” Back to Planio Blog

Jory MacKay on March 20, 2020

• ikona Twitter
• ikona Facebook
• ikona LinkedIn
• ikona Xing

.

Jaki jest czynnik numer jeden, który wpływa na to, czy twój projekt jest sukcesem, czy niewypałem? Choć chcielibyśmy powiedzieć, że to narzędzie do zarządzania projektem, którego używasz, prawda jest taka, że jest to coś innego: komunikacja. Dlatego właśnie posiadanie skutecznego planu komunikacji jest tak ważne.

Nie zanurzyłbyś się w projekcie bez jasnego określenia jego zakresu, zasobów i harmonogramu. Dlaczego więc miałbyś po prostu zacząć wysyłać e-maile i wiadomości, nie wiedząc jak, kiedy i dlaczego je wysyłasz?

Podobnie jak inne procesy i dokumenty, które zapewniają, że Twój projekt pozostaje na dobrej drodze, plan komunikacji zapewnia, że każdy wie, co zostało uzgodnione i czego się od niego oczekuje w całym cyklu życia projektu.

W przeciwieństwie do zakresu pracy lub propozycji projektu, nie każdy poświęca czas na zdefiniowanie planu komunikacji na początku projektu. Być może uważasz, że to zbyt dużo pracy jak na wielkość Twojego zespołu. Albo, że Twój zespół już wie, jak się komunikować. Ale dlaczego pozostawić to przypadkowi? Dobry kierownik projektu zna prawdziwe ryzyko związane z niewłaściwą komunikacją i odpowiednio je planuje.

W tym przewodniku przedstawimy prosty proces tworzenia planu komunikacji, jak również dostarczymy szablony i przykłady, które możesz wykorzystać we własnym zespole.

Co to jest plan komunikacji? I dlaczego go potrzebujesz?

Komunikacja to dziwna bestia. Wszyscy umiemy czytać i pisać, a mimo to nasze słowa są źle interpretowane, informacje zwrotne są ignorowane, a ty kończysz z całą masą „Och, myślałem, że chodziło ci o X!”

Nie tylko to, ale znalezienie odpowiedniego tempa komunikacji może być jak sytuacja Goldilocks. Zbyt mało, a Twój zespół i interesariusze będą zdezorientowani co do priorytetów i postępów. Zbyt dużo i nagle stajesz się królem mikrozarządzania.

Plan komunikacji zapewnia, że częstotliwość, rodzaj i poziom komunikacji są w sam raz.

Unikaj poczucia, że jesteś jak Goldilocks. Plan komunikacji zapewnia, że częstotliwość, rodzaj i poziom komunikacji są w sam raz.

Myśl o planie komunikacji jak o mapie drogowej dla interesariuszy projektu. Określa on rodzaj informacji, które muszą być przekazane, kto powinien otrzymać te informacje, ramy czasowe, w których informacje powinny być dostarczone oraz jakie kanały komunikacji zostaną wykorzystane do ich dostarczenia.

Właściwie wykonany plan komunikacji zapewnia optymalną jasność i służy jako narzędzie, które określa jasne cele przed rozpoczęciem projektu.

Co powinien zawierać plan komunikacji?

Komunikacja w projekcie jest ulicą dwukierunkową. W ten sam sposób, w jaki współpracujesz z interesariuszami, aby ustalić oczekiwania dotyczące tego, co jest budowane, musisz również ustalić, w jaki sposób kamienie milowe, problemy, aktualizacje i krytyczne informacje będą przekazywane w trakcie trwania projektu. Jest to dosłownie sposób, aby cały zespół znalazł się na tej samej stronie!

