To początek Twojego Projektu. Świetnym sposobem na nadanie tonu – i wykonanie pracy – jest zorganizowanie spotkania otwierającego.

Spotkanie otwierające projekt jest jedną z tych rzeczy, które łatwo zrobić… ale trudno zrobić to dobrze. Na pierwszy rzut oka, wszystko co musisz zrobić, to zebrać swój zespół i przeprowadzić spotkanie. Proste.

Ale czy tak jest?

Jest wiele rzeczy, które możesz osiągnąć na spotkaniu otwierającym projekt, a Twoim pierwszym zadaniem jest określenie priorytetów:

• Co musisz osiągnąć?
• Na których zadaniach się skupisz?
• Jakie tematy będziesz omawiał?
• Jakie aspekty Zarządzania Projektem będziesz poruszał?
• I jak poprowadzisz spotkanie?

Te pytania są ważne i to właśnie na nie odpowiemy w tym artykule.

Trzy życia spotkania rozpoczynającego projekt

Spotkania rozpoczynające projekt są istotną częścią etapu definiowania projektu. Mają one trzy życia:

1. Przed spotkaniem
2. Podczas spotkania
3. Po spotkaniu

Jeśli chcesz je dobrze przeprowadzić, musisz zająć się wszystkimi trzema.

Przed spotkaniem inauguracyjnym

Na etapie przygotowań tworzysz podstawy udanego spotkania inauguracyjnego. Mam nadzieję, że nie trzeba mówić, że musisz:

• zaplanować je
• znaleźć miejsce
• zaprosić swój zespół

Gdzie, kiedy, kto… i dlaczego?

Ale być może nie tak oczywista jest potrzeba dokładnego rozważenia pytań kiedy, gdzie i kto. Jeśli dostaniesz je na miejscu, może to zrobić wielką różnicę. Jednak pomyłka w którymkolwiek z tych elementów może negatywnie wpłynąć na cały projekt.

Zatem, zanim zaczniesz myśleć o tym, gdzie, kiedy i kto, zacznij od pytania „dlaczego?”, czyli jaki jest cel Twojego spotkania?

Tak, wiem, że ma ono rozpocząć projekt. Ale jakie są rzeczy, które naprawdę mają znaczenie w rozpoczęciu tego projektu?

Nie możesz zrobić wszystkiego na jednym spotkaniu

Możemy łatwo stworzyć długą listę rzeczy, które możesz osiągnąć na spotkaniu rozpoczynającym projekt. Ale nie ma możliwości, abyś osiągnął je wszystkie. Przykłady obejmują:

• zapoznanie/zorientowanie
• zarządzanie ryzykiem
• identyfikacja interesariuszy
• budowanie zespołu
• generowanie pomysłów
• zespół-pracy
• skopowanie
• planowanie
• i tak dalej…

Ale nie ma możliwości, abyś zrobił to wszystko. Musisz ustalić priorytety i określić, co jest najważniejsze. Pomoże Ci to znaleźć odpowiedni czas, miejsce i frekwencję.

Jednakże, ponieważ jest to spotkanie rozpoczynające projekt, domyślnie powinieneś zaprosić cały zespół (w tym czasie).

Zainteresowane strony czy brak zainteresowanych stron na spotkaniu rozpoczynającym projekt?

To ważne pytanie. Obecność interesariuszy spoza Twojego zespołu projektowego zmieni charakter i dynamikę spotkania rozpoczynającego projekt.

Zwracają oni uwagę na użytkowników tego, co będziesz dostarczał, a zatem na to, co jest przedmiotem Twojego projektu, a nie na to, jak jest on realizowany.

Oba podejścia sprawdzają się, ale musisz dokonać świadomego wyboru, którego chcesz. Oczywiście, nie ma reguły, która mówi, że nie można mieć jednego z każdego – z bardzo różnymi agendami.

Jednakże rodzi to kolejne pytanie: w jakiej kolejności?

1. Spotkanie inauguracyjne zespołu Pierwsze spotkanie pozwala przedstawić projekt zespołowi, a zespół sobie nawzajem. Pomoże to zespołowi przygotować się do spotkania inauguracyjnego z interesariuszami i jak najlepiej wykorzystać ten czas.
2. Spotkanie inauguracyjne z interesariuszami jako pierwsze pozwoli skupić się na nich, a następnie wykorzystać to, czego wszyscy dowiecie się na tym spotkaniu jako cenny wkład w spotkanie inauguracyjne z zespołem projektowym.

