Porady dotyczące planowania projektu

Zanim zagłębimy się w to, jak zaplanować projekt, warto zapoznać się z niektórymi terminami, które napotkasz. Poniżej znajduje się lista ogólnych terminów, z którymi spotkasz się w tym przewodniku.

• Dostarczony produkt (Deliverable): Rezultaty projektu, takie jak produkt, usługa, raport itp.
• Interesariusz: Każdy, kto ma interes w projekcie – kierownik projektu, sponsor projektu, członkowie zespołu, klienci, itp.
• Zadania: Małe zadania, które prowadzą do końcowego rezultatu.
• Kamień milowy: Koniec jednej fazy projektu, a początek następnej.
• Zasoby: Wszystko, co jest potrzebne do ukończenia projektu, np. personel, materiały, narzędzia, ludzie i inne.
• Budżet: Oszacowanie całkowitych kosztów związanych z realizacją projektu.
• Śledzenie & Monitorowanie: Zbieranie danych dotyczących projektu i upewnianie się, że odzwierciedlają one wyniki, które zostały zaplanowane.

Kroki planowania projektu

Teraz przeprowadzimy Cię przez główne kroki planowania projektu:

1. Określenie uzasadnienia biznesowego
2. Zdefiniowanie zakresu projektu
3. Określenie celów & Cele
4. Określenie produktów dostarczanych
5. Stworzenie. harmonogram projektu
6. Przydziel zadania swojemu zespołowi
7. Oszacuj ryzyko
8. Raportuj swój postęp

Podążając za tymi krokami planowania projektu, sprecyzujesz, co chcesz osiągnąć, opracujesz procesy, których potrzebujesz, aby to osiągnąć i stworzysz plan działania, jak zamierzasz to osiągnąć.

Określenie uzasadnienia biznesowego

Jeśli masz projekt, masz ku temu powód – to jest twoje uzasadnienie biznesowe. Uzasadnienie biznesowe przedstawia powody, dla których projekt jest inicjowany, jego korzyści i zwrot z inwestycji. Jeśli istnieje problem, który jest rozwiązywany, to jest on tutaj zarysowany. Uzasadnienie biznesowe zostanie przedstawione tym, którzy podejmują decyzje w Twojej organizacji, wyjaśniając, co i jak należy zrobić. Jeśli zostanie zatwierdzony, masz projekt.

Spotkaj się z interesariuszami

Każdy projekt ma interesariuszy, czyli tych, którzy są nim zainteresowani. Od tych, którzy czerpią z niego zyski, po tych, którzy są odpowiedzialni za jego powodzenie. Dlatego też, każde planowanie projektu musi określać, kim są ci interesariusze, od klientów po organy regulacyjne. Spotkanie z nimi jest kluczowe, aby uzyskać lepszy obraz tego, czym jest projekt i czego oczekuje się od końcowego rezultatu.

Zdefiniuj zakres projektu

Odnosi się do pracy wymaganej do osiągnięcia celów projektu i wygenerowania wymaganych rezultatów. Zakres projektu powinien być zdefiniowany i zorganizowany przez strukturę podziału pracy (WBS). Zakres projektu zawiera więc to, co trzeba zrobić w projekcie (produkty, podprodukty, pakiety prac, czynności, zadania), ale także to, co jest nieistotne. To ostatnie jest ważne, ponieważ wiedza o tym, co nie ma wysokiego priorytetu, pomaga uniknąć rozrostu zakresu, czyli wykorzystania cennych zasobów na coś, co nie jest kluczowe dla sukcesu projektu.

Ustalenie celów & Cele

Cele i zadania to różne rzeczy, jeśli chodzi o planowanie projektu. Cele to rezultaty, które chcesz osiągnąć i zazwyczaj są one szerokie. Cele, z drugiej strony, są bardziej konkretne; wymierne działania, które należy podjąć, aby osiągnąć cel. Podczas planowania projektu, cele i zadania w naturalny sposób wynikają z uzasadnienia biznesowego, ale na tym etapie wchodzimy w dalsze szczegóły. W pewnym sensie dopracowuje się cele określone w uzasadnieniu biznesowym i tworzy zadania, które są jasno zdefiniowane. Te cele i zadania są zbierane w karcie projektu, z której będziesz korzystać przez cały cykl życia projektu.

