—
Nie każdy jest dobry w rozmowie telefonicznej. W rzeczywistości wiele osób całkowicie unika odbierania połączeń telefonicznych, zwłaszcza gdy połączenie przychodzące pochodzi z nieznanego numeru.
Aby zagwarantować doskonałe pierwsze wrażenie dla Twojej firmy, musisz upewnić się, że osoba odbierająca telefon zachowuje się w sposób profesjonalny. Aby pomóc Ci opanować tę sztukę, dzielimy się z Tobą naszymi najskuteczniejszymi radami dotyczącymi odbierania telefonów.
Pierwsze 10 wskazówek OfficeHQ, jak odbierać telefon jak profesjonalista:
1. Uśmiechnij się. Nie możemy tego wystarczająco polecić – możesz usłyszeć, jak szczęście promieniuje w dół linii telefonicznej.
2. Powitaj swoją nazwą firmy. Dzwoniący będą wiedzieli, że dotarli do właściwej firmy i nie pomylili się przy wybieraniu numeru. Jeśli jesteś swoją własną marką, odpowiedz używając swojego imienia i nazwiska.
3. Zachowaj zwięzłość powitania. Jeśli nazwa Twojej firmy jest wyjątkowo długa lub jeśli jest jakiś tag line, którego lubisz używać, nie używaj obu. Celem odbierania połączeń jest usłyszenie, dlaczego dzwoniący dzwoni do Twojej firmy i ustalenie, jak możesz mu pomóc. Długie powitania mogą brzmieć niezgrabnie, być oskryptowane i naruszać przestrzeń, w której rozmówca chce się wypowiedzieć. Pamiętaj o tym, aby słuchać rozmówcy.
4. Bądź konsekwentny. Jakkolwiek odbierasz telefon, uczyń z tego część swojej marki i upewnij się, że za każdym razem jest to takie samo. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są zaznajomieni z Twoim pożądanym stylem odbierania połączeń.
5. Bądź czujny i rzeczowy. Słuchaj, co Twój rozmówca ma do powiedzenia i poświęć mu całą swoją uwagę. Powtarzaj imiona, numery telefonów i pisownię e-maili, aby upewnić się, że są poprawne i że możesz ponownie nawiązać kontakt.
6. Mów wyraźnie. Jest to szczególnie ważne, jeśli linia jest zła i występują zniekształcenia. Mówiąc wyraźnie, eliminujesz wiele powtórzeń i marnowania czasu przez telefon oraz unikasz potencjalnej frustracji rozmówcy.
7. Odpowiedz w ciągu trzech dzwonków. Jest to standardowe oczekiwanie w biznesie i pokazuje, że jesteś dostępny i chętny do dalszej pracy.
8. Zawsze miej plan awaryjny. Kiedy nie jesteś w stanie odebrać w ciągu trzech dzwonków, ważne jest, aby mieć alternatywne rozwiązanie, aby odebrać swoje połączenia. Spotkania, terminy, czas spędzony z rodziną, a nawet telefony w środku nocy wymagają skutecznego rozwiązania, aby przechwycić wszystkich potencjalnych klientów. Twoja poczta głosowa powinna być profesjonalna! (tzn. nie nagranie ulubionego utworu muzycznego lub nawet standardowe powitanie komórkowe, które jest dostarczane w standardzie przez Twojego dostawcę) Twoi rozmówcy muszą wiedzieć, że dotarli do właściwej osoby lub firmy i mieć pewność, że ich wiadomość została odebrana. Nagraj wyraźne powitanie samodzielnie lub poproś OfficeHQ o zorganizowanie konta poczty głosowej dla Ciebie. Nawet lepiej, dlaczego nie załatwić sobie wirtualnej recepcjonistki, która odbierze telefon, kiedy Ty nie możesz? OfficeHQ oferuje usługi recepcjonisty na żywo 24×7 każdego dnia (i nocy!) w roku.
9. Oddzwaniaj na telefony, kiedy mówisz, że to zrobisz. Jeśli mówisz, że oddzwonisz, to zrób to. Nawet jeśli nie masz jeszcze odpowiednich informacji – po prostu zadzwoń do klienta i powiedz, że nie masz jeszcze odpowiedzi. W ten sposób pokażesz mu, że jest ceniony, ważny i że o nim myślisz. Pamiętaj też, że niektórzy z Twoich rozmówców, którzy nie korzystają z technologii mobilnej, mogą czekać w domu na Twój telefon. Zachowaj tę staromodną etykietę przy życiu.
10. Ciesz się rozmową przez telefon! Zostaliśmy obdarzeni mnóstwem środków skutecznej komunikacji, które nie tylko dają nam międzynarodową publiczność 24×7 i sprawiają, że wszyscy jesteśmy zajęci przez całą dobę, ale również oznaczają, że zawsze możemy być w kontakcie ze sobą nawzajem.
Jeśli któryś z Twoich klientów biznesowych kontaktuje się z Tobą przez telefon, ciesz się tym. Są to ludzie, którzy utrzymają Cię w biznesie i powiedzą o Tobie swoim przyjaciołom, a nie ma lepszego narzędzia marketingowego niż szczęśliwi klienci!
Kate Thomson