Jak

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie, w jaki sposób przeprowadzisz spotkanie. Jakie elementy Twojej agendy są najważniejsze? I jak poprowadzisz spotkanie w każdym z tych punktów, aby uzyskać najlepsze rezultaty? Zawsze mądrze jest mieszać różne formaty i style. Na przykład, można przeprowadzić krótką prezentację dotyczącą kontekstu i ułatwioną dyskusję na temat celów. Możesz też zorganizować sesję przy tablicy, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat ryzyka, a następnie przeprowadzić rundę dla wszystkich, aby przedstawić swoje pomysły na temat kluczowych czynników sukcesu.

Przygotuj się szczegółowo, rozmawiając z ludźmi z wyprzedzeniem. I upewnij się, że jeśli w spotkaniu wezmą udział osoby, których nie znasz, poznasz ich imiona i dowiesz się co nieco o każdej z nich. Nie zapomnij też o przygotowaniu istotnych drobiazgów, takich jak wyposażenie sali i poczęstunek.

Podczas spotkania rozpoczynającego projekt

Duże pchły mają na grzbiecie małe pchły, które je gryzą;
A małe pchły mają mniejsze pchły,
I tak dalej, ad infinitum.

Augustus De Morgan, z książki A Budget of Paradoxes, 1872,

Ponownie, pomocne jest myślenie o spotkaniu rozpoczynającym projekt jako mającym trzy odrębne fazy:

1. Otwarcie
2. S meritum spotkania
3. Zamknięcie

Otwarcie Twojego spotkania inaugurującego projekt

Cel tego etapu jest prosty: sprawić, aby wszyscy czuli się komfortowo i byli gotowi do wniesienia swojego wkładu. Otwierając spotkanie, masz dwa podstawowe cele:

1. Tworzenie więzi społecznej z i pomiędzy ludźmi, którzy są obecni
2. Ustalenie, dlaczego wszyscy tu jesteśmy

Więź społeczna

Poważnym błędem jest spieszyć się do „biznesu” i zaniedbać społeczne aspekty spotkania. Ludzie są zwierzętami społecznymi. Wyznacz więc czas na powitanie i przedstawienie członków zespołu. Możesz to zrobić w czasie, gdy ludzie będą zbierać się i siadać przy poczęstunku.

Powód dlaczego

Ale oprócz tego, że ludzie czują się mile widziani i poznają się nawzajem, jest jeszcze jeden krytyczny element tego etapu spotkania inauguracyjnego. Ludzie muszą wiedzieć, dlaczego tu są i co się dzieje. Przedstaw kontekst projektu w ogóle, a tego spotkania w szczególności. Może to być idealna rola dla Twojego sponsora projektu, dyrektora lub klienta.

Spis treści Twojego spotkania otwierającego projekt

Teraz wszyscy są gotowi do uczestnictwa, możesz przejść do meritum spotkania. Jest tak wiele rzeczy, które możesz tutaj zrobić. Dlatego właśnie etap planowania był tak ważny. Jeśli spróbujesz zrobić wszystko, co możesz zrobić, twoje spotkanie będzie długie, rozwlekłe, nieukierunkowane i wyczerpujące dla twojego zespołu. Jeśli wybrałeś swoje priorytety i zaplanowałeś, jak zajmiesz się każdym z nich, to jesteś gotowy.

Twoja rola w prowadzeniu spotkania inauguracyjnego

Twoją rolą na spotkaniu jest ułatwienie procesu i stuprocentowa obecność dla wszystkich. Często oznacza to poproszenie innych osób o przyjęcie określonych ról, abyś miał czas i umysł na słuchanie, myślenie i reagowanie na to, co dzieje się w sali.

Jeśli starasz się robić notatki, organizować poczęstunek, obsługiwać technologię AV i wykonywać mnóstwo innych ważnych, ale łatwych do podzielenia się zadań, ograniczasz swoją zdolność do robienia tego, co jest dla Ciebie najważniejsze do zrobienia.

