Dowiedz się, jak prowadzić skuteczne spotkania, stosując się do naszych czterech faz i jak radzić sobie z trudnymi członkami organizacji.

• Czym są skuteczne spotkania?

• Dlaczego potrzebujesz efektywnych spotkań?

• Jak prowadzić efektywne spotkania?

• Wskazówki jak radzić sobie z trudnymi członkami organizacji

Czym są efektywne spotkania?

Czasami wydaje się, że ciągle się spotykamy. Mamy nasze regularne comiesięczne spotkania organizacyjne, specjalne spotkania grupy zadaniowej, aby pracować nad pilnymi działaniami i spotkania komitetu dla projektów, których podjęła się nasza grupa. Spotkania pochłaniają tak wiele naszego czasu, ponieważ są sposobem, w jaki podejmujemy decyzje, planujemy nasze działania i posuwamy się naprzód w pracy, którą wykonujemy.

Ale jak wielu z nas nienawidzi spotkań? Wszyscy mamy wspomnienia ze spotkań (może nawet z wczorajszego spotkania komisji), które wydają się trwać wiecznie i nigdy nie podejmuje się na nich żadnych decyzji. Ktoś ciągle przerywał i przenosił wszystkich poza porządek obrad, przewodnicząca miała zbyt wiele własnych opinii, spotkanie przeciągało się w czasie, a kiedy się skończyło, wszyscy poszli do domu zmęczeni i niezadowoleni.

Choć nie ma magicznej różdżki, która sprawi, że każde spotkanie będzie bardziej efektywne, spotkania mogą naprawdę pomóc w podejmowaniu decyzji i planowaniu. Nie muszą być bolesne. Mogą być nawet zabawne. Możesz nauczyć się, jak sprawić, by spotkania były zarówno użyteczne, jak i przyjemne dla wszystkich uczestników. Efektywne spotkania pomogą Twojej grupie osiągnąć jej cele.

Dlaczego potrzebujesz efektywnych spotkań?

Czy wiesz, że sposób zarządzania i prowadzenia spotkań jest jednym z największych „czynników ryzyka” dla uczestnictwa i inwestycji członków w Twojej organizacji? Wszystkie elementy spotkania są ważne – planowanie (zwłaszcza przemyślenie agendy i celów), logistyka oraz umiejętności i zasady prowadzenia spotkania. Wszystkie te części mają wpływ na uczestnictwo i zaangażowanie członków.

Na każdą „fazę” należy zwrócić uwagę i potraktować ją poważnie, ponieważ dobre zarządzanie spotkaniem jest krytycznie powiązane z uczestnictwem. To właśnie dzięki spotkaniom grupa jest lub nie jest w stanie załatwić sprawy, rozwiązać problemy, zarządzać sobą w sposób, który promuje integrację i bezpieczeństwo oraz tworzy poczucie wspólnoty.

Jak prowadzić efektywne spotkanie?

Prowadzenie lub przewodniczenie spotkaniu oznacza coś więcej niż tylko wprowadzenie grupy do porządku obrad. Kiedy przewodniczysz spotkaniu, jesteś odpowiedzialny za dobre samopoczucie grupy i jej członków. Wymaga to poświęcenia pewnej ilości uwagi „dynamice grupy” i innym kwestiom związanym z procesem. Wszystkie te „delikatne sprawy” są ważne!

Pamiętaj: Prowadzenie spotkań to umiejętność, a nie coś, z czym się rodzisz, wiedząc, jak to robić. Tak jak z każdą inną umiejętnością, z praktyką staniesz się lepszy – i bardziej pewny siebie!