Outline Deliverables

Projekt może mieć wiele produktów. Produktem dostarczonym może być towar, usługa lub rezultat, który jest potrzebny do ukończenia zadania, procesu, fazy, podprojektu lub projektu. Przykładowo, końcowy produkt końcowy jest powodem realizacji projektu i po jego wytworzeniu projekt jest zakończony. Zgodnie z definicją zakresu projektu, projekt składa się z podprojektów, faz, pakietów roboczych, działań i zadań, a każdy z tych elementów może mieć przedmiot dostawy. Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest określenie, co jest końcowym produktem końcowym i skąd będziemy wiedzieć, że jego jakość spełnia oczekiwania interesariuszy. Jeśli chodzi o inne produkty w projekcie, muszą być one również zidentyfikowane i ktoś z zespołu musi być odpowiedzialny za ich pomyślne ukończenie.

Stwórz harmonogram projektu

Harmonogram projektu jest tym, na czym wszystko się opiera. Od zadań do budżetu, to wszystko jest zdefiniowane przez czas. Harmonogramy są tworzone przez zebranie wszystkich zadań potrzebnych do osiągnięcia ostatecznego rezultatu i ustawienie ich na osi czasu, która kończy się w terminie. Dlatego też harmonogramy są podzielone na fazy, oznaczone kamieniami milowymi, które wyznaczają koniec jednej fazy projektu i początek następnej.

Przydzielanie zadań

Plan jest ustalony, ale nadal istnieje w abstrakcji, dopóki nie podejmiesz zadań na swoim harmonogramie i nie zaczniesz ich przydzielać swojemu zespołowi. Dlatego musisz zebrać zespół, który posiada umiejętności i doświadczenia potrzebne do realizacji projektu. Ich role i obowiązki muszą być jasno określone, tak aby wiedzieli, co mają robić. Następnie, kiedy przydzielisz im zadania z planu, powinny one być jasne, ze wskazówkami i wszelką związaną z nimi dokumentacją, której będą potrzebować do wykonania zadań.

Ocena ryzyka

Każdy projekt ma pewien poziom ryzyka. Istnieje kilka rodzajów ryzyka, m.in. ryzyko zakresu, ryzyko techniczne i ryzyko harmonogramu. Nawet jeśli Twój plan projektu jest dokładny, czynniki wewnętrzne i zewnętrzne mogą wpłynąć na czas, koszt i zakres projektu (potrójne ograniczenie). Dlatego należy traktować planowanie jako elastyczne. Istnieje wiele sposobów na przygotowanie się do ryzyka, takich jak opracowanie planu zarządzania zmianą, ale na razie najważniejszą rzeczą do zrobienia jest śledzenie postępów w fazie realizacji poprzez wykorzystanie raportów o stanie projektu i/lub oprogramowania do planowania projektu do monitorowania ryzyka.

Raportowanie postępów

Twoim ostatecznym celem jest zapewnienie sukcesu projektu dla interesariuszy. Są oni zaangażowani i nie będą zadowoleni, kręcąc kciukami, dopóki projekt nie osiągnie swojego celu. Budując strukturę podziału pracy (WBS) w fazie planowania projektu, możesz rozłożyć projekt na czynniki pierwsze, tak aby zrozumieli oni, w jaki sposób plan projektu będzie realizowany. Informowanie interesariuszy jest ważne, aby zarządzać ich oczekiwaniami i zapewnić, że są zadowoleni. Regularne spotkania, na których przedstawiasz raporty z postępu prac są świetnym sposobem na pokazanie im, że wszystko idzie do przodu zgodnie z planem i na rozwianie wszelkich pytań i wątpliwości jakie mogą mieć.

Jak ProjectManager.com Pomaga w planowaniu projektu

Oprogramowanie do planowania projektu jest narzędziem, które pomaga planować, organizować i zarządzać harmonogramem i zasobami potrzebnymi do ukończenia projektu. Jednym z najczęściej używanych narzędzi do zarządzania projektami jest Microsoft Project, ale ProjectManager.com jest jedną z najlepszych dostępnych alternatyw do planowania projektów. ProjectManager.com jest wielokrotnie nagradzanym oprogramowaniem do zarządzania projektami, które organizuje je od planowania do ukończenia. Zapisz się na bezpłatny 30-dniowy okres próbny i podążaj za nim, aby zbudować dokładny plan projektu, który obejmuje każdy szczegół.

Lista zadań do planu

Zadania są budulcem każdego projektu i początkiem każdego planu jest identyfikacja wszystkich zadań, które prowadzą do ostatecznego rezultatu.

