Note: Noch bachelor- noch masterstudenten mogen als hoofdonderzoeker worden aangewezen. Wanneer de programmarichtlijnen van een sponsor vereisen dat de student als hoofdonderzoeker wordt vermeld op de aanvraag voor het voorstel, wordt de mentor/adviseur van de student de hoofdonderzoeker op het interne verwerkingsformulier en verantwoordelijk voor de uitvoering van en het toezicht op het project.

Wie kan een co-pion zijn?

Personen die in aanmerking komen voor aanwijzing als hoofdonderzoeker, komen ook in aanmerking voor aanwijzing als co-pion. Onder- of afgestudeerde studenten kunnen niet als Co-PI worden aangewezen. Personen die aan andere universiteiten zijn gevestigd en die geen aanstellingen hebben in in aanmerking komende categorieën aan de University of Massachusetts Amherst, mogen niet als Co-PI’s worden aangewezen. Relaties met medewerkers van andere universiteiten, onderzoeksinstituten of bedrijven moeten worden geregeld via subcontracten met de betrokken instellingen.

Verantwoordelijkheden van de hoofdonderzoeker:

VOORBEREIDING EN INDIENING VAN HET VOORSTEL

Algemeen

De hoofdonderzoeker bevestigt dat het gehele voorstel voldoet aan de vereisten die zijn uiteengezet in de programma-aankondiging, de Request for Application (RFA), het Request for Proposal (RFP), of andere instructies voor de aanvraag. Voorbeelden van dergelijke vereisten zijn, maar zijn niet beperkt tot, toekenningsminima/maxima, paginabeperkingen, lettertype/marges, elektronisch bestandstype/-grootte, deadlines en postadressen. De hoofdonderzoeker kan deze verantwoordelijkheid delegeren aan het administratief personeel van de afdeling. Als de eenheid van de hoofdonderzoeker geen afdelingsadministratief personeel heeft voor het voorbereiden van voorstellen of andere administratieve vereisten voor gesponsorde programma’s, neemt hij/zij deze verantwoordelijkheden op zich of vraagt hij/zij ondersteuning van het afdelingshoofd/de afdelingsdecaan.

Technisch voorstel

De hoofdonderzoeker:

• Stelt het technische voorstel op en kan bij de voorbereiding met anderen samenwerken.
• Stelt vast of er overeenkomsten met subontvangers nodig zijn.
• Bepaalt of er naast de ruimte die al aan de hoofdonderzoeker is toegewezen, nog meer ruimte op of buiten de campus nodig is. (De hoofdonderzoeker stelt de behoefte vast en vraagt deze aan bij zijn/haar supervisor of een andere bevoegde universiteitsmanager.)
• Draagt de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van zijn/haar cv of biosketch.
• Zorgt ervoor dat de gebruikte procedures in overeenstemming zijn met een gezonde onderzoeksopzet en de proefpersonen niet onnodig aan risico’s/letsel blootstellen.
• Zorgt ervoor dat de opzet geschikt is voor de voorgestelde vraagstelling.
• Bepaalt dat het project zal bijdragen aan originele wetenschap.

Voorstelbegroting

De hoofdonderzoeker:

• Samenstelt de begroting en de verantwoording daarvan op of houdt daar direct toezicht op.
• Selecteert het juiste tarief voor faciliteiten en administratieve of indirecte kosten uit de onderhandelde tarieven, onder begeleiding van OGCA en/of het bureau van de decaan.
• In voorkomend geval dient hij bij het afdelingshoofd en de decaan een verzoek in om vrijstelling van de facilitaire & administratieve kosten (d.w.z. indirecte kosten) en stuurt dit verzoek vervolgens door naar de vicekanselier voor onderzoek en betrokkenheid voor definitieve goedkeuring;
• Vraagt zo nodig om matching funds van universiteitsfunctionarissen of identificeert bijdragen in natura uit geschikte bronnen.
• stelt kostendeling voor via bijgedragen inspanning of andere goedgekeurde mechanismen en vraagt goedkeuring aan de bevoegde universiteitsambtenaren;
• vermeldt alle beschikbare financiële middelen ter directe ondersteuning van dit of andere onderzoeksinspanningen (andere steun), hetzij bij de indiening van het voorstel, hetzij “just in time” overeenkomstig de vereisten van de sponsor.
• Geeft een overzicht van de verwachte programma-inkomsten.

