwy do czytania i łatwy do dostosowania.

Efektywna polityka podróży służbowych składa się z sześciu kluczowych sekcji:

1. Wprowadzenie
2. Proces rezerwacji podróży
3. Kategorie wydatków
4. Zakupy bezzwrotne
5. Raportowanie wydatków i proces zwrotu kosztów
6. Wsparcie w podróży, bezpieczeństwo i obowiązek opieki

Przyjrzyjrzyjrzyjmy się temu, co należy zawrzeć w każdej sekcji.

Pobierz szablon polityki podróży

Sekcja 1: Wprowadzenie

Mądry szablon polityki wydatków na podróże powinien zawsze zawierać wprowadzenie. Dlaczego? Chcesz, aby pracownicy zrozumieli, że Twoja polityka nie jest tylko biurokratyczną luką. Pomaga to zapewnić im bezpieczeństwo, zwiększa sprawiedliwość i zmniejsza ilość pracy ręcznej i zamieszania. Zalecamy dołączenie wypunktowanej listy najważniejszych korzyści płynących z polityki podróży, aby podróżni wiedzieli, dlaczego ma ona znaczenie.

Jeśli masz wiele polityk podróży dla działów lub typów pracowników, powinieneś również wykorzystać sekcję wstępną, aby wyjaśnić, dla kogo jest ta polityka.

Górna rada: We wstępie zawrzyj korzyści z przestrzegania polityki dla podróżnych, takie jak zachowanie bezpieczeństwa i uzyskanie wsparcia, aby wiedzieli, dlaczego powinni jej przestrzegać.

Sekcja 2: Proces rezerwacji podróży

W drugiej sekcji naszego darmowego szablonu polityki podróży zawarliśmy wszystko, co pracownicy muszą wiedzieć o tym, gdzie i jak rezerwować podróże.

• Jak zarezerwować podróż – Jaki jest Twój zatwierdzony proces, metoda i/lub platforma do rezerwacji podróży służbowych? Jeśli Twoja firma korzysta z platformy umożliwiającej podróżnym dokonywanie rezerwacji w ramach polityki, podaj nazwę zatwierdzonej platformy rezerwacyjnej. W przeciwnym razie podaj nazwę i dane kontaktowe firmy lub osoby, z którą należy się skontaktować w celu dokonania rezerwacji.
• Korzystanie z programów lojalnościowych – Wiele firm nie pozwala podróżnym zbierać punktów do ich osobistych programów lojalnościowych. Jeśli jednak ufasz, że Twoi pracownicy postępują właściwie, możesz na to pozwolić i zawrzeć w swojej polityce zapis: „Pracownicy nie mogą wybierać droższych opcji tylko po to, aby otrzymać punkty lojalnościowe.”
• Przedłużanie wypoczynku – Czasami osoby podróżujące służbowo chcą przedłużyć swój wyjazd do weekendu lub wykorzystać część dni urlopu. Powinieneś zawrzeć zasady dotyczące przedłużania czasu wolnego (lub „bleisure”), takie jak dopuszczalna różnica kosztów za loty powrotne.

Górna rada: Wyraźnie określ, w jaki sposób podróżni mają rezerwować wyjazdy. Użyj korporacyjnej platformy rezerwacyjnej, aby śledzić podróże w jednym miejscu.

Sekcja 3: Kategorie wydatków

Ważną częścią każdej polityki i procedury dotyczącej wydatków jest to, na co pracownicy mogą ponosić wydatki.

W trzeciej sekcji naszego szablonu polityki podróży służbowych, podzieliliśmy wydatki na podróże służbowe według wspólnych kategorii: loty, zakwaterowanie, transport naziemny, jedzenie i rozrywka oraz korzystanie z telefonu osobistego.

Oto informacje, które należy zawrzeć w każdej kategorii wydatków:

Loty

• Zatwierdzone narzędzie lub metoda rezerwacji
• Preferowani sprzedawcy (jeśli istnieją)
• Reguły dotyczące tego, czy klasa biznes jest dozwolona, czy nie, np. w przypadku lotów trwających dłużej niż określony czas, lub lotów odbywanych przez pracowników o określonym stażu
• Ile dni wcześniej należy rezerwować loty międzynarodowe
• Ile dni wcześniej należy rezerwować loty krajowe

.