Otwórz narzędzie, aby dodać swoje zadania do wykresu Gantta lub jednego z innych widoków projektu. Możesz zaimportować listę zadań z dowolnego arkusza kalkulacyjnego lub użyć jednego z naszych szablonów aby zacząć.

Dodaj czas trwania i koszty do zadań

Każde zadanie ma szacowany czas trwania, czyli czas jaki zajmie jego wykonanie. Będzie również wymagać pewnej ilości funduszy, które należy zebrać, aby sformułować plan.

Dodaj daty rozpoczęcia i zakończenia dla każdego zadania w Gantt, a one wypełnią oś czasu projektu, dzięki czemu możesz zobaczyć cały projekt w jednym miejscu. Jest tam również kolumna na koszty zadań.

Powiązanie zadań zależnych

Zadania nie zawsze są od siebie oddzielone. Często jedno nie może się rozpocząć lub zakończyć dopóki inne się nie rozpocznie lub nie zakończy. Nazywa się to zależnością między zadaniami i należy to odnotować w planie.

Połącz zależne zadania, przeciągając jedno do drugiego. Linia przerywana wskazuje, że są one połączone, dzięki czemu jesteś świadomy tego faktu i możesz uniknąć wąskich gardeł w dalszej części projektu.

Ustawianie kamieni milowych & Linia bazowa

Kamień milowy wskazuje koniec jednej fazy i początek drugiej, co pomaga w śledzeniu i morale. Linia bazowa wyznacza plan, dzięki czemu można go porównać z rzeczywistym postępem.

W Gantt znajduje się filtr, który automatycznie ustawia linię bazową, więc można go użyć do śledzenia rzeczywistego postępu względem planu. Linia bazowa może być również zablokowana za pomocą jednego kliknięcia.

Załączenie zespołu & Przydziel

Zgromadzenie zespołu i narzędzia to sposób w jaki plan projektu staje się rzeczywistością. Im łatwiejsze i płynne będzie to przejście, tym szybciej przystąpisz do pracy nad projektem.

Zaproś swój zespół z poziomu oprogramowania, a ono wygeneruje e-mail z linkiem. Po kliknięciu na ten link, zespół jest już zalogowany i ma dostęp do narzędzi, których potrzebuje do zarządzania swoimi zadaniami.

Monitoruj postępy & Raportuj interesariuszom

Śledzenie postępów i informowanie o nich interesariuszy to sposób na utrzymanie się na właściwej drodze i zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy.

Zobacz postępy w czasie rzeczywistym na naszym pulpicie nawigacyjnym, który oblicza dane i wyświetla je w sześciu metrykach projektu. Raporty mogą być filtrowane i udostępniane, co pozwala na głębsze wniknięcie w te liczby.

Dostosuj plan w razie potrzeby

Żaden plan nie pozostaje taki sam przez cały czas trwania projektu. Rzeczy się dzieją i wymagane są zmiany. Dlatego możliwość łatwej edycji planu jest kluczem do planowania projektu.

Edytuj swój plan na Gantcie poprzez proste przeciągnięcie i upuszczenie. Przenieś starą datę na nową i nie tylko to zadanie zostanie naprawione, ale wszystkie zadania, na które ma ono wpływ, zostaną automatycznie zaktualizowane.

ProjectManager.com jest wielokrotnie nagradzanym oprogramowaniem, które pomaga menedżerom planować i pomaga zespołom w organizacji. Wykresy Gantta kontrolują wszystkie aspekty planu projektu, od planowania po przydzielanie zadań, a nawet monitorowanie postępów. Wiele widoków projektu zapewnia przejrzystość przepływu pracy i daje każdemu narzędzia, których potrzebuje, aby być w najlepszej formie.

Gotowy, aby stworzyć swój plan? Wypróbuj ProjectManager.com już dziś, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za przygotowanie planu projektu i choć nie możesz sam wymyślać wszystkich treści, to będziesz tym, który będzie walił w klawisze, aby to wszystko napisać. Aby zaoszczędzić czas, korzystaj z szablonów, gdzie tylko możesz. Pobierz nasz darmowy szablon planu projektu i napisz swój plan w podwójnie szybkim czasie!

Jaki jest cel planu projektu?

Celem planu projektu jest służyć jako przewodnik dla faz realizacji i kontroli. Plan projektu dostarcza wszystkich informacji niezbędnych do fazy realizacji, takich jak cele projektu, zadania, zakres prac, kamienie milowe, ryzyko i zasoby. Następnie, informacje te pomagają kierownikom projektu monitorować i kontrolować postępy projektu.