Gdy ktoś mówi: „Dobra robota. To było dobre spotkanie”, co tak naprawdę mają na myśli? Naprawdę dobre spotkanie ma miejsce wtedy, gdy zwraca się uwagę na cztery fazy zarządzania spotkaniem:

• Planowanie spotkania (Agenda i cele)
• Ustawienie spotkania (Logistyka)
• Prowadzenie spotkania (Przewodniczenie/Facilitating)
• Dalsze działania (Po zakończeniu spotkania…))

Faza 1: Planowanie spotkania

Jeśli zwrócisz uwagę na planowanie spotkania, możesz uniknąć „zabójców spotkań” takich jak:

• Marnowanie czasu spotkania
• Marnowanie czasu ludzi
• Nudne spotkania, które prowadzą donikąd
• Spotkania dla samego spotkania

Zdecyduj o celu spotkania

Czy jest nim zmiana regulaminu, zaplanowanie rekrutacji wolontariuszy, czy coś innego? Brak jasnego celu? Spotkanie może być nudne i bezcelowe! Wymyśl jasny cel, a agenda stanie się twoją mapą drogową do osiągnięcia tego celu.

Odrób pracę domową!

Jeśli potrzebujesz informacji lub badań na spotkanie, lepiej zrób to przed rozpoczęciem spotkania. Co się dzieje, gdy pojawiasz się na spotkaniu, na którym brakuje ważnych informacji? Zazwyczaj jest to wielka strata czasu!

Decyduj kto musi tam być

Jeśli pracujesz nad kampanią billboardową, czy całe członkostwo musi uczestniczyć, czy tylko Komitet Billboardowy? Pomyśl zanim wyślesz te zawiadomienia o spotkaniu!!! Kiedy ludzie przychodzą na spotkanie, na którym nie zależy im na porządku obrad, zgadnij co? Zazwyczaj nie wracają!

Planuj z innymi

To jest świetny sposób, aby rozwinąć nowych liderów i sprawić, aby inni ludzie byli bardziej zaangażowani w pracę twojej grupy! Po prostu zbierz trzech lub czterech zainteresowanych ludzi i ustalcie porządek obrad – nie zajmie to więcej niż godzinę!

I najważniejsze…

Dobry porządek obrad się liczy!

Wyszczególnij ilość czasu, jaką planujesz na każdy punkt. Jeśli ktoś inny niż ty będzie prezentował jakąś część porządku obrad, również to wypisz i roześlij przynajmniej na tydzień przed czasem. Członkowie każdej grupy powinni wiedzieć, co mają robić!

Jeśli agenda jest twoją mapą drogową, to upewnij się, że ma wszystkie przystanki wymienione na niej, bez zbyt wielu niepotrzebnych wycieczek bocznych. Niech każdy wie, co będzie omawiane; nie trzymaj tego w tajemnicy!

Faza 2: Ustawianie spotkania

Zacznij i zakończ na czas

To brak szacunku dla czasu członków i największy powód do zrażenia! Jeśli musisz zacząć późno, bo tylko trzy osoby są w pokoju, kiedy masz zacząć, przynajmniej przeproś! Jeszcze lepiej, wejdź w nawyk zaczynania na czas, nawet jeśli w pokoju są tylko trzy osoby. Słowo będzie się rozchodzić i w końcu ludzie przyjdą na czas lub nie przyjdą wcale. Jeśli ludzie będą się spóźniać lub nie będą się w ogóle pojawiać, może to być wskazówka do zmiany czasu spotkania, lub wzoru spotkania, lub obu tych rzeczy.

Zapisz ich

Arkusze wpisowe robią więcej niż tylko mówią ci kto przyszedł. Pomagają również uaktualnić listę członków i podają nazwiska do drzewek telefonicznych. Pamiętaj, aby podać imię i nazwisko, organizację, adres i numer telefonu!

Zrób wszystko, aby wszystkim było wygodnie

Miejsca spotkań powinny być wygodne i komfortowe. Pokój powinien być centralnie położony i mieć odpowiedni rozmiar do wielkości grupy. Przyjdź tam wcześniej, aby się przygotować i postaraj się wykorzystać przestrzeń, w której można zrobić koło, a nie siedzieć w rzędach, jak w audytorium. Jeśli miejsce spotkania jest trudno dostępne dla seniorów lub innych osób, postaraj się zorganizować transport lub być może ochotniczą usługę „eskorty” (świetny projekt dla nastolatków/seniorów!).