Na wysokim poziomie, plan komunikacji powinien zawierać:

• Cel i podejście. Pomyśl o tym jako o naprawdę jasnym podsumowaniu całego planu komunikacji – dlaczego jest on realizowany, jakie podejście zamierzasz przyjąć i w jaki sposób łączy się on z resztą projektu.
• Cele i zadania. W tym miejscu zaczynamy wnikać w oczekiwania i to, co planujemy osiągnąć.
• Informacje o interesariuszach. Jasno określ, z kim należy się komunikować w trakcie realizacji projektu, jaki rodzaj informacji należy im przekazywać (i z jaką częstotliwością) oraz preferowaną metodę komunikacji.
• Narzędzia. W tym miejscu należy odpowiedzieć, w jaki sposób zamierzasz komunikować się z każdym w różnych kamieniach milowych lub kluczowych momentach. Na przykład, podsumowania spotkań, formalne prezentacje i niestandardowe pulpity nawigacyjne projektu są wszystkimi opcjami.
• Wysokopoziomowy zarys metod komunikacji wewnętrznej projektu. Podczas gdy plan komunikacji dotyczy głównie osób spoza głównego zespołu, to nadal jest to dobra okazja, aby nakreślić metody, których będziesz używał do codziennej komunikacji.

Przykład.

Powiedzmy, że masz dwa zespoły pracujące nad przeprojektowaniem strony internetowej dla klienta zewnętrznego. Jeden z nich posiada plan komunikacji, podczas gdy drugi nie. Załóżmy, że klientem jest stary przyjaciel prezesa Twojej firmy.

Wysyłasz swój najnowszy projekt i coś jest nie tak. Twój projektant pomylił księgi marki i skończyło się na tym, że użyłeś logo ich starej firmy!

W przypadku zespołu bez planu komunikacji, klient nie wie kiedy, jak i komu ma przekazać informację zwrotną. Więc dzwoni do swojego starego przyjaciela i… jestem pewien, że wiesz, jak to się skończyło.

Z drugiej strony, zespół z planem komunikacji ma jasny plan, kiedy informacja zwrotna jest oczekiwana, w jakim formacie i kiedy odpowiedź zostanie wysłana. Klient nie ma żadnej niepewności, że sprawa zostanie załatwiona, więc nie ma potrzeby zaprzątać sobie nią głowy.

Niewiele jest rzeczy, które klienci kochają bardziej niż dobrze zdefiniowany plan komunikacji z jasno określonymi ścieżkami do sukcesu.

Jasna komunikacja i plany komunikacji są niezbędne dla powodzenia projektu. Jest to jednak coś więcej niż tylko sposób na utrzymanie projektu na właściwym torze i wyjaśnienie systemu aktualizacji, plan komunikacji w projekcie ma inne kluczowe korzyści, w tym:

Utrzymuje Ciebie i Twoich interesariuszy w zgodzie co do celów projektu

Plan komunikacji zaczyna się od ogólnego obrazu, a następnie zostaje dopracowany do konkretnych celów.

Jest to świetny sposób, aby upewnić się, że zarówno szersza wizja, jak i bardziej mikro-cele są wspólne. Dodatkowo, możesz zaplanować regularne odstępy czasu na informacje zwrotne, co pomoże Ci upewnić się, że wszyscy pozostają na właściwej drodze i są zadowoleni z postępu, jaki się dokonuje.

Pomaga stworzyć przejrzystość i uzyskać poparcie interesariuszy

Poprzez zmapowanie każdej informacji zwrotnej i każdego kluczowego punktu komunikacji, upewnisz się, że każdy udziałowiec rozumie swoją jasno określoną rolę i to, w jaki sposób jest częścią większego projektu. Jak pisze ekspertka w dziedzinie zarządzania projektami, Moira Alexander:

„Bez pełnego zaangażowania członków zespołu, sponsorów i innych interesariuszy, projekty mogą wydawać się postępować gładko, a potem nagle przybierać ostry obrót, ryzykując końcowe rezultaty i zadowolenie klienta.”

Aby tego uniknąć, musisz zaplanować wszystko – od określenia motywacji i zarządzania wkładem po pozyskiwanie informacji zwrotnej.

Buduje lepsze relacje z klientami lub agencjami zewnętrznymi

Niewiele rzeczy klienci kochają bardziej niż dobrze zdefiniowany plan z jasno określonymi ścieżkami do sukcesu.

Tworząc plan komunikacji, nie tylko obiecujesz klientowi lub agencjom zewnętrznym wynik, ale aktywnie pokazujesz im, jak zamierzasz go osiągnąć.