Planujemy na początku, aby zaoszczędzić czas później. Dobry plan projektu oznacza, że nie musisz się martwić o to, czy uczestnicy projektu będą dostępni we właściwych terminach – ponieważ tak właśnie zaplanowałeś. Nie musisz się martwić o to, jak zapłacić za te faktury – bo zaplanowałeś proces finansowy. Nie musisz się martwić o to, czy wszyscy zgadzają się co do tego, jak wygląda wynik jakościowy – już zaplanowałeś, jakich mierników jakości będziesz używał.

Dobry plan projektu określa procesy, których wszyscy mają przestrzegać, dzięki czemu można uniknąć wielu bólów głowy w późniejszym czasie. Na przykład, jeśli określisz, że szacunki będą opracowywane przez ekspertów merytorycznych na podstawie ich osądu i zostanie to zatwierdzone, to później nikt nie będzie mógł narzekać, że chciał, abyś użył innej techniki szacowania. Od początku wiedzieli, jak to wygląda.

Planowanie usprawnia robienie.

Plany projektu są również bardzo pomocne w monitorowaniu postępów. Możesz do nich wrócić i sprawdzić, co i jak zamierzałeś zrobić, porównując to z tym, co faktycznie robisz. To daje ci dobrą kontrolę rzeczywistości i pozwala zmienić kurs, jeśli tego potrzebujesz, przywracając projekt na właściwe tory.

Narzędzia takie jak pulpity nawigacyjne mogą pomóc ci upewnić się, że twój projekt przebiega zgodnie z planem. ProjectManager.com posiada pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który aktualizuje się automatycznie za każdym razem, gdy zadania są aktualizowane.

Elementy planu projektu

Przedyskutowany już proces planowania projektu jedynie zarysowuje powierzchnię tego, co jest głęboką studnią praktyk stworzonych w celu kontrolowania projektu. Zaczynają się one od dialogu – rozmowy z interesariuszami, zespołami itp.

Wynikiem fazy planowania jest dokument zwany planem projektu. Przewodnik do Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fifth Edition mówi, że plan projektu składa się z wielu planów pomocniczych. Należą do nich:

• Plan zarządzania zasobami ludzkimi w zespole zarówno pod względem dostępności, jak i umiejętności
• Plan zarządzania kosztami i elementami budżetowania projektu, w tym wszelkimi zamówieniami lub angażowaniem dostawców, które możesz mieć
• Plan komunikacji określający, kto będzie otrzymywał wiadomości o projekcie, kiedy i w jakim formacie
• Plan postępowania z ryzykiem projektu, w tym procesy rejestrowania i śledzenia ryzyka
• Plan jakości, który określa cele jakościowe dla projektu

To dużo dokumentacji.

W rzeczywistości rzadko zdarza się, abyś tworzył je jako pojedyncze dokumenty. To, czego potrzebujesz, to plan projektu, który mówi o ważnych elementach każdego z nich. Nie ma sensu tworzyć dużego dokumentu, który dokładnie określa sposób działania firmy. Jeśli masz już ustrukturyzowany proces zarządzania ryzykiem, nie trać czasu na ponowne zapisywanie go w planie projektu.

Twój plan projektu musi zawierać wystarczającą ilość informacji, aby upewnić się, że wiesz dokładnie, jakie procesy i procedury muszą być przestrzegane i kto musi być zaangażowany. Uzyskaj zatwierdzenie planu projektu przez interesariuszy, sponsora projektu i swój zespół, aby później nie było żadnych niespodzianek.

Jak długo trwa faza planowania projektu?

Trudno na to odpowiedzieć. Zaplanowanie lądowania na księżycu zajmie więcej czasu niż nowa aplikacja randkowa.

Najlepszym sposobem na oszacowanie, jak długo potrwa faza planowania projektu, jest przyjrzenie się podobnym projektom, które miały miejsce wcześniej, i sprawdzenie, ile czasu zajęło im planowanie. Porozmawiaj również z kierownikiem projektu, jeśli możesz, ponieważ będzie on miał pogląd na to, czy ta długość czasu była wystarczająca, czy nie!

Łatwo jest zobaczyć, jak długo trwały inne projekty, jeśli masz narzędzie do zarządzania projektami, które archiwizuje stare harmonogramy projektów i udostępnia dane wszystkim, którzy ich potrzebują. Możesz wtedy wyszukać podobne projekty i szczegółowo przestudiować ich harmonogramy.

