Jory MacKay em 20 de Março, 2020 - ícone Twitter
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Qual é o factor número um que influencia se o seu projecto é um sucesso ou um fracasso? Embora gostássemos de dizer que é a ferramenta de gestão de projectos que utiliza a verdade, é outra coisa: a comunicação. É por isso que ter um plano de comunicação eficaz é tão importante.
Você não mergulharia simplesmente num projecto sem definir claramente o seu âmbito, recursos e cronograma. Por isso, porque começaria a disparar e-mails e mensagens sem saber como, quando, e porque as envia?
Como os outros processos e documentos que asseguram a continuidade do seu projecto, um plano de comunicação assegura que todos sabem o que foi acordado e esperado deles ao longo do ciclo de vida do projecto.
P>Já, ao contrário de um Âmbito de Trabalho ou Proposta de Projecto, nem todos demoram tempo a definir um plano de comunicação no início de um projecto. Talvez ache que é demasiado trabalho para o tamanho da sua equipa. Ou que a sua equipa já sabe como comunicar. Mas porquê deixá-lo ao acaso? Um grande gestor de projecto conhece os verdadeiros riscos de má comunicação e planeia em conformidade.
Neste guia, vamos percorrer um processo simples para criar um plano de comunicação, bem como fornecer modelos e exemplos que pode utilizar com a sua própria equipa.
O que é um plano de comunicação? E porque precisa de um?
Comunicação é uma besta estranha. Todos sabemos ler e escrever, no entanto as nossas palavras ainda são mal interpretadas, o feedback é ignorado, e acabamos com um monte de “Oh, pensei que querias dizer X!”
Não só isso, mas encontrar a cadência certa de comunicação pode parecer uma situação de “Goldilocks”. Muito pouco e a sua equipa e as partes interessadas ficam confusas quanto às prioridades e ao progresso. Demasiado e de repente é o rei da micro-gestão.
Um plano de comunicação assegura que a sua frequência, tipo, e nível de comunicação estão correctos.
Sentimento evitável como os Cachinhos Dourados. Um plano de comunicação assegura que a sua frequência, tipo, e nível de comunicação estão correctos.
P>Pense num plano de comunicação como um roteiro para as partes interessadas no projecto. Descreve que tipo de informação deve ser comunicada, a quem deve ser dada essa informação, a linha temporal em que a informação deve ser entregue, e que canais de comunicação serão utilizados para essa entrega.
Quando feito correctamente, um plano de comunicação proporciona uma clareza óptima e serve como uma ferramenta que estabelece objectivos claros antes do início de um projecto.
O que deve incluir um plano de comunicação?
A comunicação do projecto é uma via de dois sentidos. E, da mesma forma que se trabalha com as partes interessadas para estabelecer expectativas sobre o que está a ser construído, também é necessário estabelecer expectativas sobre como os marcos, questões, actualizações, e informação crítica serão comunicados ao longo de todo o projecto. Esta é literalmente uma forma de colocar toda a equipa na mesma página!
A um alto nível, um plano de comunicação deve incluir:
- Finalidade e abordagem. Pense nisto como um resumo realmente claro de todo o plano de comunicação – porque é que está em vigor, a abordagem que vai adoptar, e como se liga ao resto do projecto.
- Metas e objectivos. É aqui que se começa a detalhar as expectativas e o que se pretende alcançar.
- Informação das partes interessadas. Defina claramente com quem precisa de ser comunicado ao longo do projecto, o tipo de informação que precisa de receber (e com que frequência), e o seu método de comunicação preferido.
- Ferramentas. É aqui que se responde como se vai comunicar com todos em marcos ou momentos-chave diferentes. Por exemplo, resumos de reuniões, apresentações formais, e painéis de bordo de projectos personalizados são todas as opções.
- Um esboço de alto nível dos métodos de comunicação interna do projecto. Embora um plano de comunicação trate principalmente de pessoas fora da sua equipa principal, é ainda uma boa oportunidade para delinear os métodos que irá utilizar na comunicação do dia-a-dia.
Aqui está um exemplo.
P>Vamos dizer que tem duas equipas a trabalhar no redesenho de um website para um cliente externo. Uma tem um plano de comunicação em vigor enquanto a outra não tem. Agora, digamos que o cliente é um velho amigo do CEO da sua empresa.