Wszystko pracuje i nie ma zabawy nie jest dobre!

Prowadź nieformalny czas przed i po spotkaniu dla ludzi, aby porozmawiać i nawiązać kontakty towarzyskie. To ważny powód, dla którego ludzie dołączają do twojej grupy, i to właśnie tam możesz rekrutować wolontariuszy. Pamiętaj, że czasami „spotkanie po spotkaniu” jest tym, gdzie ludzie przywiązują się do grupy – a także zdobywają swoje najlepsze pomysły, które mogą przynieść na następne spotkanie!

Systematyczny cykl

Jeśli masz regularny cykl spotkań, ludzie zaczną zapisywać datę (np. pierwszy poniedziałek miesiąca); ale nie organizuj spotkania tylko po to, aby się spotkać! Zawsze miej jasny cel albo nie organizuj spotkania.

Faza 3: Prowadzenie spotkania

Bycie przewodniczącym spotkania to więcej niż jedno zadanie; to wiele zadań w jednym. Jeśli weźmiesz to od góry, twoja praca jako przewodniczącego oznacza, że do ciebie należy:

Wprowadzanie

Obejmuje to nakłonienie wszystkich do przedstawienia się, jak również przedstawienie siebie i swojej roli. Jeśli masz specjalnego mówcę, jego lub jej wprowadzenie jest również Twoim zadaniem.

Nie zapomnij jak dobre mogą być lodołamacze, aby rozluźnić wszystkich! Lodołamacz to coś krótkiego na początku spotkania, co pomaga ludziom poznać się nawzajem lub wydobyć jakąś ważną informację w zabawny lub interesujący sposób. Na przykład, Twoja grupa może zorganizować „Polowanie na padlinożerców”, podczas którego ludzie „wyszukują” informacje o sobie nawzajem.

Uzgodnienie porządku obrad i zasad

Pamiętaj, że jest to spotkanie wszystkich uczestników, więc każdy musi „wkupić się” w porządek obrad. Przed rozpoczęciem spotkania możesz poprosić o opinie na temat porządku obrad. Zasady takie jak „nie przerywać” itp. mogą być również pomocne, jeśli masz w domu potencjalnych „zakłócaczy”.

Utrzymaj dyskusję na właściwym torze

Jeśli ktoś odbiega od agendy lub mówi zbyt długo, wciągnij go z powrotem! Bądź delikatny, ale stanowczy: ludzie szanują spotkania, które są dobrze prowadzone i zbyt dobrze pamiętają spotkania, na których pozwalano komuś mówić bez końca.

Uważaj na czas!

Pamiętaj o rozpoczynaniu i kończeniu! Przestrzegaj limitów czasowych agendy. Jeśli wydaje się, że grupa chce przekroczyć ustalony czas na jakąś sprawę, poproś o zgodę wszystkich członków. Stwierdzenie takie jak: „Wykorzystaliśmy już nasz czas przeznaczony na to zagadnienie. Czy każdy chciałby kontynuować ten temat przez kolejne dziesięć minut, czy też przejdziemy do następnego punktu porządku obrad?” może być dobrym sposobem na wyczucie pulsu grupy w tej sprawie.

Podsumuj to, co usłyszysz

Podsumuj każdy punkt porządku obrad, podsumowując na głos wszelkie wnioski. Następnie przejdź dalej, kiedy nikt nie ma nic przeciwko lub wszyscy się zgadzają.

Zachęcaj do uczestnictwa

Jeśli zwykle cicha osoba mówi, okaż swoje uznanie. Postaraj się wciągnąć wszystkich do dyskusji, a nie tylko pozwolić mówić zwykłym podejrzanym!

