Kolejne etapy procesu pisania wniosku – sporządzanie i formatowanie – idą ze sobą w parze. Bardziej pomocne może być przygotowanie wniosku zgodnie z wytycznymi, których wymagają wnioski. Struktura wniosku różni się w zależności od rodzaju wniosku, typu projektu i organizacji.

StrukturaEdit

SumaEdit

W tej sekcji należy określić główne elementy wniosku. Ponieważ podsumowanie jest pierwszą sekcją wniosku, powinno być krótkie, ale wystarczająco wyraźne, aby opisać problem lub możliwość, rozwiązanie, wyniki, harmonogram, wydatki i kwalifikacje, przy jednoczesnym utrzymaniu uwagi czytelnika. Ważne jest, aby używać jasnego słownictwa, aby przekazać perswazyjny komunikat. Centrum Fundacji zaleca, aby problem został wyjaśniony w jednym do dwóch akapitów. Powinien on zawierać stwierdzenie dotyczące problemu lub możliwości, które organizacja jest gotowa rozwiązać. Rozwiązanie powinno zawierać krótki, ale wyraźny opis projektu, jego logistyki i korzyści, jakie program przyniesie po wprowadzeniu go w życie. Wydatki powinny być również krótko omówione w tej części. Powinny one zawierać kwotę funduszy wymaganych do realizacji projektu, wraz z informacją o trwałości, która omawia przyszłe plany finansowania projektu po zakończeniu okresu grantowego. Takie informacje powinny być przekazane w jednym akapicie. Wreszcie, sekcja dotycząca kwalifikacji i referencji organizacji powinna zawierać krótką historię organizacji, jej cel i działalność, wraz z referencjami personelu, który będzie się koncentrował na projekcie.

WprowadzenieEdit

Kontekst, zakres i organizacja wniosku znajduje się w tej sekcji. Zazwyczaj wstęp zawiera krótki opis problemu lub możliwości, znany również jako oświadczenie o potrzebie, cel wniosku, tło problemu lub możliwości, źródła informacji, zakres wniosku, organizacja wniosku i kluczowe terminy używane we wniosku. Umieszczenie kluczowych terminów we wstępie jest pomocnym sposobem na uniknięcie zamieszania u czytelnika. Ponieważ stwierdzenie potrzeby pozwala czytelnikowi zrozumieć prośbę wnioskującej organizacji i wymaga, aby było ono jasno sformułowane we wstępie. Centrum Fundacji na swojej stronie internetowej wymienia następujące aspekty, które należy rozważyć przy pisaniu opisu potrzeb: jakie fakty i/lub statystyki najlepiej wspierają projekt, dają czytelnikowi nadzieję, decydują, czy projekt powinien być przedstawiony jako model, decydują, czy potrzeba powinna być przedstawiona jako dotkliwa, decydują, czy można wykazać, że proponowany projekt lub program zajmuje się potrzebą inaczej lub lepiej niż inne projekty, które go poprzedzały, unikają przedstawiania braku proponowanego rozwiązania jako rzeczywistego problemu (rozumowanie okrężne).

Plan pracyEdit

Rozwiązanie problemu lub szansy jest przedstawione w tej części jako plan. Jeśli plan wymaga jakiegoś rodzaju badań, w tej części należy podać takie informacje wraz ze statystykami i przykładami. Również każdy rodzaj działania powinien być uzasadniony danymi pomocniczymi. Oś czasu dla planu lub pracy powinna być również zawarta w planie pracy. Jeśli harmonogram jest na tyle szczegółowy, że można go ująć w formie wykresu, powinien być dołączony jako załącznik. Udany plan pracy powinien zawierać wymierne rezultaty projektu. Powinny one być specyficzne, konkretne i osiągalne. Sekcja metod zawiera szczegółowy opis projektu wraz z konkretną linią czasu i uzasadnieniem metod działania, które zostały wybrane dla projektu. Sekcja metod pozwala czytelnikowi na wizualizację tego, jak projekt osiągnie cele opisane we wniosku o dofinansowanie. Jeśli w części dotyczącej metod wspomina się o personelu, należy poświęcić kilka zdań, aby rozwinąć specyfikę procesu rekrutacji personelu. Inną sekcją, którą należy włączyć do planu pracy, jest część ewaluacyjna projektu. Aspekt oceny zwykle przychodzi, gdy projekt został zakończony, aby zapewnić, że mierzalne cele zostały osiągnięte, i znaleźć sposoby, aby lepiej osiągnąć cele, które nie zostały osiągnięte. Wreszcie, należy wspomnieć o trwałości projektu po zakończeniu okresu grantowego, aby zapewnić zainteresowanie czytelnika i pokazać, że projekt ma szansę odnieść sukces.

BudżetEdit

Koszty planu pracy powinny być dokładnie opisane w tej sekcji. Podczas gdy główne dane finansowe zostaną opracowane po stworzeniu i zatwierdzeniu propozycji, ta sekcja powinna zawierać szeroki zarys budżetu, aby upewnić się, że wydatki są rozsądne i proporcjonalne do wyników, które są przewidywane przez propozycję. W zależności od rodzaju kosztów, może istnieć podział na koszty bezpośrednie (wynagrodzenia, koszty podróży, niezbędne materiały, sprzęt i dostawy) oraz koszty pośrednie (wydatki niematerialne).

Kwalifikacje i doświadczenieEdit

W tej części należy dokładnie opisać kwalifikacje osób realizujących plan pracy. Im bardziej złożony projekt, tym bardziej szczegółowe powinny być kwalifikacje. Do przedstawienia informacji o firmie można wykorzystać broszurę firmową. W przypadku korzystania z gotowego oświadczenia, nie powinno ono zajmować więcej niż dwie strony. Oświadczenie powinno zawierać informacje o powstaniu firmy, jej misji, strukturze, programach, przywództwie i specjalistycznej wiedzy. Można również omówić wielkość zarządu, proces rekrutacji członków oraz poziom ich uczestnictwa. Ponadto, korzystne może być uwzględnienie rodzajów działań i usług świadczonych przez organizację oraz rodzaju odbiorców, którym one służą.

DodatkiEdit

Informacje, które nie są zawarte we wniosku, takie jak wykresy i grafiki, są zawarte w tej sekcji. W przypadku korzystania z wykresów i/lub tabel, należy dołączyć podpisy. Innym rodzajem załączników są listy poparcia, które służą jako świadectwo umiejętności organizacji. Listy te powinny być napisane przez renomowaną i znaną osobę w danej dziedzinie. Ponadto, jeśli pełna lista zarządu będzie zawarta we wniosku, powinna być zawarta w załączniku.

Po złożeniu wniosku o dotację może być jeszcze kilka kroków do wykonania przez organizację wnioskującą, w tym śledzenie z organizacją finansującą. Wielu fundatorów i niektórych rządowych fundatorów stara się złożyć wizytę przed podjęciem decyzji w sprawie wniosku, więc profesjonalne podejście jest zawsze potrzebne organizacji wnioskującej.