„Ludzie bardzo narzekają na spotkania. Niestety nie odkryłem jeszcze bardziej wydajnego sposobu dzielenia się wiedzą niż spotkanie twarzą w twarz. To, co moim zdaniem faktycznie przeszkadza ludziom, to złe spotkania”
– David Lynch, Engineering Manager w Intercom
Spis treści
1 ………. Wprowadzenie: problem z dużymi spotkaniami
2 ………. 5 kluczowych powodów, dla których warto organizować spotkania 1 na 1 z pracownikami
3 ………. Jaki jest cel spotkań 1 na 1?
4 ………. Najczęstsze błędne przekonania na temat spotkań 1 na 1
5 ………. Kącik menedżera: pytania do spotkań 1 na 1 z pracownikiem
6 ………. Jeśli chcesz mieć efektywne spotkania 1 na 1, nie…
7 ………. Kącik pracownika: pytania do spotkań 1 na 1 z menedżerem
8 ………. Zasoby: szablon spotkania 1 na 1 wraz z wytycznymi
9 ………. Właściwie przeprowadzone spotkania 1 na 1: długoterminowe korzyści
10 ………. Leapsome daje menedżerom możliwość prowadzenia efektywnych spotkań
11 ………. Do Państwa dyspozycji & następne kroki
12 ………. Dalsze zasoby
„Spotkania jeden na jeden są najpotężniejszą rzeczą, jaką wiemy, że menedżer może zrobić, aby poprawić swoje relacje z bezpośrednimi podwładnymi i uzyskać lepsze wyniki”
– Mark Horstman, Spotkania jeden na jeden (Podcast: Część 1)
Kłopoty z dużymi spotkaniami
To historia, którą wielu z nas dobrze zna: po pierwsze, zaproszenie na spotkanie rozchodzi się do wszystkich w dziale. Pracownicy wzdychają, myśląc o całej pracy, którą planowali wykonać tego popołudnia. Wydaje się, że od ostatniego dużego spotkania minęło niewiele czasu – a to nie było dla zespołu zbyt pouczające. Samo spotkanie trochę trwa i znowu ma się wrażenie, że większość z tego, co zostało powiedziane, jest nieistotne lub mogło być łatwiej wyjaśnione w notatce. Co gorsza, spotkanie przeciąga się o 15 minut i kilku pracowników spóźnia się na swoje kolejne zadanie.
Brzmi znajomo?
Bolesne punkty spotkań w dużych grupach często sprowadzają się do rozmiaru: trudno jest prowadzić sensowną rozmowę z więcej niż kilkoma osobami w pokoju, a wiele z dyskusji może nie odnosić się bezpośrednio do kilku uczestników. Z artykułu opublikowanego przez New York Timesa dowiadujemy się, że częstotliwość spotkań grupowych miała bardziej negatywny wpływ na zadowolenie pracowników Microsoftu niż wydłużenie czasu pracy. Co ciekawe, spotkania 1 na 1 (spotkania, w których biorą udział tylko dwie osoby, zazwyczaj menedżer i bezpośredni podwładny) zostały z tego faktu wyłączone. W rzeczywistości, częste spotkania 1 na 1 z bezpośrednimi podwładnymi były „jednym z najsilniejszych predyktorów sukcesu dla menedżerów średniego szczebla”. Dlaczego więc spotkania 1 na 1 są tak wpływowe, skoro duże spotkania są często dość bolesne?
Czasami spotkania 1 na 1 robią ogromną różnicę w życiu zawodowym zarówno menedżerów, jak i pracowników – oto dlaczego.
„Pracownicy, którzy mają regularne spotkania 1:1 z menedżerami, są 3x bardziej skłonni do zaangażowania.”
– Gallup, 2016
Pięć kluczowych powodów, aby mieć spotkania 1 na 1 z pracownikami
- Sprawiają, że odprawa jest szybka i prosta
Spotkania grupowe są często ustawiane w celu uzyskania aktualizacji na żywo od każdego członka zespołu. Ale w praktyce może to być trudne, gdy jest tak wiele osób zaangażowanych: niektórzy mówią więcej niż inni, a indywidualne aktualizacje mogą prowadzić do stycznych wątków. Rozmowy jeden na jeden sprawiają, że proces odprawy jest szybki, uważny i jasny. - Dają wyjątkową okazję do prywatnych dyskusji
W niektórych organizacjach pracownicy i menedżerowie rzadko mają szansę porozmawiać na osobności – kosztem dzielenia się ze sobą ważnymi informacjami. Regularne spotkania 1 na 1 pozwalają nawet nieśmiałym pracownikom dzielić się swoimi nadziejami, obawami i pomysłami w bezpiecznym środowisku, a także umożliwiają bardziej zrównoważone, wzajemnie aktywne rozmowy niż duże spotkania.
