Pisanie świetnej informacji prasowej o Twojej historii to tylko połowa sukcesu. Opublikowanie jej jest równie trudne, jeśli nie bardziej. Wiedza o tym, jak poprawnie napisać e-mail do dziennikarzy (czyli wysłać im wiadomość o Twojej informacji prasowej) jest kluczowa dla rozpowszechnienia Twojej informacji w mediach.
Spis treści
- Podwójne sprawdzenie, czy Twoja informacja prasowa jest napisana poprawnie
- Do kogo wysyłasz swoją informację prasową?
- Kiedy powinieneś wysłać swoją informację prasową?
- Co powinien zawierać Twój e-mail z informacją prasową?
- Przykład e-maila z informacją prasową
- Jak należy postępować po wysłaniu e-maila z informacją prasową?
- Podsumowanie
Podwójne sprawdzenie, czy Twoja informacja prasowa jest napisana poprawnie
Nie ma sensu próbować znaleźć najlepszego sposobu na wysłanie dziennikarzom Twojej informacji prasowej, jeśli coś jest fundamentalnie nie tak z tym, jak jest ona napisana.
Struktura informacji prasowej
Upewnij się, że Twoja informacja prasowa ma właściwą strukturę:
- Nagłówek: zwiastun tego, czego możesz się spodziewać.
- Lead: krótkie omówienie historii, w tym odpowiedzi na pytania: Kto? Co? Kiedy? Dlaczego? Z jakim skutkiem?
- Ciało: wyjaśnienie informacji podanych wcześniej w nagłówku, zaczynając od tych najbardziej wartych uwagi, a kończąc na innych mniej ważnych, drugoplanowych informacjach.
- Datownik: potwierdzenie, że podajesz najbardziej aktualne informacje.
- Informacje o firmie: krótki akapit o Twojej firmie, aby pomóc dziennikarzom zrozumieć charakter działalności i ułatwić pisanie o niej.
- Informacje kontaktowe dla mediów: informacje kontaktowe autora lub firmy/agencji.
Upewnij się, że Twój temat jest rzeczywiście warty uwagi
To jest coś, co jest często pomijane. Jeśli masz jakieś wiadomości o firmie, którymi jesteś podekscytowany, to niekoniecznie oznacza, że wszyscy inni też będą – lub przynajmniej w tym samym stopniu.
Jeśli chcesz, aby dziennikarz zajął się Twoją historią, warto zadać sobie te dwa pytania:
- Czy moje wiadomości są rzeczywiście warte uwagi?
- Czy moje wiadomości są przedstawione w ekscytujący sposób, który zainteresuje ludzi?
Jeśli tak nie jest, może warto poczekać, aż będziesz miał coś, co faktycznie jest warte uwagi, lub możesz zrobić złe pierwsze wrażenie na kontaktach z mediami, do których wysyłasz swoją informację prasową.
Dodatkowo poprzyj swoją informację bogatymi mediami, takimi jak zdjęcia i filmy, aby uczynić ją bardziej atrakcyjną i przyciągającą uwagę.
Uwaga: jeśli korzystasz z usług dystrybucji informacji prasowych typu „wire”, dodanie zdjęć może być dodatkowo płatne.
Błędy gramatyczne i literówki
Nawet jeśli Twoja informacja prasowa zawiera wszystko, co powinna, literówka – lub co gorsza poważny błąd gramatyczny – może poważnie zaszkodzić wiarygodności Ciebie i Twojej wiadomości.
Podwójnie sprawdź swoją informację prasową za pomocą programu do sprawdzania gramatyki, takiego jak Grammarly, lub poproś kogoś z Twojego zespołu, komu ufasz, aby rzucił na nią okiem.
Do kogo wysyłasz swoją informację prasową?
Teoretycznie jest to oczywiste, ale w praktyce można odnieść wrażenie, że niektóre firmy PR wysyłają notatki losowo, bez żadnego planu czy zastanowienia.
To, że dziennikarz znajduje się na Twojej liście kontaktów z mediami nie oznacza, że musisz wysyłać do niego wszystko.
Informacje tylko branżowe powinny być wysyłane do redakcji zajmujących się poszczególnymi tematami branżowymi, natomiast te dotyczące miasta czy regionu do redakcji lokalnych.
W mediach poszczególni dziennikarze mają swoje specjalizacje (tzw. beaty). Zamiast wysyłać informację prasową na ogólny adres mailowy danej redakcji, najlepiej zaadresować ją do osoby najbardziej zainteresowanej tematem, o którym piszesz.
A co, jeśli na Twojej liście kontaktów medialnych brakuje odpowiednich osób, które mogłyby być zainteresowane Twoją historią, lub co gorsza, jest ona pusta?
Baza danych mediów Prowly pozwala na znalezienie odpowiednich kontaktów medialnych, z bazy liczącej ponad 1 milion dziennikarzy & media influencers.
Ma darmowy dostęp do wyszukiwania przez 7 dni, więc możesz spróbować samemu i zobaczyć, czy warto za to płacić.
