Działy księgowości odpowiedzialne za płatności lub działy odpowiedzialne za finanse często stosują trójstronne dopasowanie w celu zarządzania ryzykiem finansowym i kontrolowania wydatków firmy. Co to jest trójstronne dopasowanie i dlaczego jest to krytyczny krok w procesie rozliczeń?

Co to jest trójstronne dopasowanie?

Trójstronne dopasowanie to procedura przetwarzania faktury dostawcy w celu zapewnienia, że płatność jest kompletna i dokładna. Celem trójstronnego dopasowania jest wskazanie wszelkich rozbieżności w trzech ważnych dokumentach w procesie zakupu – zamówieniach zakupu, pokwitowaniach odbioru zamówień/odcinkach opakowań oraz fakturach – aby uchronić firmy przed nadmiernymi wydatkami lub płaceniem za pozycję, której nie otrzymały.

Poznajmy trzy dokumenty, które są krytyczne dla zarządzania płatnościami za pośrednictwem rachunków do zapłaty.

1. Zamówienia zakupu (PO) – Zamówienie zakupu jest oficjalnym potwierdzeniem zamówienia. Jest to dokument wysyłany od nabywcy do sprzedawcy, który autoryzuje zakup. Zamówienia zakupu zazwyczaj zawierają nazwę firmy kupującej towary lub usługi, datę, opis i ilość towarów lub usług, cenę, adres pocztowy, informacje dotyczące płatności, adres do faktury oraz numer zamówienia.
2. Potwierdzenia zamówienia/odcinki pakowania – Jest to dowód płatności i dostawy. Potwierdzenie zamówienia jest dołączony przez sprzedawcę z towarów, które zostały dostarczone do nabywcy. Zawiera ono szczegółowe informacje o tym, co dokładnie znajduje się w przesyłce lub zamówieniu. Potwierdzenia zamówienia zazwyczaj zawierają te same informacje, co na fakturze, a także metodę płatności.
3. Faktury – Faktura wymaga płatności za zakup. Faktury są wysyłane od sprzedawcy do nabywcy. Zawierają one te same informacje, co w zamówieniu zakupu, a także numer faktury, dane kontaktowe sprzedawcy, wszelkie kredyty lub rabaty za wcześniejsze płatności, harmonogram płatności i całkowitą kwotę należną sprzedawcy.

Przed zapłaceniem faktury, księgowość dokonuje przeglądu ilości, cen i warunków, aby upewnić się, że to, co zostało zamówione (poprzez zamówienie zakupu) pasuje do towarów otrzymanych (poprzez potwierdzenie zamówienia/paragon), które pasuje do tego, co jest obciążane (poprzez fakturę). Ważne jest, aby wspomnieć, że firmy mogą zrezygnować z trójstronnego dopasowania w przypadku małych lub powtarzających się zakupów.

Jeśli zostaną wykryte jakiekolwiek problemy – niedokładne ilości, złe ceny, uszkodzone towary lub inne – płatność nie zostanie wysłana do czasu usunięcia problemu. Gdy faktura zostanie zatwierdzona przez proces trójstronnego dopasowania, płatność jest wysyłana zgodnie z warunkami.

Dlaczego warto używać trójstronnego dopasowania?

Trójstronne dopasowywanie jest korzystną praktyką biznesową z trzech kluczowych powodów:

1. Oszczędza pieniądze – Sprawdzanie spójności danych w zamówieniach zakupu, paragonach i fakturach pomaga firmom unikać przepłacania, płacenia za duplikaty i płacenia za rzeczy, których nie otrzymały. Utrzymywanie tak ścisłej kontroli nad finansami pomaga również zmniejszyć możliwość oszustwa.
2. Zapewnia optymalne relacje z dostawcami – Profesjonalni dostawcy szanują znaczenie zamówień zakupu, faktur i paragonów w procesie rozliczeń. Częste błędy na paragonach i fakturach mogą być oznaką szerszego problemu biznesowego i mogą wskazywać, że nadszedł czas, aby rozpocząć zakupy wokół.
3. Przygotowuje firmy do audytów – Audytorzy są szczególnie na poszukiwania rozbieżności finansowych. Skompilowanie tych dokumentów przed audytem i sprawdzenie, czy liczby się zgadzają przy użyciu procesu trójstronnego dopasowania, to duży krok we właściwym kierunku.

„Dyrektorzy ds. zamówień wskazują, że coraz częściej inwestują w innowacje i technologie cyfrowe, starając się przesunąć swoje zespoły w kierunku bardziej strategicznych zadań.”

Jakie są korzyści z automatyzacji trójstronnego dopasowania?

Trójstronne dopasowanie jest świetną praktyką biznesową, ale prawdę mówiąc, jest pracochłonne i czasochłonne. Przekartkowywanie stosów papierów w celu znalezienia tych trzech dokumentów jest wystarczająco trudne. Warstwa na wierzchu, że potrzeba skanowania każdego dokumentu ostrożnie, aby upewnić się, że numery są wyrównane. Jest to nie tylko nieefektywne, ale również bardzo podatne na błędy ludzkie.

Proces trójstronnego dopasowania odbywa się automatycznie po przejściu na system e-zamówień, taki jak PLANERGY – bez konieczności interwencji człowieka. Problemy są zgłaszane odpowiednio wcześnie, dzięki czemu nie ma wąskich gardeł ani spowolnienia procesu płatności. Znacznie obniżysz koszty przetwarzania, a co ważniejsze, będziesz mógł poświęcić więcej czasu na bardziej wartościową pracę.

Trendy sugerują, że przyszłość zakupów jest zautomatyzowana. W badaniu Deloitte 2016 Global CPO Survey, dyrektorzy ds. zamówień publicznych wskazują, że coraz częściej inwestują w innowacje i technologie cyfrowe, starając się przesunąć swoje zespoły w kierunku bardziej strategicznych zadań. Organizacje chcą, aby zespoły zakupowe „uczyniły codzienną realizację bezlitośnie wydajną, błyskawiczną i przejrzystą”. Naszym skromnym zdaniem, automatyzacja procesu trójstronnego dopasowania jest doskonałym wstępem do zwiększenia efektywności całego procesu zaopatrzenia.