- Sprzyjają empatycznym relacjom w pracy
Części, jaką daje spotkanie dwóch osób twarzą w twarz, nie da się odtworzyć, mówiąc „cześć” po biurze. Według wielu badań, skuteczność komunikacji zależy od umiejętności koordynowania wspólnej uwagi, co staje się o wiele łatwiejsze, gdy mówi się samemu w parze. Poświęcanie ludziom pełnej uwagi świadczy o tym, że w nich inwestujesz. - Dzięki nim pracownicy czują się doceniani
W dobrych rozmowach 1 na 1 pracownik prowadzi rozmowę, podczas gdy jego menedżer głównie słucha. W rezultacie bezpośredni podwładni nabierają pewności, że mają znaczenie i są doceniani: to uczucie, które zostaje odwzajemnione jako poczucie lojalności i szacunku wobec firmy. iedy menedżerowie mówią swoim pracownikom, że mają prawo do podkreślania i rozwiązywania słabości – nawet swoich własnych – pomaga to odkrywać źródła problemów i rozwiązywać je znacznie szybciej, zwiększając przejrzystość i uczciwość w zespołach. Z kolei rozwiązywanie problemów stymuluje głębokie, kreatywne myślenie członków zespołu. Jak zauważa Ben Horowitz, „spotkania jeden na jeden stanowią doskonały mechanizm przepływu informacji i pomysłów w górę organizacji i powinny być częścią Twojego projektu.”
Czy wiesz, że? Dobrowolne odejścia w firmie Adobe spadły o 30%, odkąd roczne oceny wydajności zostały zastąpione regularnymi spotkaniami 1 na 1.
(CMI, 2018)
Więc jaki jest cel spotkań 1 na 1?
W uproszczeniu można powiedzieć, że głównym celem regularnych spotkań 1 na 1 jest coaching pracowników – innymi słowy, pomoc im w jak najlepszym wykonywaniu ich pracy.
Co to właściwie znaczy, można zapytać? Raport „The Coaching Conundrum” z 2009 roku wskazuje, że wiele organizacji mówi o korzyściach płynących z coachingu, ale nie wdraża go: być może dlatego, że menedżerowie nie wiedzą, jak wygląda dobry coaching! Raport definiuje skuteczny coaching jako:
- Pytanie vs. Opowiadanie
- Słuchanie vs. Mówienie
- Pytanie o możliwości i rozwiązania vs. Obwinianie
Jeśli jesteś menedżerem, który dopiero zaczyna pracę w systemie „1 na 1”, pamiętaj o tych trzech magicznych punktach następnym razem, gdy będziesz szedł na spotkanie, i przynieś ze sobą poczucie ciekawości i otwartości. Co ważne, pamiętaj, aby zachować nastawienie na współpracę przy rozwiązywaniu problemów, zamiast oczekiwać od pracowników, że sami rozwiążą poruszane przez siebie kwestie.
„Uważaj na maksymy zarządzania, które powstrzymują swobodny przepływ informacji w Twojej firmie. Dla przykładu, rozważ stary standard zarządzania: „Nie przynoś mi problemu, nie przynosząc mi rozwiązania”. A co, jeśli pracownik nie potrafi rozwiązać ważnego problemu?”. – Ben Horowitz, autor książki The Hard Thing About Hard Things
Teraz rozmawialiśmy o tym, jak powinny przebiegać spotkania 1 na 1, przyjrzyjmy się temu, o czym powinieneś rozmawiać, kiedy na nich jesteś. ele i/lub OKR: upewnij się, że cele indywidualne nie znikną z mapy; jednocześnie wykorzystaj spotkania 1 na 1, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości dotyczące cyklu OKR, zamiast oczekiwać, że wszystko będzie działać na autopilocie od początku do końca.