Reglementaire vereisten

De hoofdonderzoeker:

• Stelt de juiste formulieren op (hetzij bij het indienen van het voorstel, hetzij “just in time” overeenkomstig de vereisten van de sponsor) voor de IRB voor menselijke proefpersonen van de universiteit, of de IACUC voor dierverzorging, de Radiation Safety Office en/of het Office of Environmental Health and Safety (EH&S), als het voorstel betrekking heeft op:
  • menselijke proefpersonen;
  • levende dieren als proefpersonen;
  • recombinant DNA, infectieuze agentia, verdovende middelen of biologische toxines;
  • menselijk bloed of lichaamsvloeistoffen;
  • radioactieve materialen en/of ioniserende of niet-ioniserende stralingsproducerende apparatuur;
  • gevaarlijke materialen; of
  • Protected Health Information (PHI).
  • Voltooit een Deelnameovereenkomst (PAG) voorafgaand aan het uitvoeren van gesponsord onderzoek.
  • Meldt alle potentieel belangrijke situaties van belangenverstrengeling, en stelt een Conflict Disclosure Form op en dient dit in bij zijn/haar supervisor, afdelingshoofd en decaan.
  • Bevestigt dat hij/zij niet is uitgesloten of uitgesloten van het ontvangen van federale fondsen, en dat hij/zij niet achterstallig is met het terugbetalen van studieleningen.
  • Zorgt ervoor dat het andere bij het project betrokken personeel het universitaire interne verwerkingsformulier (IPF) ondertekent zoals vereist.

  Intern verwerkingsformulier (IPF)

  De hoofdonderzoeker:

  • Samenstelt het interne verwerkingsformulier op of houdt rechtstreeks toezicht op de opstelling ervan. (De hoofdonderzoeker moet degene zijn die de vakjes in deel V van het IPF aanvinkt; deze verantwoordelijkheid mag niet worden gedelegeerd.)
  • Meldt de betrokkenheid van andere afdelingen of scholen/hogescholen en zorgt ervoor dat de juiste handtekeningen worden gezet onder de goedkeuring van het interne verwerkingsformulier (IPF).
  • Ondertekent het interne verwerkingsformulier. Deze verantwoordelijkheid kan niet worden gedelegeerd en de handtekening bevestigt dat elk item op het formulier volledig en nauwkeurig is ingevuld.

  PRE-AWARD REQUIREMENTS

  Pre-Establishment/ Pre-Award of Expenditure Account

  De hoofdonderzoeker vraagt, indien nodig, om een vooraf opgestelde rekening. Het hoofd van de afdeling/eenheid autoriseert en keurt de vooraf vastgestelde rekening goed. (Het administratieve personeel van de afdeling moet zich bewust zijn van de noodzaak van (en het gebruik van) vooraf vastgestelde rekeningen, waardoor kostenoverdrachten en/of hertoewijzingen tot een minimum worden beperkt.)

  Small Business Subcontracting Plan

  Wanneer van toepassing en vereist door de eisen van de sponsor, werkt de hoofdonderzoeker samen met het inkoopbureau en de administratieve staf van de afdeling om een Small Business contracting plan te ontwikkelen.

  Onderhandelingen met de sponsor

  Formele onderhandelingen met de sponsor worden alleen gevoerd door OGCA-personeel. Alle indieningen van herziene begrotingen en herziene werkomvang, evenals andere door de sponsor gevraagde informatie, moeten worden gecoördineerd met en ingediend door OGCA bij de sponsor.

  De rol van de hoofdonderzoeker bij onderhandelingen:

  • Onderhandelt informeel en stuurt de goedgekeurde herziene werkomvang van het project door naar OGCA voor indiening bij de sponsor.
  • In samenwerking met het administratief personeel van de afdeling en het Office of Grant & Contract Administration (OGCA), wijzigt de hoofdonderzoeker het projectbudget overeenkomstig de instructies van de sponsor voor wijziging. (Het administratieve personeel van de afdeling moet bij elke wijziging van het budget worden betrokken, aangezien dit gevolgen kan hebben voor andere budgetterings- en inspanningskwesties voor andere projecten of afdelingsrekeningen.)
  • De hoofdonderzoeker communiceert met de Co-PI’s en andere faculteitsdeelnemers over alle wijzigingen in de reikwijdte van het werk of het budget die hun deelname aan het project wezenlijk zouden beïnvloeden. Wanneer de deelname van Co-PI’s of andere faculteitsdeelnemers substantieel wordt beïnvloed, moet de hoofdonderzoeker hen woordelijke kopieën geven van de relevante delen van collegiale toetsingen wanneer die beschikbaar zijn.
  • Voltooit een herzien IPF en stuurt het volledige pakket door het ondertekeningsproces.
  • Stelt de bevoegde regelgevende instantie op de hoogte als wijzigingen in de reikwijdte van het project van invloed zullen zijn op goedgekeurde protocollen.
  • verkrijgt goedkeuringen als kostendeling noodzakelijk wordt.