Você envia o seu último design e algo está errado. O seu designer confundiu os livros da marca e acabou por utilizar o antigo logótipo da sua empresa!
Para a equipa sem um plano de comunicação, o cliente não sabe quando, como, e a quem é suposto dar feedback. Por isso, chamam o seu velho amigo e… Tenho a certeza de que sabem como isso se passa.
Por outro lado, a equipa com um plano de comunicação tem um plano claro sobre quando é esperado um feedback, em que formato, e quando é que uma resposta irá sair. O cliente não tem qualquer incerteza de que o assunto será tratado, pelo que não há necessidade de passar por cima de si.
Há poucas coisas que os clientes adoram mais do que um plano de comunicação bem definido com percursos claramente estabelecidos para o sucesso.
Os planos de comunicação e comunicação claros são essenciais para o sucesso de um projecto. No entanto, mais do que apenas uma forma de manter o seu projecto no bom caminho e clarificar o seu sistema de actualizações, um plano de comunicação do projecto tem outros benefícios chave, incluindo:
Confirmar que você e os seus intervenientes estão alinhados com os objectivos do projecto
Um plano de comunicação começa com o panorama geral e depois é aperfeiçoado em objectivos específicos.
Esta é uma óptima forma de garantir que tanto a visão mais ampla como os mais micro objectivos são partilhados. Além disso, é possível agendar intervalos regulares para feedback, o que ajuda a garantir que todos se mantêm no caminho certo e estão satisfeitos com o progresso que está a ser feito.
Ajuda a criar transparência e a obter a adesão das partes interessadas
Ao mapear cada pedaço de feedback e cada ponto-chave da comunicação, irá garantir que cada accionista compreende o seu papel claramente definido e como fazem parte de um projecto maior. Como escreve a perita em gestão de projectos Moira Alexander:
“Sem a adesão total dos membros da equipa, patrocinadores, e outros interessados, os projectos podem parecer estar a progredir suavemente e depois, de repente, dar uma viragem brusca para pior, arriscando os resultados finais e a satisfação do cliente.”
Para evitar isso, é necessário mapear tudo – desde determinar as motivações e gerir as contribuições até à solicitação de feedback.
Builds melhores relações com clientes ou agências externas
Existem poucas coisas que os clientes adoram mais do que um plano bem definido com caminhos claramente estabelecidos para o sucesso.
Ao criar um plano de comunicação, não se está apenas a prometer um resultado ao cliente ou a agências externas, está-se a mostrar-lhes activamente como se chega lá.
Muitos dos erros mais comuns cometidos pelos gestores de projecto estão relacionados com a comunicação: Não estabelecer objectivos claros à partida, não dividir grandes projectos em tarefas mais pequenas e claramente atribuídas, não fornecer feedback numa base regular.
Todos estes problemas podem parecer que podem ser resolvidos no seio da equipa, mas um projecto mal gerido irá inevitavelmente chegar até ao cliente, talvez testando a sua paciência ou mesmo alterando irrevogavelmente as suas impressões.
Um processo de 3 passos para fazer um plano de comunicação que não o desapontará
Todos os projectos são diferentes e as suas necessidades de comunicação também o são. Um projecto grande e complexo envolvendo várias equipas pode exigir um plano de comunicação bem estruturado. Enquanto projectos mais pequenos ou sprints com apenas alguns interessados, por outro lado, podem precisar de menos estrutura e informação.
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p> O óptimo de um plano de comunicação de um projecto é que é completamente personalizável. No entanto, independentemente da dimensão ou complexidade do seu projecto, é fundamental definir claramente o seu plano de comunicação antes de começar.
O seguinte processo em 3 passos dar-lhe-á uma estrutura para criar um plano de comunicação para qualquer projecto.
Definir os seus objectivos e requisitos de comunicação
A fim de dar início ao seu plano de comunicação, terá de olhar para o projecto de forma holística e mapear todas as etapas informativas chave.
P>Pense no tipo de comunicação que pode fazer avançar um projecto como este, quem terá de enviar e receber essa comunicação, e como essa transmissão se irá processar. Como pode a sua ferramenta de gestão de projectos (como Planio) ser utilizada para atingir a máxima eficiência de comunicação?