Feedback: ważniejsze niż udzielanie informacji zwrotnej (której powinieneś udzielać na bieżąco), wykorzystaj sytuację 1 na 1, aby poprosić o informację zwrotną (chyba, że jesteś pracownikiem, w takim przypadku, śmiało!) Menedżerowie: dlaczego nie poprosić o informację zwrotną na temat swoich 1-na-1 – czy są przydatne, czy można je ulepszyć?
Rozwój: czy pracownik pracuje w marketingu, ale chciałby nauczyć się kodować? A może ktoś naprawdę zmaga się z trudnościami w jednej dziedzinie i chce wziąć udział w kursie, aby zwiększyć swoją pewność siebie. Dowiedz się, jak chcą się rozwijać i pomóż im przejść przez to, czego potrzebują, aby się tam dostać.
Pochwała & Uznanie: niezależnie od tego, czy pochwalisz kogoś publicznie, czy prywatnie, uważamy, że każdy zasługuje na gratulacje w pewnym momencie. Rozmowy 1 na 1 mogą być doskonałą przestrzenią do przypomnienia współpracownikom, że dostrzegasz i doceniasz ich pracę.
Czy wiesz, że? 69% menedżerów nie czuje się komfortowo w komunikacji ze swoimi pracownikami.
Wspólne błędne przekonania na temat spotkań 1-na-1
Powszechne przekonania na temat spotkań 1-na-1na-1 spotkaniach
Niepewni menedżerowie myślą: „Nie wiem, jak się czuję, rezygnując ze swojego czasu na rzecz spotkań 1-na-1. Nie mogę sobie pozwolić na stratę jednej godziny tygodniowo z trzema lub czterema różnymi pracownikami!”
Zjednoczeni menedżerowie wiedzą, że to całkowicie normalne, że wpadają w panikę na myśl o tym, że spotkania 1-na-1 staną się pochłaniaczem czasu – wszyscy siedzieliśmy na bezsensownych spotkaniach, a posiadanie kilku oddzielnych terminów może być na początku stresujące. Jednak na dłuższą metę spotkania 1 na 1 pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu dzięki przewidywaniu problemów z wyprzedzeniem, pomaganiu pracownikom w stawaniu się odpowiedzialnymi za siebie i wzmacnianiu relacji. Sprawdzanie (dwu-)tygodniowe poprawia również wydajność każdej osoby przez wiele godzin.
Niezawodni menedżerowie myślą: „Codziennie widzę swoich pracowników w biurze. Czy nie mogę ich wtedy po prostu dogonić?”
Zjednoczeni menedżerowie wiedzą: Autor Conferences That Work, Adrian Segar – który sam siebie określa jako projektanta „spotkań opartych na uczestnictwie, które nie są do bani” – proponuje następujące przemyślenia:
„Pomyśl o najważniejszej rozmowie, jaką kiedykolwiek przeprowadziłeś w swoim życiu. Nie spiesz się – nie będę cię pytał, o czym była. Ile innych osób brało udział w twojej rozmowie? Przeprowadziłem to ćwiczenie podczas wielu prezentacji i poprosiłem słuchaczy o podzielenie się swoimi odpowiedziami poprzez podniesienie ręki. Najczęstszą odpowiedzią jest „jedna”, następnie 2-3, a kilka osób podało liczbę małych grup. Nikt jeszcze nie zgłosił najważniejszej rozmowy z dziesięcioma lub więcej osobami.”
Innymi słowy, jeśli chcesz odbyć jakąkolwiek znaczącą, wpływową rozmowę ze swoimi pracownikami – podejmij wysiłek, aby spotkać się z nimi w cztery oczy. Zobacz ten esej Keitha Rabois, który mówi o spotkaniach 1 na 1 jako o „działaniach o wysokiej dźwigni”.”
Niezawodni menedżerowie myślą: „Czuję się zdenerwowany intymną rozmową z moim szefem/bezpośrednim przełożonym. Co mam powiedzieć? Od czego w ogóle zacząć?”