  Acceptatie van de toekenning

  Wanneer de hoofdonderzoeker van OGCA de Principal Investigator Award Agreement (PIAA) ontvangt, bekijkt hij/zij de Notice of Award (NOA), waarin het goedgekeurde budget en de voorwaarden van de toekenning zijn vastgelegd, en delegeert hij/zij de beoordeling van de NOA aan het administratief personeel van de afdeling, zodat zij de hoofdonderzoeker kunnen helpen bij het beheer van het project. De hoofdonderzoeker moet vervolgens de PIAA ondertekenen en terugsturen naar OGCA om aan te geven dat hij/zij akkoord gaat met de voorwaarden en zich ertoe verbindt het project uit te voeren in overeenstemming met de voorwaarden in de NOA, het universiteitsbeleid en andere toepasselijke voorschriften en richtlijnen. OGCA verstrekt een kopie van de PIAA aan de Co-PI’s en andere deelnemers uit de faculteit indien zij in de MOU worden genoemd.

  Memorandum of Understanding (MOU):

  Een Memorandum of Understanding (MOU) is vereist voor elk gefinancierd subsidie- of contractvoorstel dat een of meer Co-PI’s omvat. De intentieverklaring moet worden ondertekend door alle hoofdonderzoekers en medeonderzoekers, alsmede door het afdelingshoofd en de rector van de betreffende afdeling, waarmee wordt aangegeven dat iedereen akkoord gaat met de verantwoordelijkheden en voorwaarden die in de intentieverklaring zijn vastgelegd. Het MOU kan bij het IPF worden gevoegd. OGCA zal echter pas toestemming geven voor het openen van rekeningen voor een gefinancierde subsidie of een gefinancierd contract nadat de MOU is ingediend. De OGCA zal een standaard-MOU verstrekken voor hoofdonderzoekers en co-promotoren. Als de hoofdonderzoeker en co-promotor hun eigen MOU willen indienen, moet in deze MOU’s duidelijk worden gemaakt wat de wederzijdse afspraken tussen de ondertekenaars zijn met betrekking tot de volgende kwesties:

  1.

  2. Verantwoordelijkheden voor het uitvoeren van belangrijke taken die in het voorstel en de toekenningsinstrumenten zijn gespecificeerd, met inbegrip van het opstellen van door subsidies of contracten vereiste verslagen (met uitzondering van facturen en financiële verslagen die door de boekhouding moeten worden opgesteld)

  3. Percentage van het krediet dat aan elke hoofdonderzoeker moet worden toegekend, zoals blijkt uit een pro-rata-aandeel van de toegekende dollars in jaarlijkse gesponsorde activiteiten- en uitgavenverslagen. (Dit moet niet worden verward met het percentage van de inspanning dat door de onderzoekers voor het project is geleverd.)

  4. Verdeling van de RTF die aan de onderzoekers, afdelingshoofden en decanen wordt teruggegeven.

  5. Regels voor de opvolging in geval van ontslag of onbekwaamheid van een ondertekenaar.

  6. Auteurs- en IE-rechten. Deze rechten moeten in overeenstemming zijn met het bestaande beleid en de bestaande procedures.

  7. De ID-nummers van alle onderzoekers, hun afdelingshoofden en decanen.

  De voorwaarden van een MOU mogen niet in strijd zijn met bestaande wettelijke of universitaire regelingen of deze vervangen.

  POST-AWARD CONDUCT AND MANAGEMENT OF THE PROJECT

  Algemeen

  Principal Investigators should reference the Office of Research web site: (http://www.umass.edu/research) of contact opnemen met de bevoegde universitaire diensten om informatie te verkrijgen over de regels en voorschriften inzake gesponsorde financiering. Hoofdonderzoekers zijn verantwoordelijk voor het weten welke acties goedkeuring van de sponsor vereisen en voor het verkrijgen van die goedkeuring met betrokkenheid/assistentie van OGCA.

  Individuele faculteiten – als hoofdonderzoekers, onderzoeksleiders en mentoren – moedigen hun studenten en ander onderzoekspersoneel aan om deel te nemen aan educatieve programma’s over verantwoord onderzoek of onderzoeksethiek.