Wiele z najczęstszych błędów popełnianych przez kierowników projektów jest związanych z komunikacją: Nieustalanie z góry jasnych celów, brak podziału dużych projektów na mniejsze i jasno przypisane zadania, brak regularnego przekazywania informacji zwrotnej.

Wszystkie te kwestie mogą wydawać się możliwe do rozwiązania w ramach zespołu, ale źle zarządzany projekt nieuchronnie przenosi się na klienta, być może testując jego cierpliwość lub nawet nieodwracalnie zmieniając jego wrażenia.

Trzyetapowy proces jak stworzyć plan komunikacji, który Cię nie zawiedzie

Każdy projekt jest inny i takie też są Twoje wymagania dotyczące komunikacji. Duży, złożony projekt, w którym uczestniczy wiele zespołów, może wymagać ściśle ustrukturyzowanego planu komunikacji. Z drugiej strony, mniejsze projekty lub sprinty z udziałem tylko kilku interesariuszy mogą wymagać mniejszej ilości informacji i struktury.

Wspaniałą cechą planu komunikacji w projekcie jest to, że można go w pełni dostosować do własnych potrzeb. Jednak bez względu na wielkość i złożoność projektu, kluczowe jest jasne określenie planu komunikacji przed rozpoczęciem pracy.

Poniższy 3-etapowy proces zapewni Ci ramy do stworzenia planu komunikacji dla każdego projektu.

Zdefiniuj cele i wymagania komunikacyjne

Aby rozpocząć plan komunikacji, musisz spojrzeć na projekt całościowo i określić wszystkie kluczowe kroki informacyjne.

Pomyśl o rodzaju komunikacji, która może posunąć projekt do przodu, o tym, kto będzie musiał wysyłać i odbierać tę komunikację i jak będzie przebiegać transmisja. Jak można wykorzystać narzędzie do zarządzania projektami (np. Planio), aby osiągnąć maksymalną efektywność komunikacji?

Ten rodzaj planu często zachęca interesariuszy do myślenia o projekcie w nowy i pomocny sposób. Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem projektu, który uruchamia nową stronę internetową, prawdopodobnie myślałeś już o benchmarkach i rezultatach, jeśli chodzi o projektowanie, rozwój i copywriting. Ale co z ramami czasowymi i metodami komunikacji z pozostałymi interesariuszami?

Jak się szacuje, nawet 90 procent czasu w projekcie kierownik projektu poświęca na komunikację. Ważne jest więc, aby zarówno dobrze ją przygotować, jak i uczynić tak efektywną, jak to tylko możliwe!

Zaczyna się to od zidentyfikowania 5W i 1H projektu:

• Komu należy się komunikacja?
• Co należy im przekazać?
• Kiedy należy to zakomunikować?
• Gdzie należy to zakomunikować?
• Dlaczego zakomunikowanie im tego jest istotne dla powodzenia projektu?
• W jaki sposób zostanie to zakomunikowane? Czy preferowana metoda otrzymywania aktualizacji to e-mail, rozmowa telefoniczna, kontakt osobisty, wideo, czy jeszcze coś innego?

Do 90 procent czasu projektu jest poświęcane na komunikację przez kierownika projektu. Upewnij się więc, że nie jest to czas stracony.

Komunikacja może być skomplikowana, więc oprócz odpowiedzi na pytania 5Ws i 1H, będziesz musiał wziąć pod uwagę swoje środowisko pracy i wszelkie czynniki kulturowe, które mogą mieć wpływ na sposób komunikowania się z niektórymi interesariuszami.

Pewnie pomyśl o:

• Standardach i politykach (w tym protokołach dotyczących zasobów ludzkich), z którymi projekt musi być zgodny
• Procesach zarządzania projektem, które już funkcjonują
• Normach kulturowych lub problemach z komunikacją
• Oprogramowaniu do zarządzania projektami, które oferuje narzędzia do komunikacji
• Kulturze i strukturze organizacyjnej (tj, jak ten projekt wpisuje się w istniejące i ustalone ramy)

Zbierz informacje o interesariuszach i preferencjach komunikacyjnych

W porządku, nadszedł czas, aby odpowiedzieć na największe pytanie: Kto musi wiedzieć o postępach twojego projektu?