Este tipo de plano encoraja frequentemente os interessados a pensar no projecto de uma forma nova e útil. Por exemplo, se é um gestor de projecto que está a lançar um novo website, provavelmente já pensou em referências e resultados quando se trata de design, desenvolvimento e copywriting. Mas e quanto ao prazo e métodos de comunicação com outros intervenientes?
De acordo com uma estimativa, até 90% do tempo num projecto é gasto em comunicação pelo gestor de projecto. Por isso, é importante que ambos o façam correctamente e o tornem o mais eficiente possível!
Isto começa pela identificação dos 5Ws e 1H do seu projecto:
- Quem precisa de ser comunicado a?
- O que precisa de ser comunicado a eles?
- Quando deve ser comunicado?
- Onde deve ser comunicado?
- Porque é que comunicar-lhes isto é essencial para o sucesso do projecto?
- Como é que isto vai ser comunicado? Será o seu método preferido para obter actualizações via e-mail, chamada, pessoalmente, vídeo, ou outra coisa?
Up a 90 por cento do tempo do projecto é gasto em comunicação pelo gestor do projecto. Por isso, certifique-se de que não se perde tempo.
A comunicação pode tornar-se complicada, por isso, para além de responder aos 5Ws e 1H, terá de considerar o seu ambiente de trabalho e quaisquer factores culturais que possam ter impacto na forma como comunica com determinados interessados.
>p>Confirme em pensar:
- Normas e políticas (incluindo protocolos de recursos humanos) que o projecto deve cumprir
- Processos de gestão de projectos já em vigor
- Normas culturais ou questões com comunicação
- Software de gestão de projectos que oferece ferramentas de comunicação
- Cultura e estrutura organizacional (ou seja como este projecto funciona em estruturas existentes e estabelecidas)
Reunir as preferências de informação e comunicação das partes interessadas
P>Muito bem, é tempo de responder à maior pergunta: Quem precisa de saber sobre o progresso do seu projecto?
Nesta fase, vai ter de pensar não só no que está a comunicar, mas como o comunica. Quais são as formas mais eficazes de divulgar informação, que protocolos de comunicação já estão em vigor, e que ferramentas podem tornar este processo mais suave?
Num local de trabalho, a comunicação pode correr a gama desde conversas informais no corredor ou cervejas pós-trabalho até apresentações empresariais formais e relatórios anuais. Existem também sistemas de gestão de projectos à escala da empresa, como o Planio, com ferramentas concebidas para manter toda a equipa na mesma página ou para limitar a informação para o punhado de intervenientes que precisam de se manter no circuito – especialmente no caso de informação sensível.
E aqui está outra coisa a considerar: Não há duas partes interessadas iguais, portanto certifique-se de que, ao elaborar o seu plano de comunicação.
Aqui estão algumas outras coisas a considerar quando se trata de gerir a comunicação com as partes interessadas:
- Quão urgente é a informação, e será que preciso de uma resposta rápida?
- O projecto requer soluções tecnológicas específicas, e essas precisam de ser tidas em conta nas comunicações?
- Todas as peças estão implementadas para facilitar o plano de comunicação, ou é necessária formação adicional ou pessoal?
- Para projectos de longo prazo, os membros da equipa estão atentos e atentos a quaisquer actualizações na tecnologia relevante que possam ser implementadas no plano de comunicação?
- Pense na estrutura da sua equipa e nas suas necessidades específicas de comunicação – por exemplo, uma equipa virtual trabalhará de forma diferente e terá requisitos diferentes dos de um grupo de colegas que partilham paredes de cubículos
P>Pense em decompor as suas partes interessadas (especialmente ao mais alto nível) e as suas necessidades específicas de comunicação num gráfico que se assemelha a este:
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Para manter esta informação actualizada e disponível a todos os que dela necessitam, pode fazer o seu plano de comunicação numa ferramenta como Planio.
As ferramentas de comunicação interna do Planio ajudam a manter todos os conhecimentos e documentos do seu projecto organizados. Por exemplo, pode criar campos personalizados para bilhetes de comunicação das partes interessadas e incluir tópicos como:
- Informação de contacto dos interessados
- Marcos de comunicação
- Modelos de actualização
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Nova edição mostrando campos personalizados dos interessados
Os campos personalizados podem ser definidos como pesquisáveis, utilizados como filtros e como base para agrupar os seus bilhetes. Desta forma, pode criar uma lista de questões, que lhe diz exactamente quando e porquê contactar os seus interessados, assegurando que tudo está disponível e pronto para ir quando chegar a altura.