  Uitvoeren van het onderzoek

  De hoofdonderzoeker:

  • Is verantwoordelijk voor alle acties die nodig zijn om de wetenschappelijke en programmatische aspecten van het gesponsorde project te beheren en af te ronden.
  • Initieert programmatische wijzigingen in het project en vraagt goedkeuring van de sponsor via een verzoek aan OGCA wanneer dat nodig is.
  • Initieert de wervings- of aanstellingsprocedure en keurt de selectie of aanstelling van personen voor het project goed, en is verantwoordelijk voor het communiceren van personeelswijzigingen aan de afdelingsadministratieve staf.
  • Zorgt voor de integriteit en bescherming van notitieboeken en wetenschappelijke gegevens.
  • Zorgt voor de voltooiing, nauwkeurigheid en tijdigheid van programmatische (technische) verslagen.
  • Initieert verzoeken voor en houdt toezicht op door OGCA opgestelde subrecipiëntovereenkomsten.
  • Zorgt voor de kwaliteit, tijdigheid en programmatische (technische) prestaties van subrecipiënten.
  • Stelt een materiaaloverdrachtsovereenkomst op met het bureau van Commercial Ventures and Intellectual Property (CVIP) wanneer materiaal wordt gebruikt of verstrekt aan of van een andere bron.

  Budgetbeheer

  Hoewel de hoofdonderzoeker de hoofdverantwoordelijkheid behoudt voor de financiële verantwoording, kan de hoofdonderzoeker of het afdelingshoofd/unithoofd een gemachtigde afvaardigen om namens hem of haar op te treden voor het beheer van afdelingsrekeningen/projecten. De rekeningen moeten worden beheerd door personen die in deze verantwoordelijkheden zijn opgeleid. Het University Controllers Office is verantwoordelijk voor het accountbeheer op universitair niveau en verantwoordelijk voor alle betalingen, facturen, financiële rapportage, etc. aan het sponsorende agentschap.

  De hoofdonderzoeker:

  • Initieert aankopen.
  • Op het moment dat uitgaven worden geïnitieerd, bepaalt hij of uitgaven toelaatbaar, toerekenbaar en redelijk zijn; keurt hij ze goed; en geeft hij wetenschappelijke rechtvaardiging voor de transactie, indien nodig. Zowel bij de budgettering als bij het in rekening brengen van de uitgaven houdt de hoofdonderzoeker zich aan de normen voor kostprijsadministratie, zoals consistentie bij de toewijzing van kosten.
  • Start het proces voor het documenteren van kostendeling en/of matching en om ervoor te zorgen dat aan de kostendelingsverplichtingen wordt voldaan uit toelaatbare en controleerbare bronnen, inclusief die van derde medewerkers, indien opgenomen in het goedgekeurde budget.
  • Aanvragen voor herbegroting als de sponsor dat vereist.
  • Aanvragen voor kostentransfer. Wanneer verzoeken om overschrijving van salaris worden gedaan, zorgt hij ervoor dat deze zijn gebaseerd op de feitelijk geleverde inspanning en niet alleen op de begroting (per OMB Circular A-21).
  • Stelt vast of er sprake is van een tekort op de rekening en stelt een oplossing voor.
  • Beoordeelt facturen van subontvangers op juistheid en keurt, om de voortgang van het werk te bewaken, de betaling van facturen van subontvangers goed.
  • Gebruikt PeopleSoft voor financieel toezicht, identificeert fouten in de rekening en lost deze tijdig op; certificeert of documenteert een maandelijks overzicht van de grootboeken. Indien van toepassing en vereist aan het einde van de begrotingsperiode, verzoekt de hoofdonderzoeker dat resterende saldi worden overgedragen.

  Programma-inkomsten

  De hoofdonderzoeker:

  • Wanneer van toepassing, moet hij de definitie van programma-inkomsten begrijpen.
  • Identificeert alle programma-inkomsten en stelt de Controller’s Office op de hoogte wanneer programma-inkomsten worden verwacht/ontvangen.
  • Initieert de processen en stelt de toewijzing van programma-inkomsten voor.
  • Monitort de ontvangst van programma-inkomsten.
  • Beoordeelt programma-inkomsten die door de universiteitscontroller aan de sponsor worden gerapporteerd.

  Inspanningsrapportage

  Om naleving van het beleid voor inspanningsrapportage (Plan Confirmation) te verzekeren, ondertekenen hoofdonderzoekers en certificeren zij de inspanning voor zichzelf en medewerkers op de beurzen in overeenstemming met de richtlijnen voor tijd- en inspanningsrapportage van de universiteit, ontworpen in overeenstemming met OMB Circular A-21.

  Projectoverdracht

  Alle toekenningen worden gedaan aan de universiteit en niet aan de individuele onderzoeker. In het geval dat een hoofdonderzoeker de universiteit verlaat, moet hij/zij de co-PI’s, faculteitsdeelnemers, het afdelingshoofd en de decaan van tevoren van dit vertrek op de hoogte stellen en het afdelingshoofd, de decaan en OGCA om passende instructies voor de volgende stap vragen.

