Oficjalny transkrypt jest kompletną reprezentacją akademickiego zapisu studenta. Zawiera wszystkie kursy podjęte na NMU, w tym te, z których się wycofano i te powtarzane. Zawiera również podsumowanie wszystkich kredytów transferowych zaakceptowanych przez NMU. Prace akademickie ukończone na różnych poziomach (zawodowym, licencjackim, pomaturalnym, magisterskim) są wymienione na oddzielnych transkryptach z oddzielnym GPA. Po ukończeniu przez studenta studiów licencjackich, ten transkrypt jest uważany za zapieczętowany i nie może być aktualizowany. Żadne dodatkowe referencje nie mogą być dodane do transkryptu licencjackiego, a wszystkie kolejne kursy pojawią się na transkryptach absolwentów.

Oficjalny transkrypt to taki, który został otrzymany bezpośrednio od NMU. Oficjalne stenogramy są drukowane na oficjalnym papierze (zielonym i białym). Musi być opatrzony wytłoczoną lub podniesioną pieczęcią uczelni, datą i podpisem sekretarza. Elektroniczne stenogramy są uznawane za oficjalne, jeśli są dostarczane w bezpieczny sposób przez organizację upoważnioną przez NMU. Transkrypty otrzymane, które nie spełniają tych wymagań, nie powinny być uznawane za oficjalne i powinny być rutynowo odrzucane do stałego użytku.

Oficjalne transkrypty są dostarczane w zapieczętowanej kopercie z podpisem rejestratora odciśniętym w poprzek pieczęci. Kopie papierowe powinny pozostać w nieotwartej, zaklejonej kopercie do czasu przedstawienia ich pracodawcy, instytucji lub instytucji przyznającej stypendium. Northern Michigan University wyda studentowi oficjalne stenogramy.

Oficjalne stenogramy są wymagane do przeniesienia do innego college’u lub uniwersytetu. Oficjalne stenogramy są również dostarczane w celu potwierdzenia wykształcenia dla możliwości zatrudnienia zawodowego, licencjonowania nauczycieli lub pielęgniarek i innych weryfikacji poświadczeń.