Kiedy powinieneś wysłać swoją informację prasową?
Jeśli piszesz informację prasową o wydarzeniu lub wprowadzeniu produktu na rynek, pamiętaj, aby przesłać informację prasową do mediów wystarczająco wcześnie, aby mieć czas na uzyskanie relacji przed wydarzeniem lub wprowadzeniem produktu na rynek. Pamiętaj o tym, kiedy kończy się sprzedaż biletów i odpowiednio zaplanuj czas publikacji informacji prasowej.
Ważne jest również to, kiedy dziennikarze otrzymają email z informacją prasową. Ostatnio przeanalizowaliśmy ponad 55470 informacji prasowych wysłanych w 2018 i 2019 roku za pomocą Prowly i sprawdziliśmy, kiedy respondenci je otworzyli.
Najlepszy dzień na wysłanie informacji prasowej
Pewnie myślisz o poniedziałku, kiedy wszyscy czują się rześcy i zrelaksowani po weekendzie.
Najlepszym dniem na wysłanie informacji prasowej jest czwartek, kiedy średni open rate skacze do ponad 26%! Najgorsze dni to środy i piątki, kiedy nawet 85% Twoich maili ginie w skrzynkach dziennikarzy.
W jakich godzinach najlepiej wysyłać informacje prasowe?
Najlepszy czas na wysłanie informacji prasowej to godziny od 10 do 14 – to właśnie wtedy redaktorzy otwierają około jednej trzeciej wszystkich otrzymanych maili.
Wczesne poranki są mniej efektywne: wskaźnik otwarć spada do 20,5% między 6 a 10 rano. Jeśli jednak zdecydujesz się na wczesny poranek, zalecamy odczekać przynajmniej do około 8 lub 9 rano.
Co powinien zawierać Twój email z informacją prasową?
Są różne podejścia do konstruowania informacji prasowej. Odkąd zaczęłam swoją karierę w PR, widziałam dziesiątki różnych typów maili: od przepełnionych tekstem po prawie puste, z samą stopką i załączoną informacją prasową. Bez względu na to, na jaki format się zdecydujesz, email z informacją prasową powinien zawsze dostarczać wystarczająco dużo informacji, aby zaangażować odbiorcę.
3 metody pisania emaili z informacją prasową
Oto trzy proste sposoby pisania emaili z informacją prasową, które powinieneś wypróbować, jeśli Twój współczynnik klikalności jest zbyt niski, a Twoim celem jest większa obecność w mediach.
1.) Krótka & zwięzła metoda
Prawdopodobnie najłatwiejsza, ale często najbardziej czasochłonna – aby Twój email wyglądał autentycznie, nigdy nie powinien być oparty na skopiowanych & wklejonych częściach Twojej informacji prasowej.
Powinieneś napisać swój email od zera, zawrzeć w nim wszystkie kluczowe informacje (Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Dlaczego? Jak?) i dorzucić 1-2 cytaty użyte w informacji prasowej (jeśli to możliwe).
Taki email jest w zasadzie skondensowaną informacją prasową, pozwalającą redaktorom na rozpoczęcie pracy nad newsem zaraz po przeczytaniu treści emaila.
2.) Metoda bullet
Jakiś czas temu zapytaliśmy naszych kolegów redaktorów o ich ulubione formaty e-maili, które otrzymują od PR-owców. Jeden z redaktorów PR Week (edycja brytyjska) stwierdził, że najlepiej sprawdza się krótka wiadomość z trzema-czterema punktami prezentującymi kluczowe informacje na temat danej wiadomości.
Powód? Taka ilość miejsca wystarczy, aby dziennikarz zdecydował, czy chce się zająć daną informacją, czy nie; jeśli nie jesteś w stanie zaangażować dziennikarza za pomocą tak krótkiej formy, istnieje szansa, że nie będzie zainteresowany przeczytaniem całej informacji prasowej.
Przyznaję, że gdybym miała wybór, chętnie otrzymywałabym wszystkie swoje maile pisane w podobny sposób. Może nie jest to łatwe i szybkie, ale warto czasem spróbować i spisać nawet swoje największe ogłoszenie w formie trzypunktowej listy.
3.) Metoda all-in-one
Tę metodę warto wypróbować, szczególnie jeśli Twój ostatni współczynnik klikalności jest raczej rozczarowujący i chcesz mieć pewność, że Twoje kontakty z mediami przeczytały całą wiadomość.
Główna część treści maila powinna zawierać jeden lub dwa akapity zawierające tzw. „mięso”- esencję; kluczowe szczegóły i informacje, które powinny przyciągnąć uwagę dziennikarzy. Następnie, po standardowym zakończeniu emaila („Regards, John Smith”), wklej tekst informacji prasowej do wyraźnie oddzielonej sekcji.
W ten sposób większość redaktorów, którzy otworzą twojego emaila, zobaczy również całą historię (przydatne, gdy nie możesz zmierzyć ile osób otworzyło załączony/linkowany materiał).