Zakwaterowanie

• Zatwierdzone narzędzie lub metoda dokonywania rezerwacji
• Maksymalne stawki nocne na miasto
• Preferowani dostawcy i szczegóły dotyczące wynegocjowanych stawek (jeśli istnieją)
• Reguły dotyczące standardowych pokoi i ulepszeń, na przykład pokoje standardowe są wymagane, ale podwyższenie standardu pokoju jest dozwolone, jeśli jest oferowane bez dodatkowych opłat
• Koszty hotelowe podlegające zwrotowi, takie jak parking
• Reguły dotyczące rezerwacji Airbnb lub wynajmu mieszkań

Transport kolejowy

• Zatwierdzone narzędzie lub metoda rezerwacji
• Dozwolony rodzaj biletu kolejowego, taki jak ekonomiczny

Taksówki i ride-sharing

• Kiedy taksówki i ride-sharing są dozwolone, na przykład tylko wtedy, gdy transport publiczny jest nieopłacalny
• Maksymalna kwota na transakcję

Wynajem i samochód osobisty

• Typ klasy wynajmowanego samochodu dozwolony, np. kompaktowy lub średniej wielkości
• Liczba pracowników, którzy mają dzielić wynajęty samochód podczas wspólnej podróży
• Ilość zwracanych kosztów za milę lub kilometr

Wyżywienie i rozrywka

• Kwota podlegająca zwrotowi za śniadanie
• Kwota podlegająca zwrotowi, za lunch
• Kwota podlegająca zwrotowi, za kolację
• Alternatywnie, dzienne maksimum lub dieta
• Reguły dotyczące posiłków zespołowych, takie jak kto zatwierdza kwotę
• Reguły dotyczące rozrywki klienta, np. co jest dozwolone

Prywatne korzystanie z telefonu

• Wartość lub procent rachunku za telefon komórkowy, który podlega zwrotowi w tygodniach, w których pracownik podróżuje
• Czy uszkodzenia lub kradzież telefonu osobistego podlegają zwrotowi podczas podróży służbowej, a jeśli tak, to do jakiej kwoty?

Górna wskazówka: Zawarliśmy wszystko w naszym szablonie polityki podróży. Po prostu wprowadź kwoty, zatwierdzonych sprzedawców i inne szczegóły dla każdej kategorii wydatków podlegających zwrotowi. Możesz łatwo usunąć wszystko, co nie pasuje do Twojej firmy.

Sekcja 4: Zakupy bezzwrotne

Załącz wypunktowaną listę potencjalnych wydatków na podróże, których Twoja firma nie będzie refundować. Oto kilka przykładów bezzwrotnych pozycji, które możesz chcieć uwzględnić w swojej polityce podróży:

• Zakupy podczas lotu
• Opłaty za nadbagaż
• Opieka nad dziećmi, opieka nad dziećmi, opieka nad zwierzętami domowymi i ich wyżywienie
• Przybory toaletowe lub odzież
• Członkostwo w klubach lotniczych
• Kupno w minibarze lub rachunki za bary
• Pranie bielizny lub pranie chemiczne
• Grzywny za parkowanie lub wykroczenia drogowe
• Opłaty za zmianę biletu lotniczego
• Przewozy kolejowe pierwszą klasą
• Premium, Wynajem samochodów klasy premium, luksusowych lub Elite
• Kino, rozrywka online lub gazety
• Korzystanie z usług spa i klubu zdrowia
• Kwiaty, słodycze i wyroby cukiernicze
• Obsługa pokoju
• Dodatkowe łóżka lub pościel
• Ubrania
• Uszkodzenia pojazdów osobistych
• Ubezpieczenie firmy wynajmującej samochody

Górna rada: Zaangażuj zainteresowane strony, takie jak dyrektor finansowy i kilka osób często podróżujących, aby ustalić, co jest uczciwe, aby wykluczyć w całej firmie, dla wszystkich podróży

Sekcja 5: Raportowanie wydatków i proces zwrotu kosztów

W sekcji dotyczącej polityki i procedury wydatków, upewnij się, że zawiera ona następujące elementy:

• Jakiego narzędzia używać do rozliczania wydatków
• Jakie pozycje nie muszą być dodawane w narzędziu do rozliczania wydatków, na przykład, jeśli wycieczka jest zarezerwowana za pomocą zatwierdzonego narzędzia do rezerwacji
• Komu należy przekazywać raporty wydatków
• Co należy zawrzeć we wnioskach o zwrot kosztów
• Termin składania wniosków o zwrot kosztów
• Typowy czas rozpatrywania wniosków o zwrot kosztów

Górna wskazówka: Wyraźnie określ, jakiego narzędzia pracownicy powinni używać do składania wniosków o zwrot kosztów i zwrot wydatków.