Mądrze wykorzystaj siłę swojej pozycji

Uważaj na to, co mówisz, jak i ile mówisz! Nie opowiadaj się po żadnej ze stron i bądź uczciwy wobec wszystkich.

Rozwijaj nowych liderów, przekazując im młotek

Spróbuj rotacji odpowiedzialności za przewodniczenie. Jedynym sposobem, w jaki inni będą się uczyć, jest obserwowanie Ciebie, a następnie działanie.

Kilka wskazówek dotyczących zarządzania ludźmi na spotkaniu:

• Miej poczucie humoru i nie nastawiaj się defensywnie
• Używaj pytań otwartych, które wymagają od ludzi czegoś więcej niż tylko „tak” lub „nie”
• Rozglądaj się po sali i wypatruj oznak, że powinieneś zwolnić lub przyspieszyć

Faza 4: Kontynuacja spotkania

Tylko dlatego, że spotkanie dobiegło końca, nie oznacza to, że Twoja praca została wykonana! Aby skutecznie kontynuować działania po spotkaniu, będziesz musiał:

Zebrać informacje zwrotne od grupy

Będziesz chciał zebrać informacje o tym, jak uczestnicy czuli się na spotkaniu, co można poprawić, itp. Możesz nie chcieć robić tego na każdym spotkaniu, ale przynajmniej raz na jakiś czas; upewniając się, że ludzie mają jasno określone zadania, ustalając lub potwierdzając datę następnego spotkania i maksymalizując możliwości dla ludzi, aby pozostali w pobliżu i rozmawiali po spotkaniu (co jest bardzo ważne).

Wykonaj telefony uzupełniające

Przewodniczący lub wyznaczona osoba może chcieć wykonać telefony uzupełniające, wysłać korespondencję uzupełniającą i/lub podjąć jakieś działania uzupełniające. Te działania po spotkaniu często służą jako spoiwo, które trzyma grupę razem.

Podsumowanie spotkania

Pomocne jest posiadanie listy podjętych decyzji, wraz z dalszymi działaniami. Formalne protokoły są cenne dla wielu (nie wszystkich) organizacji – zawierają one ogłoszenia, informacje itp., które są ważne, aby o nich poinformować, nawet jeśli nie są „decyzjami”. „

Pisanie protokołów może być nudne, podobnie jak ich czytanie. Ale jest to część pracy, którą podjął się sekretarz.

Kilka alternatyw może obejmować:

• Poproś ochotnika, aby zrobił podsumowanie spotkania, oprócz protokołu
• Poproś, aby protokół był bardziej jak historia niż formalny raport typu rzymsko-liczbowego. Umieść również podjęte decyzje pogrubioną czcionką lub ALL CAPS, aby się wyróżniały. To samo tyczy się dalszych działań.

Wskazówki dotyczące postępowania z trudnymi członkami

Interwencje

Interwencje są technikami do wykorzystania, gdy masz do czynienia z zakłóceniami lub problemami podczas spotkań. Mogą być stosowane oddzielnie, ale zazwyczaj są bardziej skuteczne, gdy są stosowane w połączeniu. Interwencje starają się być niskie na skali konfrontacji, ale nadal są skuteczne w opanowaniu osób zakłócających spotkanie.