A mówiąc „co jest dla Ciebie najważniejsze do zrobienia” mam na myśli: „to, co jest dla Ciebie najważniejsze do zrobienia”. mam na myśli:

• Budowanie relacji ze swoim zespołem
• Wykrywanie problemów i ich odzwierciedlanie
• Utrzymywanie spotkania w temacie
• … a jednocześnie bycie elastycznym, aby dostosować się do ważnych zmian
• Osiągnięcie tego, czego potrzebujesz, do końca

Lista kontrolna, którą możesz pobrać poniżej, zawiera listę rzeczy, które należy rozważyć w odniesieniu do istoty spotkania inauguracyjnego. Dzielą się one na dwie szerokie kategorie:

1. Rozwój projektu
   Są to takie rzeczy jak określenie zakresu, identyfikacja ryzyka lub myślenie o interesariuszach.7
2. Ustalanie praktyk zespołowych
   To są rzeczy, które definiują procesy, wprowadzają narzędzia lub ustalają oczekiwania, zgodnie z którymi zespół będzie pracował.

Zamknięcie Spotkania Rozpoczynającegooff Meeting

So, zrobiłeś już wszystko i spotkanie dobiega końca. Co teraz?

Zamknij spotkanie inauguracyjne w takim samym stylu, w jakim je rozpocząłeś:

• Oferuj odpowiedź na wszelkie pozostałe pytania
• Zapowiedz, czego ludzie mogą się spodziewać w następnej kolejności
• I, krytycznie, podziękuj im za ich obecność i uczestnictwo

Po spotkaniu inauguracyjnym

Jeśli dobrze przeprowadziłeś spotkanie inauguracyjne, będzie wiele do zrobienia po nim. A jeśli nie, to prawdopodobnie będzie jeszcze więcej do zrobienia!

Zostawię scenariusz ratunkowy na inny czas. Zamiast tego, skupmy się na kontynuacji dobrego spotkania.

Dziękuję

Pierwsze rzeczy po pierwsze. Zawsze dziękuj w sposób szczery i motywujący.

Dalsza kontynuacja

Po podziękowaniu najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest zrobienie tego, co powiedziałeś, że zrobisz podczas spotkania. I nie chodzi tu tylko o dobrą etykietę spotkań. Chodzi o nadanie tonu i kultury całemu projektowi.

Zawsze kontynuuj swoje spotkania #projekt z autentycznym i motywującym podziękowaniem. Click To Tweet

Może się okazać, że będziesz musiał nawiązać kontakt jeden na jeden z niektórymi osobami, lub po prostu wysłać kilka niezbędnych materiałów. Ale mam jeden absolutnie 'top-tip' jak wysłać dużą ilość notatek ze spotkań w sposób, który sprawi, że ludzie faktycznie je przeczytają, i w sposób, który będzie miał duży wpływ. Jeśli zapiszesz się na poniższą Listę Kontrolną Spotkań Rozpoczynających Projekt, przekażę Ci tę wskazówkę w wiadomości e-mail.

Kluczowe jest to, że musisz trzymać ludzi za ich zobowiązania. Mamy dwa filmy, które naprawdę mogą Ci w tym pomóc:

1. Działania na spotkaniu: How to Get People to Do Them
2. How to Get People to Do What You Ask Them to Do?

Komunikacja

Twoje spotkanie rozpoczynające projekt jest przede wszystkim ćwiczeniem z komunikacji. Nie zmarnuj więc dobrej woli, którą zbudowałeś na spotkaniu. Po spotkaniu przekaż wszystkie cenne informacje osobom, które mogą z nich skorzystać. Obejmuje to:

• Twojego sponsora, klienta lub szefa
• Radę Projektu lub Grupę Sterującą
• Twoich interesariuszy (tych, których tam nie było)

Tworzenie solidnej definicji projektu

Spotkania inauguracyjne są jedną z części etapu definiowania projektu. Może spodoba Ci się nasz Zestaw do Definiowania Projektu dla Kierownika Projektu – innowacyjny kurs i zestaw zasobów, dzięki którym możesz zebrać zlepek pomysłów, potrzeb i próśb i przekształcić go w dobrze zdefiniowany projekt.

Jakie są Twoje wskazówki dotyczące spotkania otwierającego projekt?