Zjednoczeni menedżerowie wiedzą: po pierwsze, przyjdź przygotowany: zanotuj wcześniej punkty do rozmowy lub pytania otwarte. (Poniżej zamieściliśmy schemat najlepszych praktyk: kliknij tutaj, aby go przejrzeć). Odśwież się wodą lub świeżym powietrzem przed rozpoczęciem spotkania i pamiętaj – jesteś w tej samej drużynie, co druga osoba! W końcu spotykacie się, aby się wzajemnie wspierać. Bonus: Twoje umiejętności konwersacyjne poprawią się radykalnie, im więcej spotkań 1 na 1 będziesz miał!
Top tip! Jeśli Ty lub druga osoba jesteście podatni na stres, dlaczego nie umówić się na 1-na-1 na zewnątrz? Spacer i rozmowa nie tylko odprężają fizycznie, ale także ułatwiają szczerą rozmowę, gdy nie jesteście w biurze.
„Bycie zarówno precyzyjnym, jak i niewiarygodnie szczerym w swojej informacji zwrotnej dla pojedynczej osoby może mieć ogromny długoterminowy efekt i jest bardzo wysokim poziomem dźwigni wykorzystania Twojego czasu.”
– Keith Rabois, How to be an Effective Executive
Kącik menedżera: pytania na spotkania 1 na 1 z pracownikiem
- ’Gdyby była tylko jedna rzecz, którą mógłbyś zmienić w naszej organizacji, co by to było i dlaczego?'
- ’Kto Cię inspiruje w firmie? Czy jest ktoś, kogo pracę Pan/Pani podziwia?'
- ’Czego Pana/Pani zdaniem brakuje naszemu produktowi? Czy ma Pan/Pani jakieś pomysły, aby uczynić go lepszym?'
- ’Ogólnie, jak się Pan/Pani czuje przychodząc codziennie do pracy?'
- ’Czy jest coś, czego Pan/Pani potrzebuje, co usprawniłoby Pana/Pani pracę?
Jeżeli chcesz mieć efektywne spotkania 1-na-1, nie…
- … używaj spotkań 1-na-1 jako spotkań aktualizujących status
Pomimo, że doskonale jest sprawdzić się nawzajem na początku spotkania 1-na-1, nie powinieneś skupiać się na aktualizacji pracy. Jeśli całe spotkanie mogłoby się odbyć równie dobrze przy otwartych drzwiach – lub nawet na Slacku! – prawdopodobnie nie zagłębiasz się wystarczająco głęboko. Jeśli jesteś menedżerem, zapytaj o samopoczucie swojego pracownika lub o to, jak radzi sobie z bieżącymi projektami. Jeśli jesteś pracownikiem, to jest to szansa na przekazanie sugestii, zasygnalizowanie blokad i szczerość w kwestii obciążenia pracą. - … pomijaj lub zmieniaj terminy spotkań
Może być kuszące, aby odwołać spotkanie, gdy masz tylko jedną osobę do koordynacji. Ale ważne jest, aby od początku szanować wartość spotkań 1 na 1, a jeśli menedżerowie nie traktują spotkań 1 na 1 poważnie, dlaczego mieliby to robić ich pracownicy? Nie krępuj się skrócić dziwnego spotkania 1-na-1, jeśli obie strony mają więcej pracy niż punktów do rozmowy: po prostu go nie odwołuj. - … organizuj 1-na-1, które nie są wystarczająco częste, aby były wartościowe
Najszybszym sposobem na to, aby 1-na-1 stały się stratą czasu, jest zaplanowanie ich mniej. Mają one swoją wartość dzięki temu, że są częste i regularne, więc staraj się spotykać co 1-2 tygodnie. Jeśli praca zawsze staje na przeszkodzie, być może nadszedł czas, aby ocenić swoją infrastrukturę organizacyjną (np. zmniejszyć liczbę bezpośrednich podwładnych na menedżera lub oddelegować mało istotne zadania). - … przychodź na spotkania bez jasności
Wspaniałe spotkania 1-na-1 nie zdarzają się tak po prostu: wymagają przygotowania i planowania. Na poziomie indywidualnym oznacza to sporządzenie prostej agendy przed każdym spotkaniem. Na poziomie firmy oznacza to szkolenie zespołów, aby wiedziały, jak działają spotkania 1 na 1, dlaczego są ważne i jaki jest ich cel. Jeśli pracownicy nie wiedzą, że spotkania 1 na 1 dotyczą ich samych, nie znają prawdziwego celu spotkania.