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p>Utilizar software de gestão de projectos é uma óptima forma de organizar e facilitar a comunicação, e também de tornar o processo tão transparente e consolidado quanto possível.
Definir os seus tipos e horários regulares de comunicação
Um plano de comunicação delineia não só a forma como se envolverá com grupos e partes interessadas externas, mas também dentro da sua equipa. Mas isso ainda deixa muitas opções (especialmente se estiver a gerir uma equipa remota).
Aqui estão alguns tipos de comunicação regular que podem funcionar para vários aspectos do seu projecto:
- Check-ins semanais por telefone
- Relatórios semanais por correio electrónico
- Reuniões de marcos importantes
- E-mails diários
- Relatórios anuais (e apresentações relacionadas)
Para cada um destes tipos de comunicação, o seu plano de comunicação deve especificar o que irão incluir e quem é responsável por eles.
Para manter as coisas tão organizadas e claras quanto possível, considere manter um gráfico das comunicações necessárias, como este aqui:
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Exemplo de uma Tabela de Comunicação de Equipa
Again, esta é uma grande oportunidade para utilizar o Planio. Ao criar tarefas recorrentes para estes tipos de comunicação pode estabelecer prazos e lembretes, atribuir papéis e responsabilidades, estabelecer fluxos de trabalho, e utilizar um modelo para definir exactamente o que precisa de ser comunicado.
Dividindo o plano em partes facilmente digeríveis, pode assegurar-se de que cada parte é riscada a tempo, pelos membros da equipa responsáveis.
6 melhores práticas para utilizar o seu plano de comunicação
Vamos fazer uma rápida recapitulação. Em resumo, um plano de comunicação inclui os objectivos e necessidades do seu projecto, informação das partes interessadas (incluindo os 5W e 1 H), e um calendário para uma comunicação regular, em toda a equipa.
Embora isso deva ser suficiente para o organizar, existem algumas diferenças chave que tornarão este documento realmente útil:
- Concentre-se na clareza e não fique preso aos detalhes. Há uma diferença entre os detalhes e as minúcias. Não fique atolado em fornecer detalhes em excesso no seu plano de comunicação a menos que contribua para a clareza.
- Padronize o seu processo de comunicação. Para que este processo se mantenha, terá de reconhecer que vai envolver tentativa e erro. Ao desenvolver um modelo, criará um caminho para melhorar, avançar e reforçar o processo para projectos futuros.
- Utilizar agendas, modelos, e regras para reuniões. É crucial gerir este processo e utilizar todas as ferramentas à sua disposição, incluindo agendas e modelos. E só porque há uma reunião no seu plano de comunicação, não significa que deve deixar essa reunião sair dos carris.
- Saber quem é responsável por que comunicação. A gestão adequada do projecto requer a atribuição adequada de papéis. Não deve haver confusão sobre o que é exigido por cada membro da equipa, incluindo o seu papel no plano de comunicação.
- Entenda a sua cultura de comunicação. Cada local de trabalho tem uma forma diferente de fazer as coisas, por isso certifique-se de que o seu plano de comunicação se encaixa – ou melhora – na cultura existente. Pergunte que estruturas já existem para o ajudar a ter sucesso, que novas normas de gestão de projectos pode implementar para facilitar a vida de todos.
- Actualize o seu plano de comunicação ao longo do ciclo de vida do projecto. O seu plano de comunicação será o resultado de um processo ponderado que leva em conta um grande número de variáveis. Mas isso não significa que não vá mudar. Certifique-se de que inclui no seu plano a oportunidade de recolher feedback e fazer alterações ao plano à medida que avança.
O seu plano de comunicação é um plano para o sucesso do projecto
Quando realmente se trata disso, a comunicação é verdadeiramente o “sangue vital” de qualquer projecto. A menos que se estabeleça uma forma de partilhar informação antecipadamente, será vulnerável a qualquer número de armadilhas comuns.
Seguir estes passos e utilizar o modelo de plano de comunicação que fornecemos para manter o seu projecto no bom caminho e as partes interessadas alegremente informadas.