Na tym etapie będziesz musiał pomyśleć nie tylko o tym, co komunikujesz, ale jak to komunikujesz. Jakie są najskuteczniejsze sposoby rozpowszechniania informacji, jakie protokoły komunikacyjne już funkcjonują i jakie narzędzia mogą usprawnić ten proces?

W miejscu pracy komunikacja może przebiegać od nieformalnych pogawędek na korytarzu lub piwa po pracy do formalnych prezentacji korporacyjnych i raportów rocznych. Istnieją również systemy zarządzania projektami w całej firmie, takie jak Planio, z narzędziami zaprojektowanymi tak, aby cały zespół był na tej samej stronie lub aby ograniczyć informacje dla garstki interesariuszy, którzy muszą pozostać na bieżąco – szczególnie w przypadku informacji wrażliwych.

I tu jest kolejna rzecz do rozważenia: Żadnych dwóch interesariuszy nie jest takich samych, więc upewnij się, że uwzględniasz to podczas tworzenia planu komunikacji.

Istnieją jeszcze inne rzeczy, które możesz chcieć rozważyć, jeśli chodzi o zarządzanie komunikacją z interesariuszami:

• Jak pilna jest informacja i czy potrzebuję szybkiej odpowiedzi?
• Czy projekt wymaga określonych rozwiązań technologicznych i czy należy je uwzględnić w komunikacji?
• Czy wszystkie elementy są na miejscu, aby ułatwić plan komunikacji, czy też wymagane jest dodatkowe szkolenie lub zatrudnienie personelu?
• W przypadku projektów długoterminowych, czy członkowie zespołu są świadomi i zwracają uwagę na wszelkie aktualizacje w odpowiednich technologiach, które mogą być wdrożone do planu komunikacji?
• Zastanów się nad strukturą zespołu i jego specyficznymi potrzebami komunikacyjnymi – na przykład, zespół wirtualny będzie pracował inaczej i będzie miał inne wymagania niż grupa kolegów, którzy dzielą ściany biurka

Rozważ rozbicie interesariuszy (zwłaszcza na najwyższym poziomie) i ich specyficznych potrzeb komunikacyjnych na wykres, który wygląda tak jak poniżej:

Aby utrzymać te informacje zaktualizowane i dostępne dla każdego, kto ich potrzebuje, możesz stworzyć swój plan komunikacji w narzędziu takim jak Planio.

Narzędzia do komunikacji wewnętrznej w Planio pomagają uporządkować całą wiedzę o projekcie i dokumenty. Na przykład, możesz stworzyć własne pola dla biletów komunikacji z interesariuszami i zawrzeć w nich takie tematy jak:

• Informacje kontaktowe interesariuszy
• Kamienie milowe komunikacji
• Szablony aktualizacji

Pola niestandardowe mogą być ustawione jako przeszukiwalne, używane jako filtry i jako podstawa do grupowania biletów. W ten sposób możesz stworzyć listę spraw, która dokładnie określa, kiedy i dlaczego należy skontaktować się z interesariuszami, zapewniając, że wszystko jest dostępne i gotowe do działania, gdy nadejdzie czas.

Używanie oprogramowania do zarządzania projektami to świetny sposób na zorganizowanie i ułatwienie komunikacji, a także uczynienie procesu tak przejrzystym i skonsolidowanym, jak to tylko możliwe.

Określ swoje typy regularnej komunikacji i harmonogramy

Plan komunikacji określa nie tylko sposób, w jaki będziesz się komunikować z grupami zewnętrznymi i interesariuszami, ale także wewnątrz zespołu. Ale to wciąż pozostawia wiele możliwości (zwłaszcza jeśli zarządzasz zespołem zdalnym).