„Celem konstruktywnej informacji zwrotnej jest zachęcenie drugiej osoby do przejścia do rozmowy z Tobą o rozwiązywaniu problemów” – Deborah Petersen, Inc.
Kącik pracownika: pytania na spotkania 1 na 1 ze swoim menedżerem
- „Mam problemy z moimi obowiązkami w tym kwartale, ponieważ zmagam się z pewnymi osobistymi problemami. Myślę, że potrzebuję pomocy w znalezieniu rozwiązania.'
- ’Zawsze chciałem być mentorem dla innego pracownika – teraz, kiedy mamy nową osobę zatrudnioną w dziale sprzedaży, czy myślisz, że mógłbym wziąć na siebie odpowiedzialność za jej szkolenie?
- ’Nie jestem pewien, czy ja i Pan jesteśmy kompatybilni jako partnerzy w pracy nad tym projektem – czy myśli Pan, że mógłbym wykonywać więcej niezależnej pracy?'
- ’Czuję, że poświęcam zbyt dużo czasu na ten projekt, a moje inne projekty są zaniedbywane. Czy jest jakiś bardziej efektywny sposób, w jaki mógłbym wnieść swój wkład?”
- „Mam kilka fajnych pomysłów dla naszego zespołu ds. wydarzeń, ale chcę je najpierw przed Tobą uruchomić – czy nie masz nic przeciwko temu, abyśmy poświęcili trochę czasu na ich pełne omówienie?”
„Twoje spotkanie 1 na 1 to najważniejsza szansa na to, abyś usłyszał od swojego pracownika, i jest to jego czas, nie Twój.”
– Kim Scott, Radical Candor
Nie jesteś pewien, co zawrzeć w swojej agendzie? Oto szablon spotkania 1 na 1
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć swoją pierwszą rozmowę 1 na 1, nie martw się – oto kilka najlepszych praktyk, z których możesz wybierać podczas pisania agendy. Zalecamy stosowanie trzech lub czterech obszarów tematycznych, aby zachować prostotę.
„Coaching jest praktyką, która wymaga stosunkowo niewielkich inwestycji, jest nieskończenie adaptowalna i jest z natury spersonalizowana.” – Blessing White, 2009
„Podczas spotkania, ponieważ jest to spotkanie pracownika, menedżer powinien robić 10% mówienia i 90% słuchania.”
– Ben Horowitz, autor książki The Hard Thing About Hard Things
Spotkania 1 na 1 zrobione dobrze: długoterminowe korzyści
Teraz wiemy, jak spotkania 1 na 1 przynoszą korzyści jednostkom, przyjrzyjmy się, jak wpływają na organizację w dłuższej perspektywie. Co kultura spotkań 1 na 1 robi dla firmy jako całości?
- Firma działa o wiele sprawniej, ponieważ każdy zespół wie, czego się od niego oczekuje – gdy tylko priorytety stają się niejasne, bezpośredni podwładni wykorzystują spotkania 1-na-1, aby poprosić swoich menedżerów o wyjaśnienia i wsparcie.
- Kierownictwo spędza mniej czasu na kontrolowaniu swoich pracowników, ponieważ menedżerowie już otrzymują regularne, szczere informacje od swoich pracowników. Kiedy zespół zajmujący się animacją ciągle nie dotrzymywał terminów, dyrektor generalny szybko odkrył, że spowalnia go brak aktualnej technologii.
- Pracownicy i menedżerowie są przyzwyczajeni do szczerych rozmów ze sobą, więc mogą teraz swobodnie przekazywać sobie nawzajem natychmiastowe informacje zwrotne i przeprowadzać oceny wydajności.
- Mówiąc o ocenach wyników, konsekwentne spotkania 1 na 1 przypominają pracownikom, czego się od nich oczekuje w ciągu roku. Ocena wyników pracy była naturalnym podsumowaniem dyskusji prowadzonych podczas spotkań 1 na 1 z każdą z osób.
- Bo dzięki temu, że pracownicy są regularnie zachęcani do otwartego mówienia o swoich potrzebach, menedżerowie są w stanie stworzyć najlepsze warunki do tego, aby zespoły mogły pracować na wysokim poziomie przez cały rok. W biurze panuje dobra atmosfera, ponieważ nikt nie czuje się niedoceniany ani pomijany.