  Wenst de hoofdonderzoeker de subsidie/het contract mee te nemen naar de nieuwe instelling, dan moet de hoofdonderzoeker het afdelingshoofd en de decaan om schriftelijke toestemming vragen en deze toestemming documenteren, zodat het project officieel kan worden opgegeven. Als het afdelingshoofd en de decaan de overdracht goedkeuren, moet de hoofdonderzoeker OGCA voorzien van een memo waarin de goedkeuring voor de overdracht wordt bevestigd en van andere materialen die nodig zijn om de juiste toestemming van de sponsor te krijgen.

  Als de hoofdonderzoeker ervoor kiest om de toelage aan de universiteit te verlaten, moet de hoofdonderzoeker OGCA zo snel mogelijk op de hoogte stellen van zijn/haar vertrek en helpen bij de juiste kennisgeving aan de sponsor. Een dergelijke kennisgeving zal ofwel een vervangende onderzoeker zijn, ofwel beëindiging van de toekenning.

  Inventions and Intellectual Property

  De hoofdonderzoeker:

  • Houdt zich aan de principes en het beleid zoals uiteengezet in het Intellectual Property Policy van de universiteit en het Conflict of Interest Policy.
  • Zorgt ervoor dat alle medewerkers die aan het project werken zich ook aan het beleid houden.
  • Initieert het openbaarmakingsproces en vult het Invention Disclosure Form in om het Bureau CVIP op de hoogte te stellen.
  • Helpt bij de voorbereiding van octrooiaanvragen.
  • Helpt bij de verwerking van de registratie van auteursrechten of andere bescherming van intellectueel eigendom.

  Uitvoeren van een Small Business Plan (indien vereist)

  De hoofdonderzoeker:

  • Geeft leiding aan aankopen die in overeenstemming zijn met het projectbudget en het goedgekeurde Small Business Plan (indien vereist).
  • De hoofdonderzoeker of zijn/haar afgevaardigde overlegt met het inkooppersoneel over de voortgang bij het bereiken van de doelen van het Small Business Plan en beoordeelt periodieke verslagen over de doelen.
  • Geeft uitleg wanneer de doelen van het Small Business Plan niet worden bereikt.

  Projectafsluiting

  De hoofdonderzoeker:

  • Stelt het programmatische (technische) eindverslag op, dat bijdragen van subontvangers of medewerkers kan bevatten.
  • levert alle documentatie in die nodig is voor de afsluiting, zodat de Controller’s Office tijdig financiële statusrapporten kan indienen.
  • Verstrekt informatie over andere afsluitingsrapporten, zoals over octrooien (aan OGCA) en over apparatuur (aan Property and Inventory Control).
  • bewaart de wetenschappelijke gegevens in overeenstemming met het beleid van de universiteit inzake toegang en bewaring van gegevens.

  Regulatory Compliance

  De hoofdonderzoeker:

  • Stelt een Conflict Disclosure Form op om haar of zijn afdelingshoofd en decaan op de hoogte te stellen als er sprake is van een potentieel belangenconflict en doet tijdig aanvullende meldingen als er sprake is van een belangenconflict.
  • Is verantwoordelijk voor de naleving van alle opleidings- en trainingsvereisten die de universiteit vereist.
  • Houdt zich aan protocollen en beleid voor proefpersonen en stelt de IRB of IACUC op de hoogte van wijzigingen in protocollen.
  • Voldoet aan doorlopende IRB/IACUC protocol review vereisten en assisteert bij inspecties.
  • voldoet aan de chemische, biologische, fysische en stralingsveiligheidsvoorschriften en stelt het bevoegde bureau op de hoogte als zich ongevallen voordoen.
  • voldoet aan het beleid en de procedures voor het gebruik van investigational new drugs en/of devices voor klinisch onderzoek.
  • Doet mee aan de jaarlijkse certificering voor kostendeling (indien van toepassing), evenals aan het periodieke ruimte- en apparatuuronderzoek.
  • Draagt verantwoordelijkheid voor de naleving van het beleid voor het bewaren van gegevens voor alle financiële en wetenschappelijke documentatie.
  • Draagt verantwoordelijkheid voor de medewerking aan het auditproces, ongeacht of er interne of externe auditmedewerkers bij betrokken zijn.
  • Draagt verantwoordelijkheid voor de boekhouding van de openbaarmaking van PHI, zoals vereist door HIPAA.
  • Draagt verantwoordelijkheid voor het begrijpen en naleven van alle institutionele en sponsorbeleidslijnen, praktijken en procedures.