Ściągnij darmowy szablon

Sekcja 6: Wsparcie w podróży, bezpieczeństwo i obowiązek opieki

Ważne jest, aby Twoja polityka podróży była czymś, co podróżni chcą czytać. Powinna ona zawierać informacje, do których muszą mieć dostęp, dzięki czemu będą musieli regularnie ją odwiedzać, a jednocześnie będą mogli zapoznać się z dokumentem. Podróżni z pewnością dbają o bezpieczeństwo w podróży, a Twoja firma również powinna. Powinieneś zawrzeć informacje na temat pomocy w podróży, ubezpieczenia podróżnego i obowiązku opieki nad podróżnymi w swojej polityce podróży.

• Śledzenie miejsca pobytu podróżnych – Wykorzystaj tę okazję, aby poinformować podróżnych, że kiedy dokonują rezerwacji przy użyciu zatwierdzonej przez Ciebie metody lub narzędzia, ich podróż jest śledzona. W przypadku sytuacji awaryjnej, zostaną podjęte kroki w celu ewakuacji. Jeśli nie wiesz, gdzie oni są, nie możesz im pomóc! Zamieść nazwę zatwierdzonego narzędzia i co powinni zrobić, aby zapewnić, że ich podróż jest dokładnie śledzona, jeśli muszą zarezerwować poza nim z ważnego powodu.
• Wsparcie podróży – W przypadku anulowania podróży, zmian itp. do kogo powinni zadzwonić podróżni? Zamieść dane kontaktowe swojego dostawcy usług wsparcia podróży, w tym numery telefonów, adresy e-mail i inne stosowne dane. Jeśli istnieje wiele numerów w zależności od regionu lub języka, również je uwzględnij.
• Wsparcie w nagłych wypadkach – W tej podsekcji uwzględnij dostawcę usług duty of care (jeśli go posiadasz) oraz szczegóły polisy ubezpieczenia podróżnego. Należy również podać nazwisko pracownika lub nazwę dostawcy, z którym należy się skontaktować w razie nagłej potrzeby.

Górna rada: Zawrzyj informacje na temat pomocy w podróży, ubezpieczenia i bezpieczeństwa, aby podróżni mogli uzyskać wszystko, co powinni wiedzieć w jednym miejscu i zapoznać się z całą polityką.

Jak wdrożyć politykę podróży

• Dostosuj – Dostosuj i sfinalizuj szablon polityki podróży. Współpracuj z interesariuszami, aby dokonać wszystkich niezbędnych zmian i dostosowań polityki; zbierz wszystkie szczegóły, takie jak ubezpieczenie podróżne, stawki za nocleg, itp.
• Zautomatyzuj – Zaktualizuj swoją zautomatyzowaną politykę podróży. Utwórz lub zaktualizuj zautomatyzowaną politykę podróży, aby podróżni i/lub administratorzy mogli dokonywać rezerwacji w ramach polityki przez cały czas.
• Wdrożenie – Rozmieść zmiany wśród pracowników. W zależności od wielkości firmy, rozpowszechnij nowy dokument polityki i zautomatyzowaną politykę do wszystkich pracowników lub początkowego podzbioru.
• Słuchaj – Zbierz informacje zwrotne na temat nowej polityki. Zbierz informacje zwrotne od pracowników na temat jasności polityki podróży, a także łatwości użycia zatwierdzonych narzędzi i zautomatyzowanej polityki.

Zdobądź szablon teraz lub zapisz się na bezpłatną wersję próbną TravelPerk Premium, aby móc stworzyć zautomatyzowaną politykę, która jest wbudowana w proces rezerwacji podróży.

Ściągnij szablon polityki podróży