Techniki dla planów projektu

Plan projektu polega na ustaleniu, co i jak zrobić, więc musisz zaangażować w niego wiele osób. Istnieje kilka dobrych narzędzi i technik pozyskiwania informacji od innych ludzi, w tym:

• Warsztaty
• Spotkania indywidualne lub wywiady
• Sondaże lub grupy fokusowe klientów w celu zebrania i potwierdzenia wymagań.

Powinieneś również uzbroić się w narzędzie do zarządzania zadaniami, takie jak lista lub tablica kanban. Są one niezwykle przydatne do notowania ważnych rzeczy, które powinny znaleźć się w Twoim planie projektu. Oprogramowanie tablicy kanban może pomóc ustrukturyzować twój plan, zapisując kluczowe nagłówki, a następnie przesuwając je w razie potrzeby, aż do uzyskania przepływu, który wygląda dobrze.

Wreszcie, będziesz potrzebował systemu zarządzania projektem online, aby przechowywać swój plan. Upewnij się, że każdy w zespole ma dostęp do najnowszej wersji planu projektu.

Jak zarządzać swoim planem projektu

Twój plan projektu nie jest dokumentem zapisanym w kamieniu. Powinieneś do niego wracać i wprowadzać w nim zmiany tak często, jak tego potrzebujesz. Jego części, takie jak harmonogram projektu, będą się zmieniać niemal codziennie. Inne części, takie jak plany zamówień i procesy zarządzania kosztami, nie zmienią się w ogóle w trakcie trwania projektu.

Ważną rzeczą do zapamiętania jest to, że jeśli plan nie działa dla Ciebie, zastanów się, co możesz zrobić, aby go zmienić. Jest on po to, aby kierować zarządzaniem projektem, a nie ograniczać Cię w robieniu właściwych rzeczy. Jeśli musisz zrewidować sposób zarządzania zasobami projektu, to wróć do niego i zrewiduj go. Dokonaj potrzebnych zmian, uzyskaj ponowne zatwierdzenie planu i podziel się nim z zespołem.

Jak planować, kiedy nie masz wszystkich odpowiedzi

Tak, to się zdarza – przez większość czasu! Rzadko się zdarza, aby mieć wszystkie informacje na początku projektu. Większość menedżerów chce, abyś się zanurzył i zaczął, ale możesz nie mieć luksusu poznania wszystkich szczegółów.

Nie szkodzi; mamy techniki, które pomogą Ci poradzić sobie z niepewnością.

Pierwszą z nich są założenia projektowe. Używasz ich, aby umieścić zastrzeżenia na swoim planie i udokumentować rzeczy, które zakładasz, że są prawdziwe w tym momencie. Na przykład:

• Zakładamy, że zasoby będą dostępne.
• Zakładamy, że wymagane finansowanie jest dostępne.
• Zakładamy, że żądane kolory będą zgodne z marką firmy i że nie jest wymagana zgoda działu marketingu.

Zrozumiałe. Następnie, jeśli zespół projektowy wraca i mówi, że chce, aby produkt był całkowicie nowa paleta kolorów i że Marketing musi to zatwierdzić, jesteś uzasadnione, aby powiedzieć, że trzeba będzie zmienić ramy czasowe w harmonogramie, aby to możliwe.

Planowałeś w oparciu o założenie (na które wszyscy się zgodzili, ponieważ otrzymałeś zatwierdzony dokument) i to założenie okazało się nie być prawdziwe.

Następne kroki w planowaniu projektu

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że nie powinieneś się spieszyć z planowaniem projektu. Prawidłowe planowanie projektu wymaga czasu. I warto to zrobić, ponieważ jeśli tego nie zrobisz, gwarantujemy, że później będziesz miał problemy, ponieważ ludzie nie będą rozumieć, co mają robić i dlaczego.

Dobre planowanie nastawia Cię na sukces. Daje Ci pewność, że masz wszystkie procesy, narzędzia i systemy na miejscu, aby osiągnąć doskonały rezultat.

Teraz, gdy już dowiedziałeś się wszystkiego o planowaniu projektu, czas podjąć działania. Zapisz się na bezpłatny 30-dniowy okres próbny ProjectManager.com i zacznij planować swój projekt już dziś!

Start My Free Trial

Mój darmowy test!