Oto kilka typów regularnej komunikacji, które mogą się sprawdzić w różnych aspektach Twojego projektu:

• Cotygodniowe telefoniczne spotkania kontrolne
• Cotygodniowe raporty e-mail
• Spotkania dotyczące głównych kamieni milowych
• Dzienne e-maile
• Roczny raport (i związane z nim prezentacje)

Dla każdego z tych typów komunikacji, Twój plan komunikacji powinien określać, co będą one zawierać i kto jest za nie odpowiedzialny.

Aby wszystko było zorganizowane i przejrzyste, rozważ prowadzenie tabeli wymaganej komunikacji, takiej jak ta tutaj:

Jeszcze raz, jest to świetna okazja do wykorzystania Planio. Tworząc powtarzające się zadania dla tych typów komunikacji, można ustalić terminy i przypomnienia, przypisać role i obowiązki, ustalić przepływy pracy i użyć szablonu, aby dokładnie określić, co należy przekazać.

Podział planu na łatwo przyswajalne części pozwala upewnić się, że każda część zostanie wykonana na czas przez odpowiedzialnych za nią członków zespołu.

6 najlepszych praktyk korzystania z planu komunikacji

Zróbmy krótkie podsumowanie. W skrócie, plan komunikacji zawiera cele i potrzeby projektu, informacje o interesariuszach (w tym 5 W i 1 H) oraz harmonogram regularnej komunikacji w całym zespole.

Pomimo, że to powinno wystarczyć, abyś się zorganizował, istnieje kilka kluczowych różnic, które sprawią, że ten dokument będzie rzeczywiście użyteczny:

1. Skup się na jasności i nie utknij na szczegółach. Jest różnica między szczegółami a drobiazgami. Nie zapędzaj się w dostarczaniu nadmiaru szczegółów w swoim planie komunikacji, chyba że przyczyni się to do zwiększenia przejrzystości.
2. Standaryzuj swój proces komunikacji. Aby ten proces się utrzymał, musisz przyznać, że będzie wymagał prób i błędów. Opracowując szablon, stworzysz ścieżkę do poprawy, postępu i utrwalenia procesu w przyszłych projektach.
3. Używaj agend, szablonów i zasad spotkań. Bardzo ważne jest, aby zarządzać tym procesem i korzystać ze wszystkich narzędzi, które masz do dyspozycji, w tym agend i szablonów. I tylko dlatego, że w Twoim planie komunikacji jest spotkanie, nie oznacza to, że powinieneś pozwolić, aby to spotkanie uciekło z torów.
4. Wiedz, kto jest odpowiedzialny za jaką komunikację. Właściwe zarządzanie projektem wymaga odpowiedniego podziału ról. Nie powinno być żadnych niejasności co do tego, czego wymaga się od każdego członka zespołu, włączając w to jego rolę w planie komunikacji.
5. Zrozum kulturę komunikacji. Każde miejsce pracy ma inny sposób robienia rzeczy, więc upewnij się, że Twój plan komunikacji pasuje do istniejącej kultury – lub ją ulepsza. Zapytaj, jakie ramy już funkcjonują, aby pomóc Ci odnieść sukces, jakie nowe normy zarządzania projektami możesz wdrożyć, aby ułatwić wszystkim życie.
6. Aktualizuj swój plan komunikacji przez cały cykl życia projektu. Twój plan komunikacji będzie wynikiem przemyślanego procesu, który bierze pod uwagę ogromną liczbę zmiennych. Nie oznacza to jednak, że nie będzie się on zmieniał. Upewnij się, że w swoim planie uwzględniłeś możliwość zbierania informacji zwrotnych i wprowadzania zmian do planu w trakcie jego realizacji.

Twój plan komunikacji to plan sukcesu projektu

Gdy naprawdę do tego dojdzie, komunikacja jest prawdziwą „siłą napędową” każdego projektu. Jeśli nie ustalisz sposobu dzielenia się informacjami z góry, będziesz narażony na wiele typowych pułapek.

Podążaj za tymi krokami i skorzystaj z szablonu planu komunikacji, który udostępniliśmy, aby utrzymać projekt na właściwym torze, a interesariuszy na bieżąco informować.