Spraw, aby twój temat się liczył
Temat twojego emaila jest często pierwszym punktem kontaktu z dziennikarzami i nadaje ton wszystkiemu, co następuje potem. Napisanie dobrego tematu jest równie ważne jak to, co znajduje się w treści wiadomości.
Kilka rzeczy do rozważenia:
- Nie rób go zbyt długiego: utrzymaj go poniżej 60-80 znaków lub 8-10 słów
- Nie przesadzaj z próbami uczynienia go dowcipnym: bycie bezpośrednim i konkretnym może być dobrą rzeczą
- Uważaj na filtry antyspamowe: nadmierne użycie interpunkcji, wielkich liter lub słów kuszących może oznaczać, że Twój email wyląduje w folderze spamu
- Wspomnij o multimediach, jeśli je zamieściłeś: „Wideo pokazuje…” lub „Zobacz, jak…” to świetne sposoby na rozpoczęcie tematu i wzbudzenie zainteresowania tym, co jest w środku
Zobacz więcej: Media Pitch Subject Lines – Best Practices & Przykłady
Unikaj dodawania załączników do wiadomości prasowej
Dziennikarze dostają tony informacji prasowych każdego dnia. W ich biednych skrzynkach odbiorczych zwykle brakuje miejsca, więc dobrym pomysłem jest pozbycie się załączników.
Jeśli korzystasz z narzędzia PR outreach, takiego jak Prowly, proces ten jest o wiele łatwiejszy. Wszystko, co musisz zrobić, to wrzucić link do swojej informacji prasowej, która znajduje się w firmowym newsroomie, czyli miejscu, w którym przechowujesz wszystkie swoje wiadomości i informacje prasowe.
Podążając za adresem URL, dziennikarz znajdzie Twoją informację prasową wraz z wszelkimi zdjęciami, filmami, rozmowami w mediach społecznościowych i innymi rich mediami, które dodałeś. Sprawdź to na przykładzie poniżej.
Przykład wiadomości prasowej
Przykład wiadomości prasowej wysłanej do dziennikarzy przez Prowly, informującej o wewnętrznym awansie naszego CMO. Jeśli przyjrzysz się uważnie, zauważysz, że jest on napisany przy użyciu metody wypunktowania wymienionej powyżej.
Poniżej znajduje się ten sam przykład emaila z góry, widziany z Prowly, narzędzia, które pomaga znaleźć odpowiednie kontakty z mediami i skutecznie je wykorzystać w celu uzyskania relacji prasowych.
Dołączając informację prasową poprzez link zewnętrzny, Twój email pozostaje lekki, a wiadomość krótka i na temat.
Jak postępować po wysłaniu emaila z informacją prasową?
Jedną z mniej przyjemnych części kontaktu z dziennikarzami jest straszny follow up. Minęło kilka dni, a odpowiedzi od dziennikarza nie można nigdzie znaleźć.
Możesz prawie usłyszeć cykanie świerszczy.
Czy przeczytali moją informację prasową? Czy otworzyli mojego maila? Czy w ogóle dostali mojego maila?
Możliwe, że dziennikarz po prostu nie ma zamiaru zająć się Twoją historią, ale ważne jest, aby pamiętać, że dziennikarze są, po prostu, zajęci.
Bezpiecznym sposobem jest odczekanie kilku dni i wysłanie kolejnego maila z pytaniem, czy otrzymali Twoją historię.
Dalej, wiedząc, czy przeczytali Twojego maila
Najlepszym sposobem (i mniej stresującym) jest jednak użycie narzędzia PR do wysyłania informacji prasowych i zarządzania kontaktami z mediami.
Będziesz w stanie przeglądać indywidualne statystyki dla każdego dziennikarza, do którego wysyłasz informację prasową, w tym wskaźniki otwarć (kto otworzył wiadomość), wskaźniki kliknięć (kto obejrzał informację prasową) i wskaźniki odrzuceń (wskazujące na problem ze skrzynką odbiorczą).
To sprawia, że proces follow-up jest o wiele łatwiejszy, ponieważ będziesz wiedział, jak podejść do dziennikarza, jeśli wiesz, czy w ogóle otworzył wiadomość.
Podsumowanie: jak wysłać email z informacją prasową do dziennikarzy
Jeśli dotarłeś aż tutaj, gratulacje! Do tej pory powinieneś już znać podstawy wysyłania informacji prasowej do dziennikarzy. Podsumowując, postępuj zgodnie z poniższymi 5 krokami:
- Upewnij się, że Twoja informacja prasowa jest warta uwagi i pozbawiona błędów
- Znajdź dziennikarzy, którzy będą zainteresowani Twoją historią i znajdź ich dane kontaktowe
- Wyślij swoją informację prasową w odpowiednim czasie, aby zwiększyć szanse, że zostanie ona zauważona
- Pisz swój email z informacją prasową: niech będzie przyciągający uwagę, krótki & prosty (i bez ciężkich załączników!)
- Kontynuuj działania w razie potrzeby
.