• Poproś grupę o podjęcie decyzji:
  • Jeśli ktoś odmawia trzymania się porządku obrad, ciągle podnosi ten sam punkt, kwestionuje sposób prowadzenia spotkania, itp.
• Stosuj agendę i podstawowe zasady:
  • Jeśli ktoś ciągle odchodzi od agendy, prowadzi poboczne rozmowy przez całe spotkanie, atakuje słownie innych, itp.
• Bądź szczery: powiedz, co się dzieje:
  • Jeśli ktoś próbuje cię zastraszyć, czujesz się zdenerwowany i osłabiony, musisz skorzystać z pomocy grupy, itp.
• Użyj humoru:
  • Jeśli w pomieszczeniu panuje duże napięcie, ludzie są oporni na bycie na spotkaniu, boją się/nieśmiało uczestniczą w nim, jesteś postrzegany jako outsider, itp.
• Zaakceptuj, załatw, lub odraczaj:
  • Jeśli ktoś ciągle wyraża wątpliwości, czy uda mu się cokolwiek osiągnąć, jest zgorzkniały i odrzuca każdą sugestię, w kółko podnosi ten sam punkt, ma problemy z władzą, itp. Oznacza to: PRZYJĄĆ, że to, co mówi, jest prawdą, nie ignorować tego; ROZWIĄZAĆ to od razu na miejscu, poświęcając na to trochę czasu, lub ODROCZYĆ to do grupy w celu podjęcia decyzji, co robić. Zobacz również punkty G i H poniżej.
• Używaj mowy ciała (jeśli to możliwe):
  • Aby uciszyć rozmowy poboczne, pomóc cichym osobom uczestniczyć, przekierować uwagę, itp. Możesz wiele powiedzieć nawiązując kontakt wzrokowy, uśmiechając się (lub nie uśmiechając), lub zmieniając pozycję siedzącą.
• Zrób sobie przerwę: Konfrontacja z osobami zakłócającymi przebieg spotkania poza salą konferencyjną:
  • Gdy mniej konfrontacyjne taktyki nie przyniosły rezultatów, ktoś wciąż werbalnie atakuje innych uczestników, tasuje papiery, prowadzi rozmowy na boku lub odcina się od ludzi. Możesz zająć się tym problemem poza salą, w naturalnie pojawiającej się przerwie w działaniu.
• Konfrontacja w sali:
  • Jeśli jest to właściwe i nie spowoduje reakcji zwrotnej, jeśli grupa cię poprze, jeśli próbowałeś już mniej konfrontacyjnych taktyk, itp.

Prewencje

Prewencje to techniki, które mogą pomóc Ci uniknąć zakłóceń od samego początku. Jeśli zastosujesz te „środki zapobiegawcze” od początku spotkania, powinieneś trzymać zakłócenia z daleka.

• Słuchaj, aby zrozumieć
  • Nie tylko udawaj, że słuchasz tego, co ktoś mówi. Ludzie potrafią rozpoznać, kiedy nie zwracasz uwagi. Słuchaj uważnie, aby zrozumieć, o co chodzi mówcy, i powtórz te kwestie na głos, jeśli nie jesteś pewien.
• Pozostań w swojej roli
  • Nie możesz być jednocześnie uczestnikiem i przewodniczącym zebrania. Kiedy zacierasz granice, ryzykujesz, że zrazisz do siebie uczestników, wywołasz niechęć i stracisz kontrolę nad spotkaniem. Oferuj strategie, zasoby i pomysły – ale nie bezpośrednie opinie.
  • Pamiętaj: „Przewodniczący” nie oznacza „uczestnik”. Jeśli jesteś pasjonatem jakiejś kwestii z porządku obrad i chcesz zabrać głos, umów się PRZED spotkaniem, że ktoś inny będzie przewodniczył tej sekcji.
• Nie bądź defensywny
  • Jeśli zostaniesz zaatakowany, skrytykowany itp. zrób „krok do tyłu”. Pomyśl o tym, co zostało powiedziane, zanim odpowiesz. Kiedy staniesz się defensywny, ryzykujesz utratę szacunku i zaufania grupy i możesz pogorszyć sytuację.

Podsumowanie

Teraz masz klucze do planowania i prowadzenia efektywnych spotkań w swojej organizacji. Dobre spotkanie, które jest dobrze przygotowane, skoncentrowane i przeprowadzone efektywnie może sprawić, że Twoja organizacja stanie się organizacją wysokiej jakości, natomiast takie, które jest źle zaplanowane lub prowadzone spowoduje wiele trudności dla Twojej grupy.