- Umiejętności interpersonalne są zdrowsze: nawet jeśli dochodzi do konfliktów osobowości, pracownicy mają możliwość prywatnego odreagowania, zanim narosną urazy.
- Jak spotkania 1 na 1 stają się standardową procedurą, umiejętności miękkie wszystkich pracowników ulegają poprawie. Pracownicy stają się lepsi w komunikacji, słuchaniu, współpracy oraz byciu otwartym i świadomym innych.
Czy wiesz, że? W swojej książce „The Hard Thing About Hard Things” CEO Ben Horowitz wspomina, jak prawie zwolnił jednego ze swoich menedżerów i jego przełożonego, gdy dowiedział się, że nie przeprowadzili żadnej rozmowy 1 na 1 od sześciu miesięcy!
Leapsome daje menedżerom możliwość prowadzenia efektywnych spotkań 1:1 i spotkań zespołowych
Współpracuj nad wspólną agendą, rób notatki i przypisuj elementy działań, aby prowadzić efektywne i produktywne spotkania dowolnego rodzaju.
Współpracuj nad agendą przed rozpoczęciem spotkania
Zbuduj strukturę, która pasuje do Twojego formatu spotkania i dodaj punkty do rozmowy przed spotkaniem. Automatycznie otrzymuj kopię agendy w okresie poprzedzającym spotkanie za pośrednictwem poczty e-mail, Slacka lub Microsoft Teams.
Podsumuj kluczowe wnioski i przypisz punkty działania
Z łatwością rób notatki i dodawaj komentarze pod punktami rozmów, aby śledzić dyskusje i decyzje. Miej w zasięgu wzroku nierozstrzygnięte kwestie, korzystaj z pełnej historii notatek z poprzednich spotkań i przypisuj elementy działań do poszczególnych członków zespołu.
… i zrób znacznie więcej z Leapsome
Zainteresowany dowiedzeniem się więcej? Porozmawiaj z jednym z naszych ekspertów ds. produktów.
Przekazujemy Ci głos
Jesteśmy wielkimi fanami spotkań 1 na 1 (gdybyś nie wiedział).
Chcielibyśmy jednak poznać Twoje zdanie, bez względu na to, czy masz wieloletnie doświadczenie z 1 na 1, czy też nie masz go wcale. Może Twoja firma próbowała wdrożyć 1-na-1 i całkowicie zanurkowała? A może właśnie odbyłeś swoje pierwsze spotkanie 1 na 1 i chcesz wiedzieć, jak sprawić, by było jeszcze lepsze. Niezależnie od tego, czy coś pominęliśmy, czy też masz własne wskazówki, które możesz dodać, napisz do nas na Twitterze @leapsome z hashtagiem #OneOnOnes.
A jeśli chcesz rozpocząć własną podróż ze spotkaniami 1 na 1, mamy dla Ciebie rozwiązanie. Unikaj gubienia się w cotygodniowych papierach i wątkach e-mailowych dzięki łatwemu w użyciu oprogramowaniu Leapsome do spotkań 1 na 1. Dzięki dostosowywanym szablonom agendy spotkań 1 na 1, kroczącym punktom do rozmowy, automatycznym przypomnieniom i wielu innym funkcjom, Ty (i wszyscy w Twojej firmie) możecie mieć produktywne, dobrze zorganizowane spotkania o wysokiej wartości dodanej.
Zobacz 90-sekundowy film instruktażowy, aby zapoznać się z funkcją 1 na 1 i jej działaniem.
Dalsze zasoby
- The Ultimate Guide to Building Feedback Into Your Company Culture (eBook)
- Why Good Leaders Don’t Just Give Feedback, ale także o nią proszą (wpis na blogu)
- Ustrukturyzowane spotkania 1 na 1 (narzędzie cyfrowe)
- Julie Zhuo o podstawowych pytaniach, które powinni zadawać menedżerowie (podcast)
- Jak prowadzić spotkania 1:1 meetings that work for 2 (article)
- One On One (blog post)
„Najlepszym sposobem, aby zrozumieć, co się dzieje lub jak stać się lepszym, jest stawianie pytań sondujących ludziom, którymi zarządzasz, a przede wszystkim sobie”
– Julie Zhuo, VP of Product Design w Facebooku